Каждый факт хозяйственной жизни нужно подтверждать первичными документами, и форс-мажор здесь не исключение. Если из-за коммунальной аварии пропала первичка, придется доказывать сам факт ее утраты. В этой подборке вопросов и ответов разобрано дело, в котором суд объяснил, какие документы для этого нужны и почему подтверждение самой аварии не защищает от доначисления НДФЛ и страховых взносов.
Какие претензии предъявила налоговая инспекция организации?
В ходе проверки ИФНС выявила неподтвержденные подотчетные и командировочные средства. Их общая сумма составила более 24 774 211 руб. Организация не предъявила документы, которые подтверждали бы расходование этих денег на производственные нужды. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ и страховые взносы.
Как организация пыталась оспорить доначисления?
Организация привела два довода. Первый: первичные документы были уничтожены в результате коммунальной аварии. Помещение, где хранилась отчетность, затопило. Чтобы подтвердить аварию, компания представила два акта. Первый составила управляющая компания непосредственно в момент подтопления. Второй составил собственник помещения через некоторое время после случившегося.
Второй довод: спорные расходы нельзя считать неподтвержденными. В рамках проверки инспекция допрашивала работников, и они сообщили, что подотчетные суммы потрачены на производственные нужды.
Суд не согласился ни с одним из доводов.
Что нужно подтверждать, если документы пропали из-за форс-мажора?
Суд разъяснил, что компании следовало подтвердить не затопление помещения как таковое, а утрату в связи с ним конкретных первичных документов. Представленные акты этого не доказывали.
В акте управляющей компании было указано только повреждение напольного покрытия (линолеум, ковролин) и влажные стены (обои и декоративная штукатурка). О порче бухгалтерских документов общества, хранившихся в подтопленном помещении, там не говорилось. Второй акт, составленный представителями собственника, был оформлен так же: зафиксированы только повреждения стен и пола. К актам не приложили фотографии, по которым можно было бы оценить масштаб затопления и убедиться, что в помещении действительно хранились бухгалтерские документы и что они утрачены полностью.
Других документов, подтверждающих уничтожение первички при затоплении, налогоплательщик не предъявил ни в ИФНС, ни в суд.
Важно! Доказательства утраты документов нужно собирать заранее и представлять их на стадии проверки и в суде первой и апелляционной инстанций. Суд округа в этом деле напомнил, что при проверке судебных актов он оценивает лишь правильность применения норм материального и процессуального права. Заново исследовать доказательства и устанавливать фактические обстоятельства он не вправе.
Могут ли свидетельские показания работников заменить документы о расходовании подотчетных средств?
В рассмотренном деле не могут. Суд не признал показания работников достаточным доказательством. По мнению арбитров, они не равноценны письменным доказательствам, подтверждающим, что работники израсходовали деньги на нужды компании. Более того, суды указали, что свидетельские показания сотрудников не являются допустимым доказательством материальных затрат подотчетных лиц.
Почему инспекция правомерно доначислила НДФЛ и страховые взносы?
Если нет доказательств, что подотчетные деньги потрачены на нужды организации, невозвращенные суммы признаются доходом физлица. С дохода начисляются НДФЛ и страховые взносы. Именно так и квалифицировала спорные суммы инспекция, и суд признал ее подход правильным.
Справка! Суды опирались на следующие нормы и позиции. По постановлениям Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и 13510/12, при отсутствии доказательств расходования подотчетных средств и оприходования товарно-материальных ценностей эти деньги в соответствии со статьей 210 НК РФ считаются доходом подотчетного лица и включаются в базу по НДФЛ. Согласно пункту 2 статьи 422 НК РФ, страховыми взносами не облагаются суммы, выданные работнику для приобретения товарно-материальных ценностей для организации. Это правило применяется, когда такое расходование подтверждено. Кроме того, статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом.
Достаточно ли доказать утрату первички из-за аварии, чтобы избежать доначислений?
Нет, одного этого мало. Нужно также иметь доказательства того, что восстановить утраченную документацию невозможно. Вывод содержится в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 25.06.2026 № Ф09-2546/26 по делу № А47-12452/2024. В этом деле суды также отметили, что налогоплательщик не представил иных документов, подтверждающих уничтожение бухгалтерской документации и невозможность ее восстановления.
Что учесть компании, чтобы подтвердить утрату первички при коммунальной аварии?
Из позиции суда следует, что подтверждать нужно не аварию в целом, а то, что пострадали именно бухгалтерские документы организации. Для этого пригодятся документы и сведения, которых не хватило в рассмотренном деле:
- акты, в которых зафиксирована порча или уничтожение конкретных первичных документов организации, а не только повреждение отделки помещения;
- фотографии, позволяющие оценить масштаб затопления и убедиться, что в помещении хранились бухгалтерские документы и что они утрачены в полном объеме;
- доказательства того, что утраченные документы невозможно восстановить.
Чтобы подтвердить утрату документов и само расходование подотчетных сумм, потребуются письменные подтверждения расходования подотчетных средств на нужды компании, так как свидетельские показания их не заменяют.
Неподтвержденный подотчет, признанный доходом работников, попадает в расчеты по НДФЛ и страховых взносах. Подготовить и отправить такую отчетность в ФНС можно через Контур.Экстерн.
Добавить комментарий