Если компания применяет основную систему налогообложения, а ее деятельность не освобождена от уплаты НДС согласно статье 145 Налогового кодекса, то при реализации товара счета-фактуры составлять обязательно. Этого требует пункт 3 статьи 168 НК РФ. Он же устанавливает порядок их выставления — не позднее 5 дней со дня отгрузки товара.

Однако если говорить о реализации товаров физическим лицам, то можно выставлять счета-фактуры не по каждой операции, а в одном экземпляре по итогам налогового периода. Такой порядок предлагается Минфином в письме от 01.04.2014 № 03‑07‑09/14382 для облегчения документооборота.

При отгрузке товара в адрес компании, которая не является плательщиком НДС (например, применяющей УСН) счета-фактуры можно не составлять. Такой порядок разрешен подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ. Однако перед этим с контрагентом необходимо заключить письменное соглашение о невыставлении счетов-фактур.