Как правильно хранить учетные документы

Для хранения документов установлены определенные требования. Их неисполнение считается серьезным нарушением. Что касается сроков, то они оговорены в законодательстве. А вот порядок хранения документов субъекты хозяйственной деятельности разрабатываются самостоятельно. Сегодня речь пойдет о том, сколько и как хранить документы, и что будет за нарушение правил.

Сколько хранить документы

Статья 23 НК РФ гласит, что хранить документы нужно в течение 4 лет, если иное не предусмотрено Кодексом. Это относится к тем бумагам, которые нужны для исчисления и уплаты налогов. Таким образом, 4 года — это самый меньший срок хранения документов, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом.

Причем важно понимать, как рассчитывается этот срок. На первый взгляд кажется, что четырехлетний срок начинает течение с даты составления документа, но это не так. Минфин в своем письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 разъясняет, что срок хранения документа идет с момента окончания того налогового периода, в котором данный документ применялся для исчисления либо уплаты налогов. А если речь идет о документах по основным средствам, подлежащим амортизации, то срок хранения начинает свое течение после окончания амортизации. Такое пояснение содержится в письме Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Кроме того, о сроках хранения документов бухгалтерского учета говорится в законе 402-ФЗ, а именно в статье 29.

Какие сроки установлены этим законом для тех или иных документов, можно увидеть из таблицы.

Таблица. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов

Разные сроки для одного документа

На практике часто бывает, что документ нужно хранить в течение разных сроков. Для примера возьмем первичные документы. С точки зрения статьи 23 НК РФ, их нужно хранить как минимум четыре года. Однако статья 29 закона 402-ФЗ требует, чтобы они хранились не менее 5 лет (см. таблицу выше). Понятно, что в таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок. То есть хранить «первичку» нужно не менее 5 лет после окончания отчетного года.

Важно! Если возникают вопросы по хранению документа какого-то определенного типа, точный срок хранения можно посмотреть в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Как хранить документы

Правила хранения законодательно не регламентируются — их компании и предприниматели должны разработать сами. Если речь о небольшом объеме документов, то обычно используется сейф в кабинете директора или в бухгалтерии.

Допустимо хранить документы и в электронной форме. Об этом сказано, например, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314. Такие документы в обязательном порядке следует заверить цифровой подписью.

Как быть, если количество документов превысило объем сейфа? Для хранения понадобится архивное помещение. Туда, как правило, складываются документы, которые нужно хранить постоянно либо более 10 лет, а также документы по кадрам. Бумаги, которые подлежат хранению более короткий срок, целесообразно все же держать в сейфе и своевременно уничтожать.

Архив должен быть оборудован согласно правилам, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее правила Росархива). Поэтому первая попавшаяся комната в офисе не подойдет. Итак, правильное архивное помещение:

• является изолированным;
• является безопасным в плане возникновения пожара, затопления;
• имеет запасной выход;
• не имеет трубопровода (газ, вода);
• не является сырым, неотапливаемый, ветхим либо по каким-то критериям не отвечающим санитарно-гигиеническим нормам;
• не предназначено для складирования пищевых продуктов, для служб общепита и так далее;
• имеет естественную или искусственную вентиляцию (если это кладовая без окон).

Если подходящего помещения нет, можно заключить договор со сторонней организацией, которая предоставляет услуги по хранению документов.

Когда срок хранения подошел к концу

В соответствии с упомянутыми выше правилами Росархива, ежегодно нужно проводить экспертизу ценности документов. В результате выбираются те бумаги, хранить которые больше необходимости нет. Их следует уничтожить.

Экспертиза документов имеет еще одну цель — проверить списки подлежащих хранению документов и актуальность сроков. Проводится экспертиза работниками отдела кадров, ответственным за нее является руководитель организации. Проверяя документы на предмет истечения срока хранения, недопустимо просто просмотреть их титульные листы и заголовки — каждый из них нужно пролистать.

По итогам экспертизы оставляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма определена в приложении № 4 к правилам Росархива. Документы вносятся в акт под общим заголовком, с указанием их количестве в каждой группе. На акте ставит подпись руководитель компании.

Теперь все бумаги с истекшим сроком годности следует уничтожить. Как именно это сделать? Этот вопрос не регламентируется, поэтому компания может решать его самостоятельно. Документы можно измельчить, сдать на вторичную переработку, сжечь — подойдет любой способ. Как вариант, можно направить бумаги на утилизацию в специализированную организацию. Их передача сопровождается оформлением накладной, в которой нужно указать дату, количество документов и их вес. Следить за вывозом подлежащих уничтожению бумаг должен сотрудник, который отвечал за их сохранность.

Если компания закрывается

В соответствии с пунктом 10 статьи 23 закона 125-ФЗ об архивном деле, документы ликвидированной организации нужно сдать в государственный или муниципальный архив. Реорганизованная компания передает свои документы правопреемнику. Передать следует такие бумаги:

• относящиеся к личному составу организации;
• обладающие статусом относящихся к Архивному фонду РФ (устанавливается по итогам экспертизы ценности документов);
• с неистекшим сроком хранения.

Документы передаются на хранение в архив по договору. Бумаги ликвидированной компании передает ликвидационная комиссия. Если компания обанкротилась, то передать документы в архив должен конкурсный управляющий.

Перед сдачей документов на хранение их нужно сгруппировать по типам, срокам хранения и распределить в хронологическом порядке. Подготовленные документы нумеруются, прошиваются, собираются в пачки или раскладываются по коробкам, опечатываются и передаются в архив.

Ответственность

Отсутствие документов, срок хранения которых не истек, считается грубым нарушением правил учета — за это может последовать налоговая ответственность. Неважно, были бумаги уничтожены намерено или утрачены вследствие необеспечения надлежащего хранения. За отсутствие таких документов налоговые органы наложат штраф по статье 120 НК РФ. Получить его можно, например, если не предоставить «первичку», счета-фактуры, бухгалтерские регистры и так далее.

Указанной статьей предусмотрен штраф в размере 10 тыс. рублей, если отсутствуют документы за один налоговый период. При нарушении в течение нескольких периодов штраф составит 30 тыс. рублей. Если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база, штраф будет равен 20% от недоплаченной суммы налога, но не менее 40 тыс. рублей.

За утрату документов раньше срока или ненадлежащее хранение для должностных лиц предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьей 13.20 КоАП, налагается штраф от 300 до 500 рублей. Его могут выписать, если документы неправильно хранились, комплектовались, учитывались и использовались. Кроме того, руководящие лица могут быть привлечены к ответственности за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету по статье 15.11 КоАП. Здесь штрафы уже более существенные — от 5 до 10 тыс. рублей.

Правильное хранение бумаг — не только обязанность. Это соответствует интересам субъектов бизнеса. Ведь документы являются основанием для признания расходов с целью уменьшить налог на прибыль, произвести вычет НДС. Поэтому крайне важно закрепить правила хранения документов с учетом установленных сроков и всегда их придерживаться.

Узнайте много полезного о документах из статьи Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»».