Справка о доходах и суммах налога физического лица

В 2021 справку 2-НДФЛ упразднили. Теперь она стала частью 6-НДФЛ как ежегодное приложение под названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Форма по КНД 1175018). ФНС утвердила новый бланк и порядок заполнения.

В новой справке содержится информация об источнике дохода физлица, его зарплате, иных доходах и удержанном налоге. Она практически идентична 2-НДФЛ. Рассмотрим изменения в бланке, порядок его заполнения и сроки сдачи в ФНС.

Нормативно-правовая база

Начиная с отчётности за 2021 год, справка о доходах — это приложение № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Форма бланка за 2021 год утверждена Приложением № 4 к приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

При предоставлении сведений о доходах за 2020-ый и предшествующие годы справка выдаётся по старой форме (утверждена Приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

Кто обязан сдавать справку

Справка необходима, чтобы представить в ФНС сведения о доходах сотрудников, а также удержанный с них НДФЛ. Юрлица и ИП обязаны составлять её на всех лиц, получавших от них зарплату или другие выплаты. Они выступают налоговыми агентами, обязанными удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ.

Сдавать справку не нужно:

1. При выплате физлицам доходов, не облагаемых НДФЛ (например, если вы вручили работнику подарок на сумму до 4 000 руб., а другие выплаты отсутствовали).
2. При выплате физлицам доходов, не являясь налоговым агентом (например, если вы оплачивали услуги юриста, являющегося ИП или самозанятым).
3. Не требуется сдавать в ФНС нулевую справку (например, если вы не вели деятельность, не осуществляли выплаты сотрудникам либо выплачивали только суммы, не облагаемые НДФЛ).

Порядок и сроки сдачи справки

В 2022-ом работодатели сдают справку в виде приложения к справке 6-НДФЛ. При этом не раз в квартал, а один раз в год. Соответственно, справка 6-НДФЛ и приложение о доходах физлица заполняются по итогам 2022-го и направляются в ИФНС, где ИП или юрлицо числится налогоплательщиком, до 27 февраля 2023.

• работодатели, у которых число работников не превышает 10 человек, могут сдавать 6-НДФЛ и справку как в бумажном, так и электронном виде
• работодатели, у которых число работников больше 10 человек, сдают справки исключительно в электронном виде

Для юрлиц с несколькими обособленными подразделениями существуют отдельные правила:

• если и головное, и обособленные подразделения юрлица находятся в одном муниципальном образовании, работодатель отчитывается в ИФНС по месту учёта головного подразделения
• если головное подразделение юрлица находится в одном муниципалитете, а обособленные – в других, работодатель вправе выбрать одну ИФНС, в которую будет сдавать отчётность по всем обособленным подразделениям

Чтобы работодатель смог воспользоваться этим правом, ему нужно до 01.01.2022 уведомить все ИФНС, в которых подразделения состоят на учёте.

Изменить своё решение в течение года невозможно. Уведомить налоговиков придётся лишь в случае изменения числа обособленных подразделений или при наличии других обстоятельств, способных повлиять на порядок сдачи отчётности.

Когда нужно выдавать работнику справку

Справка 2-НДФЛ позволяет узнать о доходах и платёжеспособности физлица. Потому она часто требуется:

• для расчёта пенсии
• для получения налогового вычета по окончании года
• для передачи новому работодателю информации о стандартных вычетах (то есть при увольнении)
• для подтверждения платёжеспособности при выдаче кредита
• для подтверждения доходов при усыновлении детей
• для предоставления информации о доходах в суд
• для расчёта суммы выплат по алиментам
• для оформления визы и т.д.

Работодатель обязан предоставить справку по заявлению как трудоустроенного, так и уволившегося работника, а также иных лиц, получавших выплаты.

Форма справки за 2022-ый выглядит немного проще. В ней нет сведений о номере и признаке справки, а также уведомлений на вычеты. Но нужно указывать сведения о налоговом агенте.

По ст. 62 ТК РФ, если работник (в том числе бывший) обращается за справкой, работодатель обязан её выдать в течение 3-х рабочих дней. Она должна быть подписана руководителем.

При увольнении работника справка выдаётся в последний рабочий день.

Иным получателям дохода справка предоставляется в течение 30 рабочих дней.

Форма справки

Новая форма справки ориентирована на работодателей, отчитывающихся на бумаге. По мнению налоговиков, она также позволит автоматизировать и ускорить процесс обработки данных.

В 2022-ом справка состоит из 2-х частей:

• непосредственно «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
• приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»

Сама справка содержит сведения о налоговом агенте и 4 раздела:

1. Сведения о физлице – получателе дохода:
   • ФИО налогоплательщика
   • паспортные данные
   • ИНН
   • статус
   • код страны
2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода:
   • налоговая ставка
   • сумма облагаемого дохода
   • налоговая база
   • исчисленная и удержанная сумма налога
3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты:
   • код вычета
   • сумма
   • сведения об уведомлении
4. Сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога:
   • сумма дохода, с которого работодатель не удержал налог
   • сумма налога

В Приложении к справке указываются номер справки, отчётный год, ставка налога и заполняются сведения по месяцам.

Если у работника есть доходы, облагаемые по ставкам, отличным от 13%, их нужно отображать в отдельных разделах. Сумму налога с таких доходов также следует указывать отдельно.

Порядок заполнения справки

При заполнении справки недопустимо:

• использовать цветные чернила (допускается лишь чёрный, синий и фиолетовый цвет)
• вносить правки корректором
• печатать с двух сторон листа
• скреплять листы
• проставлять отрицательные числа

Для удобства мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению справки. При этом рекомендуем заполнять её в следующей последовательности: общая часть, 1 раздел, приложение к справке, 3 раздел, 2 раздел, 4 раздел.

Общая часть

Укажите ИНН и КПП налогового агента. При этом лица, занимающиеся частной практикой, указывают только ИНН. В графе «номер справки» укажите её номер в отчётном периоде. В графе «номер корректировки» укажите:

• для первичной справки – 00
• для 1-ой корректирующей справки – 01
• для 2-ой и других корректирующих справок – 02 и т.д.
• для аннулирующей справки – 99

Раздел 1. Данные о физическом лице-получателе дохода

Заполните сведения о налогоплательщике:

• ФИО
• дату рождения
• гражданство
• паспортные данные
• ИНН

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите общую сумму доходов, базу налогообложения, а также сумму исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ.

Напомним, что:

• общая сумма дохода – это сумма дохода в чистом виде (без учёта вычетов и удержаний)
• база налогообложения – показатель строки «общая сумма дохода» (за исключением вычетов)
• сумма фиксированных авансовых платежей заполняется только иностранными работниками на ПСН
• исчисленный НДФЛ рассчитывается как «налоговая база × ставку налога»
• удержанный НДФЛ – это сумма, которая удержана из доходов работника
• излишне удержанный НДФЛ – это излишне удержанная сумма, которую работодатель не вернул работнику или переплата по НДФЛ
• уплаченный НДФЛ – это сумма, которая уплачена в бюджет за год

Приложение к справке

Приложение заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите номер справки и налоговую ставку. В 2022-ом ставка равна:

• 13% – для резидентов
• 30% – для нерезидентов

Далее построчно укажите доходы сотрудника с кодами, а также вычеты, которые уменьшают налоговую базу.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Внесите данные о вычетах, указав код уведомления:

• для имущественных вычетов – 1
• для социальных – 2
• для уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи – 3

Не забывайте, что:

• каждый вычет заносится в отдельную строку
• суммы по одному коду вычета могут быть объединены
• одинаковые суммы вычетов с разными кодами заполняются в отдельных ячейках
• при нехватке строк заполняется несколько листов, при этом оформляется шапка документа и раздел вычетов

Раздел 4

Заполняется, если налог не был удержан. Необходимо указать сумму дохода, с которого вы не смогли удержать налог, а также саму неудержанную сумму. Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный раздел.

Контрольные соотношения

Поскольку в 2021-ом справка 2-НДФЛ стала приложением к справке 6-НДФЛ, значительно поменялись и контрольные соотношения. Они представлены в письме ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@. Большинство соотношений стали внутридокументными (т.к. раньше сравнивали показатели 2-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Работодателям, нарушившим контрольные соотношения, ФНС пришлёт уведомление о выявленных несоответствиях и потребует устранить их в течение 5 дней или представить пояснения.

Изменения в справке в 2021 году

Объединение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Правило о совместной отчётности действует с 2021 года (подп. «а» п. 19 ст. 2 ФЗ от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Теперь налоговые агенты вместо сдачи отдельной справки по форме 2-НДФЛ прикладывают её к расчёту 6-НДФЛ. В приложении нет сведений о налоговом агенте и отчётном периоде. В 3 разделе есть несколько полей для информации об уведомлениях со стороны налоговой. Поле «сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заменено 4 разделом.

Прогрессивная ставка НДФЛ

01.01.2021 введена прогрессивная ставка налога. Это означает, что:

• если годовой доход налогоплательщика не превысил 5 млн руб., он облагается по ставке 13%
• если годовой доход превысил указанную сумму, он облагается как 650 000 руб. + 15% с суммы превышения

В 2021-ом и 2022-ом работодатели должны учитывать каждую налоговую базу (например, отдельно зарплату и дивиденды). Если по каждой налоговой базе будут соблюдены допустимые лимиты, ставку в 15% применять не придётся.

Расчёт НДФЛ с процентов по вкладам

С 01.01.2021 действует правило: если проценты по вкладам превышают необлагаемый минимум (1 млн руб. × ставка ЦБ РФ на 01.01.2021), то они облагаются НДФЛ по ставке 13%. Налоговая база – превышение суммы дохода над необлагаемой суммой.

Новый перечень медицинских услуг

С 01.01.2021 действует новый перечень медицинских услуг, для которых возможно получение социального налогового вычета. Перечень утверждён постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 458. В него входят:

• услуги, связанные с медицинской эвакуацией и паллиативной помощью
• дорогостоящие услуги с использованием репродуктивных технологий
• услуги по ортопедическому лечению дефектов зубов и т.д.

Образец заполнения справки о доходах

Образец заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица:

 

Скачать форму справки о доходах

Скачать форму Справка о доходах и суммах налога физического лица

Скачать архивные формы Справки о доходах и суммах налога физического лица за 2018, 2019, 2020 год

Санкции за нарушения при сдаче справок

Непредоставление справки в составе 6-НДФЛ – основание привлечь работодателя к ответственности по ст. 126 НК РФ.

1. Для юрлиц и ИП штраф за каждую не предоставленную вовремя справку составит 200 руб.
2. На руководителя фирмы, главбуха или иное должностное лицо может быть наложен дополнительный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Также работодатели будут оштрафованы за предоставление справок с ошибками (неверная сумма дохода, ИНН, код и т.п.). Тогда юрлицам и ИП грозит штраф 500 руб. за каждую недостоверную справку. Однако санкций можно избежать, направив в ФНС справку с уточнениями до того, как ошибки будут обнаружены.

Читайте также Льготы для общепита с 2022 года