6-НДФЛ: инструкция по заполнению и пример

Форма 6-НДФЛ содержит обобщённую информацию о налоге, уплаченном с доходов работников, и подается по итогам I квартала, полугода, 9 месяцев и года. В ней подлежат отражению суммы доходов, а также исчисленные и уплаченные с них суммы налога.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Подается расчёт 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами по окончанию каждого квартала. В 2024 году сроки такие:

• за 2023 год — до 26 февраля 2024 года
• за I квартал — до 25 апреля 2024 года
• за полугодие — до 25 июля 2024 года
• за девять месяцев — до 25 октября 2024 года
• за 2024 год — до 25 февраля 2025 года

Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчёт нужно не позднее следующего рабочего дня.

Налоговые агенты, подающие расчёт в отношении 11 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать его в электронном виде по ТКС.

Все прочие могут выбирать форму (на бумаге или в электронном виде) на своё усмотрение.

Обычно расчёт подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учёта компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Обособленные подразделения

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчёт по месту учёта каждого из них. Индивидуальные предприниматели сдают отчёт по месту жительства или ведения деятельности. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения. Такие фирмы имеют право выбора ИФНС для сдачи отчётов, если головная компания и обособленные подразделения располагаются в разных муниципальных образованиях. Не позже 1-го числа налогового периода об этом выборе нужно проинформировать все инспекции ФНС, где подразделения состоят на учёте.

Если на учёте в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подаётся отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учёте в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учёт в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придётся подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

• ИНН головной организации
• КПП обособленного подразделения
• ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платёжном поручении)

Смена адреса

Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ:

• первую — за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО
• вторую — за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО

КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.

Как заполнить 6-НДФЛ

ФНС утвердила новую форму расчета на 2024 год еще в сентябре 2023-го — Приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. С 2024 года налоговые агенты перечисляют налог на доходы физлиц в бюджет два раза в месяц, НДФЛ-уведомления тоже отправляют два раза в месяц. Новые сроки таковы (ст. 58, 226 НК РФ):

• по НДФЛ за период с 1 по 22 число месяца — уведомляем налоговую до 25 числа, платим в бюджет до 28 числа текущего месяца;
• по НДФЛ за период с 23 по последнее число месяца — уведомляем налоговую до 3 числа, платим в бюджет до 5 числа следующего месяца:
• по НДФЛ за период с 23 по 31 декабря — уведомляем налоговую и платим в бюджет в последний рабочий день декабря.

Бланк состоит из титульного листа, двух разделов и приложения. В титуле указывается:

• наименование налогового агента
• его основные реквизиты
• данные о налоговом органе

В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются. Приложение 1 является аналогом прежней справки 2-НДФЛ, там содержатся данные о доходах каждого работника. Заполнять приложение нужно только за 4-й квартал.

Следует заполнять все ячейки бланка. В ячейках, для которых нет данных, ставьте прочерки. Это касается и титульного листа. Заполните прочерками свободные поля в длинных строках, предназначенных для названия фирмы.

Титульный лист

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

1. «Номер корректировки» — при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации — «--1», «--2» и так далее.
2. «Отчётный период (код)» — код из приложения № 1 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020:

• • 1-й квартал — код 21
  • полугодие — код 31
  • 9 месяцев — код 33
  • год — код 34

Для фирм, передающих данные на этапе реорганизации или ликвидации, применяются коды, указанные в прил. 1 к приказу.

3. 3. «Календарный год» — 2023.
   4. «Предоставляется в налоговый орган (код)» складывается из двух значений:
      • первые две цифры — код региона
      • последние две цифры — номер налоговой инспекции
   5. Код «по месту нахождения (учёта)» берётся из приложения № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. Организации, зарегистрированные по месту учёта и не относящиеся к числу крупнейших налогоплательщиков, ставят «214». Правопреемники реорганизованных фирм пишут «215». По месту учёта обособленного подразделения — ставится «220». Крупнейшие налогоплательщики выбирают код согласно свидетельству о постановке на учёт в ИФНС по месту нахождения юридического лица, а не по месту их учёта как крупнейших налогоплательщиков. Для индивидуальных предпринимателей — отдельные коды: по месту жительства — «120», по месту ведения деятельности — «320».
   6. Наименование налогового агента в соответствии с его учредительными документами. Правила требуют указать сокращённое наименование, а при отсутствии — полное. Если налоговым агентом является физическое лицо, то его ФИО указывается без сокращений в соответствии с паспортом.

Следующая строка заполняется только правопреемником реорганизованной компании:

• в поле «Форма реорганизации/ликвидации» указывается код из Приложения № 4 к Приказу № ММВ-7-11/450@: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация
• в поле «Налоговый агент» указать название реорганизованного юрлица или его обособленного подразделения
• в следующем поле нужно указать ИНН и ККП, которые были присвоены компании до реорганизации.

Обратите внимание! Поля для правопреемников появились в форме с 26 марта 2018 года. Это связано с тем, что с 1 января 2018 года расчёт 6-НДФЛ должен подать правопреемник, если форма не была представлена до организации.

Далее следуют:

• код ОКТМО
• номер телефона
• количество страниц расчёта и подтверждающих документов

В нижней части титульного листа проставляется:

• код подписанта: 1 — если это налоговый агент или правопреемник, 2 — если это представитель
• ФИО физического лица, кто подписывает документ
• дата и подпись

Если форму подписывает представитель, нужно указать название и реквизиты документа, на основании которого он действует. Кроме того, в этом же разделе указывается ФИО представителя или его наименование (если представитель — юридическое лицо).

Раздел 1

Раздел 1 изменился после Нового года. Там отражаются суммы по срокам перечисления и удержанный с них налог за последние 3 месяца отчётного периода. В правила заполнения формы 6-НДФЛ разъяснено, что в строке 030 раздела 1 следует указывать средства, которые налоговый агент вернул налогоплательщику.

Как вычислить сумму удержанного НДФЛ в отчёте? Нужно сложить налоги со всех доходов, уплаченных сотрудникам в отчётном периоде.

Построчное заполнение представлено в следующей таблице.

Таблица 1. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ

Образец заполнения раздела 1:

Раздел 2

Строка 100 отображает одну из ставок налога на доходы персонала по трудовым договорам и граждан, выполняющих работы или оказывающих услуги по договорам ГПХ: 13, 15, 30 и 35%. В 2023 году применяется повышенная ставка 15% для высоких доходов — превышающих 5 000 000 руб. в год. В нашем образце приведена популярная ставка НДФЛ 13%. Если налог исчислялся по различным ставкам, то для каждой из них будут отражаться сведения, которые касаются только этой ставки.

В строке 105 дублируется КБК.

Актуальный порядок требует заполнять раздел 2 нарастающим итогом, начиная с Нового года. В строке 110 отражается суммарный размер начисленной зарплаты сотрудников с января по июнь, а также все полученные больничные, отпускные и иные выплаты без их уменьшения на НДФЛ и вычеты. Отпускные включаются в общую массу вознаграждений. Размеры вычетов отражаются в строке 130, а исчисленный налог — в строке 140. В строке 160 отражается размер удержанного налога. Он может и не совпасть с размером налога в строке 140. В поле 170 отразите размер НДФЛ, который нет возможности удержать. Это может быть, допустим, налог с подарка физическому лицу, не получающему от Вашей фирмы регулярных доходов.

Образец заполнения раздела 2:

Определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ

Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога, поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила — под таблицей.

Таблица 2. Определение дат для 6-НДФЛ

*Пояснение. НДФЛ с аванса не удерживается — он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

1. При выплате суточных сверх установленных нормативов. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчёт.
2. При получении материальной выгоды — дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ за год на примере ООО «Ромашка». За IV квартал 2020 года имеется следующая информация:

• количество сотрудников — 6
• совокупный доход работников за год составил 1 440 000 рублей (120 000 рублей в месяц)
• все работники имеют право на стандартный вычет за ребенка в размере 1400 рублей Совокупный размер вычета составил: 1 400 х 6 х 12 =100 800 рублей
• размер исчисленного НДФЛ с дохода: (1 440 000 рублей — 100 800) * 13% = 174 096 рублей (14 508 рублей в месяц)
• размер удержанного за год НДФЛ составил: 174 096 — 14 508 = 159 588 рублей, поскольку налог с декабрьской зарплаты подлежит удержанию в январе

Раздел 1 заполняется так:

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2.

Таблица 3. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2022 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Обратите внимание! Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчёте фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в другом отчётном периоде.

Санкции за нарушения

За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.

Таблица 4. Возможные санкции за нарушение порядка и срока подачи 6-НДФЛ

К административной ответственности привлекаются должностные лица компании. Например, штраф за несвоевременную подачу 6-НДФЛ наложат на главного бухгалтера, если в его должностной инструкции указано, что он отвечает за своевременную подачи отчётности.

Внимание! С 01.07.2021 изменены правила блокировки счёта. ФНС теперь обязана предупреждать о данной мере за 14 дней. Заблокировать счёт допустимо, если фирма не сдала отчёт через 20 рабочих дней после положенного срока, а не через 10, как ранее.

Корректировка

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте её и представьте «уточнёнку».

Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточнённой формы 6-НДФЛ таковы:

• указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
• в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
• остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:

1. В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
2. Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.

Документы

• Скачать бланк формы 6-НДФЛ
• Скачать образец формы 6-НДФЛ