Бланк СЗВ-ТД вышел из употребления после Нового года. Вместо него используется единая форма сведений ЕФС-1. Изучим порядок заполнения и сдачи данной формы отчётности при увольнении сотрудников.
Содержание
Кому необходим ЕФС-1 (вместо СЗВ-ТД)
Отчёт СЗВ-ТД создавался в 2019 году, когда работодатели переходили на электронные трудовые книжки. На основе информации, отражавшейся в этом отчёте, в Пенсионном фонде формировались сведения о трудовой деятельности на каждого гражданина. СЗВ-ТД принимался с 2020 года и требовался при определённых кадровых мероприятиях, в том числе при увольнении.
2023 год принёс новые перемены. Слияние ФСС с Пенсионным фондом в единый Социальный фонд (СФР) потребовало кардинальной переработки форм отчётности. Несколько форм персотчётности, включая СЗВ-ТД, и отчётности по страховым взносам, объединены в бланк ЕФС-1. На данном бланке и следует теперь составлять отчёт об увольнении, а также об иных кадровых мероприятиях — о найме, переводе, приостановке и возобновлении трудового договора. Также ЕФС-1 заполняется при подписании и завершении договоров ГПХ с физическими лицами.
Что конкретно заполняем
Форма ЕФС-1 введена постановлением правления Пенсионного фонда от 31.10.22 № 245п. Её нужно использовать с начала 2023 года для информирования Соцфонда об уволенных сотрудниках, в том числе, о совместителях и «удалёнщиках». Заполняются в нашем случае титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
В какие сроки сдаём в 2023 году
Сроки сдачи ЕФС-1 по уволенным сотрудникам предусматриваются те же, которые в подобных случаях действовали для прежнего СЗВ-ТД. То есть, не позже того рабочего дня, который последует за днём издания приказа (распоряжения) об увольнении или оформления иного документа (принятия решения) об окончании трудовых отношений с данным человеком. Сведения эти направляются в отделение Соцфонда по месту регистрации фирмы-работодателя. Так говорится в пп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.
Правила заполнения
Порядок заполнения ЕФС-1 (далее — Порядок) зафиксирован постановлением № 245п — тем самым, что вводит форму. Составляя отчёт на уволенного сотрудника, соблюдайте ряд правил:
На титульном листе содержатся данные работодателя — название, регистрационный номер в Соцфонде, ИНН, ОКВЭД, КПП, ОКПО, ОГРН, контакты. Данные заполняются стандартно, эта часть не должна вызвать особых сложностей.
В подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 прописываются сведения об уволенном сотруднике: ФИО, СНИЛС, гражданство, дата рождения. В поле «Статус ЗЛ» указывается код, который нужно выбрать из таблицы в п. 3.6 Порядка. Если увольняется российский гражданин, то в данном поле указывается ГРФ. При увольнении иностранца код ставится в зависимости от статуса физического лица: ПЖИГ, ВЖИГ либо ВПИГ (постоянно проживающий, временно проживающий либо временно пребывающий). При расторжении трудового договора с высококвалифицированным иностранным специалистом применяется особый код ВКС.
В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 указываются сведения об увольнении, для которых предусмотрена таблица:
- В графе 1 пишется порядковый номер соответствующего кадрового мероприятия, но строго для того человека, персональные данные которого Вы заполнили в подразделе 1. То есть, если из компании уходит несколько сотрудников в один и тот же день, то свести в единую таблицу информацию обо всех них Вы не сможете — придётся заполнять подразделы 1 и 1.1 бланка на каждого из этих людей по отдельности.
- В графе 2 указывается день увольнения сотрудника в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Отметим, что такой датой считается последний день, когда сотрудник работал (ст. 84.1 Трудового кодекса).
- В графу 3 вписывается название кадрового мероприятия: «УВОЛЬНЕНИЕ».
- Графа 4 выделена для сведений о труде в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местах. Когда персонал увольняется из «заполярных» предприятий, в данной графе ставится код РКС или МКС, выбор зависит от конкретного региона, где работал такой сотрудник. В прочих ситуациях заполнять её не нужно.
- В графе 5 ставится название должности бывшего работника — в точности так же, как в штатном расписании.
- Графа 6 предназначена для кода функции, выполняемой работником. Такой код выбирается из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014, установлен приказом Росстандарта от 12.12.14 № 2020). Копировать код следует полностью, то есть, с контрольной цифрой — таким образом, в 6-й графе проставляется 5 знаков в формате «1234.5». Допустим, когда уходит сисадмин, ставится «2522.4», а если увольняется повар, то «5120.2».
- Графа 7 содержит код причины увольнения. Кроме того, там полностью, без каких-либо сокращений, указывается основание для завершения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом. Так Вы получите двойную запись: первым идёт код, а после — соответствующий текст. Коды возможных причин увольнения содержатся в Порядке и по сути представляют собой сокращение от пункта и номера статьи Трудового кодекса, по которой уволили работника. Допустим, код «п1ч1с77тк» означает окончание трудового договора по соглашению сторон согласно п. 1 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса. Другой пример — «п3ч1с77тк» — это увольнение по собственному желанию согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса. Так что, если сотрудник покинул фирму по собственной инициативе, то 7-я графа на него заполняется вот как: «п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
- Графа 8 предназначена для наименования документа об увольнении. Как правило, там пишут «приказ». Сведения о дате выпуска данного приказа вписываются в графу 9 в формате ДД.ММ.ГГГГ. Номер приказа — соответственно, в графу 10, без знака номера, то есть, № либо N.
- Графу 11, она же — последняя, в данном случае заполнять не нужно.
Готовый отчёт от имени фирмы заверяет её директор либо иной уполномоченный представитель. Представителю потребуется доверенность, составленная согласно ГК РФ. Её можно оформить и в электронном виде, заверив при этом УКЭП доверителя (см. п. 1.16 Порядка). Используйте формат, установленный постановлением Правления Пенсионного фонда от 21.04.22 № 63п.
Если Вы предпочли заполнить бумажную ЕФС-1, а у компании имеется печать, то не забудьте поставить печать на готовом отчёте (п. 2.13 Порядка).
Как сдавать ЕФС-1
Отчёт принимается как в электронном виде, так и в бумажном. В последнем случае Вы можете приложить к бланку магнитный носитель с электронной версией отчёта (пункт 1.13 Порядка).
Конкретный способ выбирается в зависимости от численности застрахованных работников, в том числе оформленных по договорам ГПХ:
- до 10 человек включительно — допускается бумажный отчёт
- от 11 человек — строго электронный вариант (пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ)
Отметим, что количество сотрудников в контексте выбора способа подачи ЕФС-1 сейчас учитывается за текущий отчётный период (месяц). Прежде в расчёт принималась численность за прошлый месяц. Имеет ли компания право на сдачу бумажного отчёта, если в ней стало менее 10 человек персонала именно из-за того, что уволена часть людей, по которым составляется отчёт? Как правило, нет.
Причина в том, что определяющий показатель учитывается в целом за нужный месяц. То есть, считаются все граждане, получавшие за данный месяц деньги, которые облагаются страховыми взносами. Соответственно, сотрудников, которые ушли из организации в течение этого месяца, тоже следует брать в расчёт.
Единственное исключение — те случаи, когда человека уволили в последний день очередного месяца, а ЕФС-1 компания сдаёт в 1-й рабочий день следующего. Тогда показатель считается по тому месяцу, в котором фирма сдаёт отчёт. Следовательно, работников, которые ушли в предыдущем месяце, учитывать не нужно.
Для сдачи электронной ЕФС-1 необходимо заполнить её в формате, заданном постановлением Пенсионного фонда от 31.10.22 № 246п.
О сдаче электронной отчётности в СФР
Для того, чтобы отправлять в Соцфонд электронные документы, следует выполнить 3 требования:
- Иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Заключить контракт с оператором электронного документооборота (ЭДО), к примеру, с Контуром.
- Ваше заявление о подключении к сервису ЭДО должно быть заверено УКЭП и принято СФР.
Санкции за несдачу ЕФС-1
Закон устанавливает наказание как за опоздание со сдачей ЕФС-1, так и за неполноту или недостоверность описанных там данных. Отвечать за нарушение может как должностное лицо, обязанное составлять и сдавать отчёты, так и его работодатель. Первого оштрафуют на 300-500 рублей (часть 2 статьи 15.33.2 КоАП), второго — на сумму до 50 000, а при рецидиве — уже до 70 000 рублей (части 1 и 2 статьи 5.27 КоАП).
Штрафуют также за неверный способ отправки отчёта. Допустим, если фирма, которой положено сдавать только электронную ЕФС-1, отчитается на бумажном бланке, то её оштрафуют на 1 000 рублей (часть 4 статьи 17 Закона № 27-ФЗ).
Однако, страхователя не накажут за сдачу отчёта неверным путём, если ему не удалось вовремя отправить информацию по телекоммуникационным каналам из-за помехи, на которую он не мог повлиять. Это, к примеру, может быть обрыв сетевого кабеля при земляных работах, проводимых третьей стороной (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16.11.22 № Ф01-6667/2022 по делу № А29-655/2022).
Читайте также Поправки в Налоговый кодекс РФ за июль 2023 года
