Форма 6-НДФЛ содержит обобщенную информацию о налоге, уплаченном с доходов работников, и подается ежеквартально. В ней подлежат отражению суммы доходов, а также исчисленные и уплаченные с них суммы налога.

Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами. Крайняя дата сдачи за год — 1 апреля. Однако в этом году она приходится на выходной, поэтому подать расчет за 2017 год нужно до 2 апреля 2018 года.

Куда подавать: нюансы

Обычно расчет подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учета компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Обособленные подразделения

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчет по месту учета каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.

Если на учете в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подается отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учете в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учет в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

  • ИНН головной организации;
  • КПП обособленного подразделения;
  • ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).

Смена адреса

Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ:

  • первую — за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
  • вторую — за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.

КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.

Новая форма 6-НДФЛ

Контур.Экстерн

18 января 2018 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/18@ утвердила новую форму 6-НДФЛ, но она вступит в силу лишь с 26 марта 2018 года. Пока отчитываться нужно по старой форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Однако за следующий квартал в любом случае придется подавать уже новую форму, поэтому рассмотрим, что в ней изменилось.

Новшества в основном касаются реорганизованных юридических лиц. С 1 января текущего года в случае неподачи компанией 6-НДФЛ до реорганизации это должен сделать ее правопреемник. В связи с этим изменения формы и порядка ее заполнения таковы:

    1. Появились поля для реквизитов правопреемника на титульном листе:
      • поле для указания формы реорганизации, в котором нужно поставить подходящий код:
        • 1 — преобразование,
        • 2 — слияние,
        • 3 — разделение,
        • 5 — присоединение,
        • 6 — разделение с одновременным присоединение,
        • 0 — ликвидация;
      • поле для указания ИНН/КПП реорганизованной компании (остальные ставят прочерк).
    2. Введены коды для правопреемников, которые нужны указывать в поле «по месту нахождения (учета)»:
      • 216 — для правопреемников, которые являются крупнейшими налогоплательщиками;
      • 215 — для всех остальных.
    3. В поле для подтверждения достоверности и полноты сведений появилось указание на правопреемника налогового агента (код «1»).
    4. При подаче формы правопреемником в поле «налоговый агент» нужно указывать название реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Кроме того, небольшие изменения коснутся всех налоговых агентов, а именно:

  • в поле «по месту нахождения (учета)» налогоплательщики, не относящиеся к числу крупных, вместо кода «212» должны указывать код «214»;
  • для подтверждения полномочий доверенного лица нужно будет указывать реквизиты документа, в не только его наименование.

Санкции за нарушения

За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.

Таблица 1. Возможные санкции за нарушение порядка и срока подачи 6-НДФЛ



Нарушение Санкция Регулирующая норма
Форма не подана 1 тыс. рублей за каждый месяц (полный и неполный) п. 1.2 ст. 126 НК РФ
Расчет не поступил в ИФНС в течение 10 дней после окончания срока сдачи Блокировка расчетного счета п. 3.2 ст. 76 НК РФ
Ошибка в расчете (если выявлена налоговым органом до того, как агент ее исправил) 500 рублей ст. 126.1 НК РФ
Несоблюдение формы (подача на бумаге вместо направления по ТКС)* 200 рублей ст. 119.1 НК РФ
Нарушение срока подачи 300-500 рублей на должностное лицо ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

*Примечание. Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать его в электронной форме по ТКС. Все прочие могут выбирать форму на свое усмотрение.

К административной ответственности привлекаются должностные лица компании. Например, штраф за несвоевременную подачу 6-НДФЛ наложат на главного бухгалтера, если в его должностной инструкции указано, что он отвечает за своевременную подачи отчетности.

Как заполнить 6-НДФЛ

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается наименование налогового агента, его основные реквизиты, а также данные о налоговом органе. В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

На следующем изображении представлен пример заполнения информативной части титульного листа формы 6-НДФЛ (старая форма для отчета за 2017 год).

Расчет 6-НДФЛ, Титульный лист

Пример заполнения 6-НДФЛ

Если расчет будет подаваться после 26 марта 2018 года и будет применяться новая форма, следует учесть особенности, о которых мы рассказали в начале статьи. Вот как выглядит верхняя часть титульного листа в обновленной 6-НДФЛ:

Новая форма 6-НДФЛ в 2018 году

Фрагмент титульного листа новой формы 6-НДФЛ

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

Контур.Фокус
  1. «Номер корректировки» — при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации «001», «002» и так далее.
  2. «Период представления» — для формы за год это код «34».
  3. «Налоговый период» — 2017.
  4. «Код налогового органа» складывается из двух значений:
    • первые две цифры — код региона;
    • последние две цифры — номер налоговой инспекции.
  5. Код «по месту нахождения (учета)» берется из приложения к Приказу, которым утверждена форма. Организации, зарегистрированные по месту учета, в старой форме ставят «212», в новой — «214».

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Заполняется он одинаково и в новый, и в старой форме — изменении этого раздела не коснулись. Построчное заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ представлено в следующей таблице.

Таблица 2. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ


Строка Что указывается
010 Ставка НДФЛ
020 Общий доход всех лиц с начала периода (года)
025 Доходы в виде дивидендов
030 Вычеты по доходам из строки 020
040 Общий исчисленный НДФЛ
045 НДФЛ с дивидендов (входит в строку 040)
050

Сумма авансового платежа, уплаченного мигрантом с патентом

060 Количество лиц, по которым подается форма
070 Сумма удержанного за весь период НДФЛ
080 Сумма налога, которую агент не смог удержать (например, с доходов в натуральной форме). Не подлежит отражению НДФЛ, который будет удержан в следующем периоде
090 Сумма НДФЛ, которая была возвращена плательщику

Внимание! Если доходы облагались НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить несколько блоков строк 010-050 и указать в каждом из них сведения по одной ставке. При этом в строках 060-090 показатели отражаются общей суммой.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения только за 3 последних месяца отчетного периода. То есть в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2017 год нужно указать данные за последний квартал этого года.

В разделе 5 полей, в которых отражается такая информация:

  • по строке 100 — дата получения дохода;
  • по строке 110 — дата удержания НДФЛ с этого дохода;
  • по строке 120 — дата перечисления налога в бюджет.
  • по строке 130 — сумма полученного дохода;
  • по строке 140 — сумма удержанного НДФЛ.

Основные сложности при заполнении раздела 2 вызывает определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ. Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога, поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила — под таблицей.

Таблица 3. Определение дат для 6-НДФЛ



Доход Дата получения Срок перечисления НДФЛ
Зарплата.

Аванс*.

Премия (как часть оплаты труда)
Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в оплату труда Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете.
Единовременная премия (годовая, квартальная, в связи с каким-либо событием) День выплаты премии
Отпускные, больничное пособие День выплаты Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск) Последний день работы Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Дивиденды День выплаты
Для ООО — не позднее дня, следующего за днем выплаты.

Для АО — не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат:

  • окончание соответствующего налогового периода,
  • дата выплаты денежных средств,
  • дата окончания действия договора
Матпомощь День выплаты Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Подарки в натуральной форме День выплаты (передачи) подарка Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

*Пояснение. НДФЛ с аванса не удерживается — он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

  1. При выплате суточных сверх установленных нормативов. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет.
  2. При получении материальной выгоды — дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Итак, при заполнении 6-НДФЛ за 2017 год имеем следующее:

  1. В разделе 1 будут отражены доходы, фактически полученные в 2017 году.
  2. В разделе 2 будут фигурировать доходы, срок уплаты НДФЛ с которых истекает в последнем квартале 2017 года.

О нюансах отражения заработной платы за декабрь читайте в отдельной статье. Если она выплачивается в январе, то в форме за год она отражена не будет.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ на примере ООО «Ромашка». Организация создана в начале 2017 года, количество сотрудников — 6. Данные за год таковы:

  • совокупный доход работников составил 5 100 000 рублей;
  • им предоставлены стандартные вычеты в сумме 14 000 рублей;
  • размер НДФЛ с дохода за год — 661 180 рублей;
  • размер удержанногоза год НДФЛ составил 610 480 рублей (налог с декабрьской зарплаты в сумме 50 700 рублей удержан в январе 2018).

Вот как будет выглядеть раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО «Ромашка» за 2017 год:

Пример заполнения 6-НДФЛ, раздел 1

Раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО Ромашка

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Таблица 4. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2017 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ


Дата

Операции и суммы

02.10.2017

Перечислен НДФЛ с отпускных, выплаченных 12.09.2017. Сумма отпускных — 90 000 рублей, сумма НДФЛ – 11 700 рублей

05.10.17

Выплачена ЗП за сентябрь в размере 290 000 рублей, удержан НДФЛ — 37 700 рублей

06.10.01

Перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за сентябрь

31.10.01

Начислена зарплата за октябрь в сумме 410 000 рублей, исчислен НДФЛ — 53 300 рублей

03.11.01

Выплачена зарплата за октябрь, удержан НДФЛ

07.11.17

Перечислен НДФЛ за октябрь

30.11.01

Начислена зарплата за ноябрь в размере 390 000,00 рублей, исчислен НДФЛ — 50 700 рублей

05.12.01

Выплачена ЗП за ноябрь и премия за III квартал в размере 150 000 рублей (НДФЛ с премии – 19 500 рублей), удержан НДФЛ

06.12.01

Перечислен НДФЛ с зарплаты за ноябрь и премии за III квартал

31.12.01

Начислена зарплата за декабрь в сумме 390 000 рублей, исчислен НДФЛ — 50 700 рублей*

*Примечание. Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете за 2017 год фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в январе.

А вот как будет выглядеть заполненный по этим данным раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

Пример заполнения 6-НДФЛ, раздел 2

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ компании из примера

Если допущена ошибка

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточненный расчет. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточненку». Если сделать это раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:

  • указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее;
  • в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные;
  • остальные поля заполняются так же, как в первичном расчете.

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать два расчета:

  1. В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
  2. Во втором расчете указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуем ознакомиться с разбором некоторых сложных моментов по заполнению 6-НДФЛ.