Как списать материальные запасы в 2024 году

С 2024 года бюджетные организации России столкнутся с необходимостью выбора между двумя наборами унифицированных форм первичных документов, утверждённых Министерством финансов. Речь идёт о документах, предусмотренных Приказом Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н и его предшественником — Приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Введение новых форм вызывает вопрос: какие формы использовать в 2024 году?

Унифицированные формы: эволюция и внедрение

Унифицированные формы первичных документов играют ключевую роль в документообороте бюджетных организаций, обеспечивая стандартизацию и упрощение учёта хозяйственных операций. Приказ № 61н вводит обновлённый набор форм, отражающих современные требования к ведению бухгалтерского учёта и документооборота. В то же время, многие из этих новых форм имеют аналоги в ранее действующем Приказе № 52н, что приводит к дублированию и выбору между старыми и новыми форматами. Для наглядности приводим таблицу:

Выбор между Приказами: электронный и бумажный документооборот

Бюджетные учреждения, которые уже внедрили и используют электронный документооборот (ЭДО), обязаны применять формы, утвержденные Приказом 61н. Это связано с тем, что новые формы оптимизированы для электронного формата и более соответствуют текущим стандартам ведения учёта.

Для организаций, продолжающих использовать бумажные документы, выбор не столь очевиден. Действующее законодательство не запрещает использование бумажных форм, и в 2024 году допустимо применение форм из Приказа 52н. Формально это решение правомерно, однако стоит учитывать долгосрочные перспективы и изменения в нормативной базе.

Аргументы в пользу перехода на формы Приказа 61н

Несмотря на возможность временного использования форм из Приказа 52н, существует ряд причин для перехода на формы, утвержденные Приказом 61н:

1. Будущее электронного документооборота: основная часть организаций бюджетной сферы постепенно переходит на ЭДО. Это означает, что с ростом числа пользователей новых форм, Приказ 52н в конечном итоге будет отозван. Организации, которые не перейдут на новые формы вовремя, могут столкнуться с проблемами после отмены старых форм.
2. Риски нарушения требований учёта: после отзыва Приказа 52н продолжение использования его форм будет считаться нарушением оформления фактов хозяйственной жизни. Это не повлечёт за собой административной ответственности, но может сказаться на репутации организации и привести к недовольству со стороны регулирующих органов.
3. Техническая готовность и адаптация: переход на новые формы требует времени и ресурсов для адаптации процессов и обучения сотрудников. Чем раньше организация начнёт этот переход, тем более плавным он будет, минимизируя возможные сбои в работе.

Заключение: стратегия плавного перехода

В текущей ситуации, когда допускается использование форм обоих приказов, бюджетным учреждениям рекомендуется начать постепенный и качественный переход на унифицированные формы первичных документов по Приказу 61н. Это поможет избежать потенциальных проблем в будущем и обеспечит соответствие современным требованиям учёта. Таким образом, усилия должны быть направлены на обучение персонала, модернизацию технической инфраструктуры и подготовку к полному переходу на новые формы документооборота.

Организации должны воспринимать эту реформу как возможность улучшить свои процессы и подготовиться к неизбежным изменениям в нормативной базе, которые сделают электронный документооборот стандартом для всех участников бюджетной сферы.

Для чего и на каких основаниях списывают матзапасы

Процесс списания материальных запасов (МЗ) в бюджетных учреждениях напрямую зависит от причины выбытия. Руководствуясь положениями Приказа Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н, организация должна учитывать различные аспекты при документальном оформлении этих операций. В данном тексте рассматривается процедура списания запасов, расходуемых в деятельности учреждения.

Расходование в деятельности учреждения

Согласно Методическим указаниям Приказа 61н, списание материальных запасов, использованных в деятельности учреждения, оформляется Актом о списании материальных запасов (форма 0510460). Этот документ подготавливается уполномоченным исполнителем из состава комиссии на основании документов, подтверждающих расход материальных запасов. В качестве одного из таких документов Приказ 61н называет отчёт ответственного лица, которое отвечает за работу с материальными запасами и их расходование.

Важные аспекты оформления документов по Приказу 61н

Отсутствие обязательного реквизита в Акте о списании:

1. В форме Акта о списании (ф. 0510460) отсутствует обязательное для заполнения поле «Документ-основание». Это значит, что все правила и порядок составления Акта должны быть утверждены учётной политикой учреждения, в частности графиком документооборота.
2. График документооборота определяет ответственного исполнителя, который из состава комиссии будет заполнять Акт. Согласно Приказу 61н, таким исполнителем является член комиссии, обладающий необходимыми знаниями о расходе материальных запасов. Документ должен быть предварительно заполнен материально ответственным лицом, которое работает с материальными ценностями и знает объём израсходованных запасов. В этом случае отдельный «отчёт ответственного лица» может не потребоваться.

Необходимость учёта «отчета ответственного лица»

Если учреждение решит строго следовать Приказу 61н и внедрить «отчёт ответственного лица» в документооборот, необходимо будет самостоятельно разработать и закрепить учётной политикой порядок работы с ним. Это включает в себя:

• разработку формы документа
• определение содержания
• установление периодичности составления
• порядок передачи отчёта ответственному лицу комиссии для оформления Акта о списании (ф. 0510460) и другие аспекты

Важно отметить, что Приказ 61н не содержит разъяснений относительно структуры и содержания «отчёта ответственного лица», что требует от учреждения самостоятельного подхода к разработке этого документа.

Дополнительные документы для утилизации отходов

В некоторых случаях Акт о списании (ф. 0510460) может быть не единственным необходимым документом. Если в процессе списания материальных запасов образуются отходы, то их утилизация должна быть оформлена отдельно. Для этого используется Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (форма 0510435).

Цепочка документооборота

Таким образом, документооборот при списании материальных запасов, которые используются в деятельности учреждения, может включать следующие этапы:

1. Отчёт ответственного лица (при необходимости): фиксирует фактическое расходование материальных запасов.
2. Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460): утверждается комиссией на основании отчета и подтверждает списание.
3. Акт об утилизации (ф. 0510435): оформляет утилизацию отходов, если они образовались в процессе списания.

Процедура списания материальных запасов (МЗ) в бюджетных учреждениях может различаться в зависимости от причины выбытия. В данном тексте рассмотрим особенности учёта МЗ, списываемых по естественным причинам, а также в случае порчи имущества.

Списание материальных запасов по естественным причинам

При списании МЗ, использованных в деятельности учреждения, нужно учитывать не только те, что списываются полностью, но и те, учёт которых продолжается на забалансовых счетах. Это касается бланков строгой отчётности, сувенирной и наградной продукции, запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных, и материальных ценностей, переданных в личное пользование сотрудникам.

Особенности документооборота

Документальное оформление выдачи:

1. Требование-накладная (ф. 0510451): согласно Приказу 61н, выдача материальных ценностей для использования в деятельности учреждения оформляется этим документом.
2. Инструкция 157н: Устанавливает особый порядок учёта для специфических категорий МЗ, таких как бланки строгой отчетности, сувенирная и наградная продукция, запасные части к транспортным средствам и материальные ценности, переданные в личное пользование.
3. Перевод на забалансовые счета: указанные категории материальных ценностей после списания с балансового учёта принимаются к учёту на соответствующих забалансовых счетах. Таким образом, Требование-накладная (ф. 0510451) выполняет функцию не только документа, подтверждающего выдачу, но и списания.

Порядок документооборота для таких операций включает следующие этапы:

1. Подготовка и оформление Требования-накладной (ф. 0510451).
2. Списание материальных запасов с балансового учёта.
3. Принятие к учёту на забалансовых счетах.

Все детали процедуры можно найти в соответствующих руководствах и методических указаниях учреждения.

Списание материальных запасов из-за порчи

Если материальные ценности испорчены, процедура списания требует более тщательного подхода, начиная с инвентаризации.

Процесс инвентаризации и документооборота

1. Инвентаризация: согласно пункту 81 СГС «Концептуальные основы», инвентаризация обязательна при установлении фактов порчи имущества. Под порчей понимаются не только физическое повреждение, но и истечение срока годности, нарушение условий хранения и другие факторы, делающие запасы непригодными для использования.
2. Цепочка документов:

• акт инвентаризации: фиксирует результаты инвентаризации и подтверждает факт порчи материальных ценностей.
• акт о списании материальных запасов (ф. 0510460): оформляется на основании акта инвентаризации и подтверждает списание испорченных запасов.

Просим учесть, что из всего перечисленного только Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) считается первичным учётным документом, отражающим бухгалтерские операции по снятию с балансового учёта объектов нефинансовых активов, сочтённых комиссией неактивами, и отражение их на забалансовом счёте 02 «Материальные ценности на хранении». Министерство финансов сообщает об этом в письме от 01.12.2022 № 02-07-07/117981).

Отметим также, что в Методических указаниях Приказа 61н говорится, что форма 0510440 составляется на основе показателей инвентаризационных описей по объектам учёта нефинансовых активов, для которых инвентаризация показала несоответствие их реального состояния соответствующим критериям.

Отразив документ 0510440 в регистрах бухучёта, Вы ещё не завершили процедуру списания. Нужно поработать с данными забалансового счёта 02 и оформить ещё ряд документов (см. таблицу):

Минфин России в письме от 31 августа 2023 года № 02-06-07/83273 разъяснил методические рекомендации по формированию первичного учётного документа «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (форма 0510440). Данный документ регулирует процесс списания нефинансовых активов и описывает несколько важных особенностей документооборота.

Процедура списания нефинансовых активов

Когда комиссия учреждения принимает решение о необходимости списания объекта нефинансового актива (что указывается в графе 9 раздела 3 «Заключение комиссии» формы 0510440), это решение должно быть утверждено руководителем учреждения. После утверждения одновременно с Решением комиссии формируется Акт о списании материальных запасов (форма 0510460).

Учётные особенности:

1. Акт о списании (ф. 0510460): этот документ не формирует бухгалтерских проводок, за исключением случаев недостачи по объектам нефинансовых активов. Недостачи оформляются напрямую Актом о списании без оформления Решения комиссии (ф. 0510440).
2. До мероприятий по утилизации (ф. 0510435): подготовленное к списанию имущество не выбывает с забалансового счёта 02 «Материальные ценности на хранении». Утверждённый Акт об утилизации (ф. 0510435) становится первичным учётным документом, на основании которого имущество списывается с забалансового счёта.

Списание материальных ценностей при утрате

Когда материальные ценности утрачены в результате хищения, недостач или чрезвычайных ситуаций, процесс списания несколько упрощается.

Документооборот в случае утраты

1. Инвентаризация: пункт 81 СГС «Концептуальные основы» требует обязательной инвентаризации при установлении факта утраты имущества. Это необходимо для подтверждения наличия хищения, недостачи или других причин утраты.
2. Отсутствие формальных документов: решение о прекращении (ф. 0510440) и Акт об утилизации (ф. 0510435) не формируются, так как сам актив отсутствует. Упрощённый документооборот исключает необходимость этих документов, поскольку процесс фиксации утраты не требует подтверждения в виде дополнительных актов.
3. Акт о списании: в случае утраты оформляется только Акт о списании, который фиксирует факт недостачи или хищения. Данный документ служит основанием для проведения бухгалтерских операций и отражения убытков в учёте.

Исчезновение “Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения” и “Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря”

С 2024 года бюджетные учреждения должны применять формы документов, утверждённые Приказом Минфина России № 61н. Это привело к изменениям в привычных процедурах, касающихся документов, ранее используемых в рамках Приказа 52н, таких как Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) и Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0504143).

Что произошло с привычными формами?

В пакете документов, обязательных к применению по Приказу 61н, отсутствуют формы, которые могли бы полностью или частично соответствовать Ведомости (ф. 0504210) и Акту (ф. 0504143). Учреждения, для которых эти формы стали неотъемлемой частью документооборота, сталкиваются с необходимостью выбора:

1. Продолжать использовать документы по Приказу 52н: поскольку Приказ 52н сохраняет свою силу и в 2024 году, учреждения могут продолжать использовать данные формы, если они удобны и подходят для текущих процессов.
2. Перейти на формы Приказа 61н: это более предпочтительный вариант, поскольку позволяет унифицировать документооборот и избежать возможных сложностей при будущем отзыве Приказа 52н.

Замена устаревших форм

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

1. Замена для мягкого инвентаря: мягкий инвентарь, учитываемый как материальные запасы, теперь списывается с помощью Акта о списании материальных запасов (форма 0510460).
2. Замена для хозяйственного инвентаря: хозяйственный инвентарь, который учитывается как основные средства, списывается с использованием Акта о списании объектов нефинансовых активов (форма 0510454).

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

1. Замена на Требование-накладную (ф. 0510451): для оформления заявки на получение материальных ценностей для использования в деятельности учреждения. Это документ для внутреннего перемещения, и списание с учёта не производится.
2. Замена на Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460): используется для окончательного списания, когда запасы приходят в негодность.

Преимущества нового подхода

Ранее Ведомость (ф. 0504210) применялась для выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Это приводило к проблемам, когда запасы неоднократного применения, такие как садовый инвентарь или канцелярские товары, списывались с учёта до их фактической утилизации. Проверки могли выявить несоответствие между бухгалтерскими данными и фактическими остатками, что требовало фиксации излишков по результатам инвентаризации.

Теперь разделение функций между Требованием-накладной и Актом о списании позволяет:

1. Сохранять учёт запасов неоднократного применения: эти запасы остаются на балансе до их фактической утилизации. Таким образом, учётные данные всегда соответствуют фактическим остаткам.
2. Упрощать учёт расходников: для материалов однократного использования (медикаменты, чистящие средства) Требование-накладная может выполнять функцию документа списания с балансового учёта.

Читайте также Исключения из реестра МСП в июле