С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде (ЭПД). Заказчиков услуг волнует, не придется ли из-за бумажных накладных отказываться от расходов по налогу на прибыль и вычета НДС. Ответы на основные вопросы даны в письме ФНС от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@.
Можно ли учесть расходы и принять НДС к вычету, если перевозочные документы оформлены на бумаге?
Да, можно. ФНС напомнила, что обязательное электронное оформление документов в сфере грузоперевозок не отменяет общих правил учета расходов и вычетов. По позиции ведомства, факт оформления перевозочных документов на бумажном носителе сам по себе не является самостоятельным основанием для отказа заказчику (покупателю услуг) в признании расходов по налогу на прибыль организаций и в применении вычетов по НДС.
Бумажная накладная не лишает покупателя услуг права на расходы и вычет, если документы соответствуют общим требованиям законодательства и перевозка действительно состоялась. Иными словами, претензия инспекции, построенная только на бумажном формате перевозочного документа, не должна приводить к «срезанию» расходов и вычетов.
Поводом для письма ФНС стало вступление в силу с 1 сентября 2026 года п. 4 ст. 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Эта норма обязывает участников отношений в сфере грузоперевозок оформлять документы в электронном виде.
Разъяснения нужны были, чтобы определить, как нарушение требований к формату перевозочного документа влияет на налоговый учет заказчика. ФНС разъяснила порядок учета расходов при исчислении налога на прибыль и применения вычетов по НДС. Позиция ведомства согласована с Минфином России (письмо Минфина России от 28.10.2026 № 03-03-08/95209).
На какие нормы опирается ФНС, разрешая учесть расходы и вычет по бумажным документам?
Налоговая служба ссылается на общие нормы Налогового кодекса РФ и Закона о бухгалтерском учете. Они не привязывают право на расходы и вычеты к электронной форме перевозочного документа. Для налога на прибыль и для НДС требования разные, поэтому рассмотрим их по отдельности.
По налогу на прибыль организация уменьшает доходы на сумму произведенных расходов. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Обоснованные расходы – это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Справка! Документально подтвержденными считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Допускаются и документы, оформленные по обычаям делового оборота иностранного государства, где были произведены расходы. Кроме того, подойдут документы, косвенно подтверждающие расходы: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором.
Для вычета НДС, согласно п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ, нужно выполнить несколько условий. Суммы налога должны быть предъявлены при приобретении на территории РФ товаров (работ, услуг) для операций, облагаемых НДС. Вычет возможен на основании счета-фактуры, выставленного продавцом, после принятия услуг на учет и при наличии соответствующих первичных документов.
Что касается формы первичного документа, то в силу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Согласно п. 5 этой статьи документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Именно поэтому бумажный вариант не может считаться самостоятельным основанием для отказа.
Означает ли письмо ФНС, что перевозочные документы можно оформлять только на бумаге?
Нет. ФНС не разрешает заменять обязательные электронные перевозочные документы бумажными. Ведомство лишь подтвердило, что заказчик не теряет право на расходы и вычет, если документы все же оформлены на бумаге. Налоговых последствий для заказчика бумажное оформление само по себе не создает, но административный риск остается.
Согласно ст. 6.1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ) клиент и экспедитор за нарушение обязательных требований этого закона несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ. В частности, ст. 11.14.3 КоАП РФ устанавливает административную ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности.
Важно! Письмо защищает только налоговый учет заказчика. Штрафные риски для клиента и экспедитора по ст. 11.14.3 КоАП РФ оно не снимает: налоговая позиция и административная ответственность существуют независимо друг от друга.
Что должен обеспечить заказчик, чтобы отстоять расходы и вычет при бумажных документах?
Письмо ФНС поможет заказчику отстоять налоговый учет реальных и подтвержденных услуг, если претензия инспекции сводится только к бумажному формату перевозочных документов. Но это не отменяет остальных требований: все прочие условия признания расходов и применения вычетов должны быть выполнены.
На практике это значит, что нужно соблюсти следующие условия:
- расходы должны быть экономически обоснованными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода;
- затраты должны быть подтверждены надлежащим образом оформленными документами;
- услуги должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС, и приняты на учет;
- у заказчика должны быть счет-фактура и соответствующие первичные документы;
- перевозка должна действительно состояться.
Вопросы реальности операций, подтверждения сделок, искажения сведений о фактах хозяйственной жизни и признаков формального документооборота, указывающих на необоснованную налоговую выгоду, в письме не рассматриваются. Эти критерии налоговые органы применяют отдельно, и бумажный формат документа на них не влияет.
Согласована ли позиция ФНС с Минфином?
Да, согласована. В письме ФНС от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@ прямо указано, что данная позиция согласована с Министерством финансов РФ, а в качестве подтверждения приведено письмо Минфина России от 28.10.2026 № 03-03-08/95209. ФНС также поручила довести письмо до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков, поэтому им можно руководствоваться как единой позицией ведомства при спорах с инспекцией.
Оформлять перевозочные документы в электронном виде, в том числе транспортные накладные и путевые листы, можно в сервисе Логистика от Контур.Диадок.
Добавить комментарий