Сотрудник получил денежные средства для каких-то расходов — закупки товаров для офиса, осуществления почтового отправления и так далее. По завершении операции он должен составить авансовый отчет. Именно этому документу посвящена сегодняшняя статья.

Выдача подотчетных средств

Работодатель может выдать сотруднику средства под отчет — это разрешено указаниями ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У. Выдаются такие суммы для покупки канцелярских товаров и хозяйственного инвентаря, для оплаты услуг связи и почты, а также на командировочные и представительские расходы.

Сумма денежных средств, которая выдается под отчет, не ограничена законодательно. Равно как и список работников, кому их можно выдать. Если такие средства выдаются постоянно, целесообразно утвердить список подотчетных лиц приказом руководителя. Но если необходимость в этом возникает время от времени, суммы под отчет выдаются по заявлению сотрудника. В нем он должен указать сумму и срок, на который она будет выдана.

Важно! Получить под отчет сумму может только работник! Посторонним лицам средства не выдаются.

При выдаче суммы бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер. Подотчетные средства разрешено выдавать не только наличными — они могут быть переведены на карту работника. Порядок выдачи сумм таким образом и отчетность за них работодатель прописывает в локальных актах.

Раньше действовало правило: пока подотчетное лицо не отчитается за прошлую сумму, новую выдавать ему нельзя. Сейчас оно отменено. То есть даже если работник не сдал прошлый авансовый отчет, он может получить новую сумму.

Когда и зачем отчитываться

Контур.Экстерн

За использование подотчетной суммы сотрудник должен отчитаться. Сделать это нужно не позже трех дней с момента:

  • окончания срока, на который эта сумма была выдана;
  • выхода на работу после командировки или больничного, если последний отчетный день пришелся на них.

У авансового отчета два назначения:

  • подтвердить правомерность траты суммы, которую получил сотрудник;
  • подтвердить полноту расчетов между ним и работодателем.

Мало просто составить отчет — к нему нужно приложить подтверждающие документы. Таковыми являются кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности (в том числе билеты, квитанции из гостиниц), а также товарные накладные, счета-фактуры и другие документы, которые были выданы подотчетному лицу продавцом.

Составляем авансовый отчет

Несмотря на то что для авансового отчета существует утвержденный бланк (АО-1, постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55), пользоваться именно им обязанности нет. Можно разработать форму самостоятельно и закрепить это в учетной политике. Однако многие по старинке используют утвержденную форму. Далее рассмотрим, как ее заполнять.

Лицевая сторона

Первый лист авансового отчета состоит из шапки, табличной части, раздела, в котором проставляются подписи и расписки.

В шапке указывается название работодателя, номер и дата документа, при наличии — наименование структурного подразделения. Кроме того, нужно указать ФИО подотчетного лица, его должность (профессию) и табельный номер. Здесь же указывается назначение подотчетной суммы. Также в шапке содержится область для утверждения отчета руководителем.

Таблица состоит из двух частей:

Контур.Фокус
  1. В левой части указывается сумма выданного аванса, сколько денежных средств израсходовано и каков остаток либо перерасход.
  2. В правой части делается бухгалтерская запись — проводки, которые отражают расход суммы и расчет с работником.

Пример авансового отчета

Авансовый отчет Иванова И.И., завхоза ООО «Ромашка», лицевая сторона

Непосредственно под табличной частью нужно указать количество документов, которые прилагаются к авансовому отчету, а также прописью прописать подтвержденную сумму расходов.

Следом бухгалтер указывает остаток и реквизиты приходного ордера, по которому он внесен в кассу. Если имеет место перерасход, делается перерасчет. В этой же области свою подпись ставит бухгалтер.

Ниже следует расписка, в которой нужно указать ФИО подотчетника, номер и дату авансового отчета, его сумму и количество документов из приложения. Эта часть подписывается бухгалтером, отделяется и передается подотчетному лицу.

Оборотная сторона

На оборотной стороне указываются документы, подтверждающие расходы подотчетной суммы. В отношении каждого из них заполняется отдельная строка. Нужно указать дату и номер документа и его наименование. В части суммы указывается, сколько израсходовано по отчету, и сколько принято к учету. В последнем столбце указываются счета бухгалтерского учета. На этой стороне свою подпись ставить подотчетное лицо.

Готовый отчет направляется руководителю на утверждение.

На обороте - список подтверждающих документов

Авансовый отчет Иванова И.И., оборотная сторона

Как заполнить авансовый отчет на практике

Сотрудник ООО «Ромашка» Иванов Иван Иванович (завхоз) получил 3 сентября 2018 года под отчет 5000 рублей для приобретения хозяйственного инвентаря. 7 сентября он отчитался о потраченной сумме.

На выделенные деньги Иванов приобрел:

  1. Набор инструментов стоимостью 3500 рублей. Расходы подтверждаются накладной № АТ005/3 (прилагается кассовый чек).
  2. Средства для уборки стоимостью 500 рублей. Расходы подтверждаются кассовым чеком № 17.

Таким образом, 4000 рублей было потрачено, что подтверждается документами, а остаток в размере 1000 рублей Иванов вернул в кассу предприятия.

Как будет выглядеть авансовый отчет, смотрите на изображениях выше.