Уведомление по НДФЛ в 2026 году: подробная инструкция по заполнению и сдаче

С переходом на механизм Единого налогового счета (ЕНС) налоговые агенты обязаны регулярно информировать контролирующие органы о суммах удержанного подоходного налога. Для этого используется специальный отчетный документ, который позволяет налоговой инспекции своевременно распределять средства с баланса компании в соответствующий бюджет. В 2026 году порядок работы с этим документом претерпел изменения: появилась возможность авансовой сдачи, а расчет сумм усложнился из-за применения обновленной прогрессивной шкалы налогообложения.

Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов (КНД 1110355) — единая форма, применяемая в системе ЕНП для отражения обязательств по налогам и страховым взносам.

Изменения в правилах подачи уведомлений по НДФЛ

В 2026 году законодатели внесли существенные поправки в порядок информирования налоговых органов. Главным изменением стало право работодателей направлять уведомления сразу на несколько месяцев вперед или на весь календарный год. Это позволяет сократить количество подаваемых документов, при этом перечислять деньги заранее не требуется: средства будут списываться с ЕНС в установленные сроки.

Второе важное изменение связано с расчетом самого налога. С 2025 года применяется пятиступенчатая прогрессивная шкала, которая в 2026 году сохраняет свое действие. Налог исчисляется нарастающим итогом с совокупного дохода работника, и для каждой ставки предусмотрен свой код бюджетной классификации (КБК). Из-за этого бухгалтерам нужно внимательнее распределять суммы по КБК.

Кто обязан сдавать уведомление

Уведомление обязаны подавать все лица, выплачивающие доходы физическим лицам и удерживающие НДФЛ, в том числе:

• организации;
• индивидуальные предприниматели с работниками;
• заказчики по договорам ГПХ;
• нотариусы, адвокаты, арбитражные управляющие и частные оценщики — при представлении уведомлений по авансовым платежам НДФЛ в случаях, предусмотренных законодательством.

Если в отчетном периоде компания не производила выплат физическим лицам и не удерживала налог, сдавать «нулевое» уведомление не нужно. Документ формируется исключительно при наличии фактических сумм к уплате.

Сроки сдачи уведомления в 2026 году

Базовое правило, закрепленное в п. 9 ст. 58 Налогового кодекса РФ, обязывает налоговых агентов отчитываться и перечислять НДФЛ два раза в месяц. Исключением является декабрь, когда отчетность подается трижды.

Каждый месяц делится на два расчетных периода. Если крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший следующий рабочий день согласно ст. 6.1 НК РФ.

Бланк и нормативная база

Форма документа едина для всех налогов и взносов, уплачиваемых в рамках ЕНП. В одном бланке можно отразить обязательства сразу по нескольким платежам, заполнив для каждого отдельный блок строк.

Актуальный бланк по форме КНД 1110355 утвержден Приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@. Порядок проверки документа регламентируется контрольными соотношениями из Приказа ФНС от 16.01.2024 № ЕД-7-15/19@ (с дополнениями из Письма ФНС от 17.01.2025 № ЕА-4-15/354@). Документ состоит из титульного листа и раздела «Данные».

Пошаговая инструкция по заполнению

При заполнении раздела «Данные» необходимо строго соблюдать правила указания реквизитов, так как любая опечатка приведет к тому, что ФНС не сможет идентифицировать платеж и зачислит его в невыясненные поступления.

Коды периодов для удержанного НДФЛ

Код отчетного периода состоит из двух частей, разделенных дробью. Первая часть обозначает квартал: 21 (I квартал), 31 (II квартал), 33 (III квартал), 34 (IV квартал). Вторая часть указывает на порядковый номер периода внутри квартала.

Для первой половины месяца (с 1 по 22 число) используются коды 01, 02, 03. Для второй половины месяца (с 23 по последнее число) применяются коды 11, 12, 13.

• с 1 по 22 января – 21/01;
• с 23 по 31 января – 21/11;
• с 1 по 22 февраля – 21/02;
• с 23 по 28 (29) февраля – 21/12;
• с 1 по 22 марта – 21/03;
• с 23 по 31 марта – 21/13;
• с 1 по 22 апреля – 31/01;
• с 23 по 30 апреля – 31/11;
• с 1 по 22 мая – 31/02;
• с 23 по 31 мая – 31/12;
• с 1 по 22 июня – 31/03;
• с 23 по 30 июня – 31/13;
• с 1 по 22 июля – 33/01;
• с 23 по 31 июля – 33/11;
• с 1 по 22 августа – 33/02;
• с 23 по 31 августа – 33/12;
• с 1 по 22 сентября – 33/03;
• с 23 по 30 сентября – 33/13;
• с 1 по 22 октября – 34/01;
• с 23 по 31 октября – 34/11;
• с 1 по 22 ноября – 34/02;
• с 23 по 30 ноября – 34/12;
• с 1 по 22 декабря – 34/03;
• с 23 по 31 декабря – 34/13.

КБК для прогрессивной шкалы НДФЛ

При применении пятиступенчатой шкалы налоговые агенты обязаны распределять удержанные суммы по разным КБК в зависимости от годового дохода сотрудника. Смешивать разные ставки в одной строке категорически запрещено.

Основные коды бюджетной классификации, действующие в 2026 году:

• 182 1 01 02010 01 1000 110 – ставка 13% для доходов до 2,4 млн рублей;
• 182 1 01 02080 01 1000 110 – ставка 15% для доходов от 2,4 до 5 млн рублей;
• 182 1 01 02150 01 1000 110 – ставка 18% для доходов от 5 до 20 млн рублей;
• 182 1 01 02160 01 1000 110 – ставка 20% для доходов от 20 до 50 млн рублей;
• 182 1 01 02170 01 1000 110 – ставка 22% для доходов свыше 50 млн рублей;
• 182 1 01 02130 01 1000 110 – налог с дивидендов;
• 182 1 01 02210 01 1000 110 – налог с районных коэффициентов и северных надбавок (до 5 млн рублей).

Пример! Организация удержала с зарплат сотрудников за период с 23 по 31 января 2026 года налог в размере 150 000 рублей по ставке 13% и 25 000 рублей по ставке 15%. В разделе «Данные» бухгалтер заполнит два отдельных блока. В первом блоке он укажет КБК для 13%, сумму 150 000 и код периода 21/11. Во втором блоке – КБК для 15%, сумму 25 000 и тот же код 21/11.

Особые случаи заполнения

На практике часто возникают ситуации, требующие нестандартного подхода к оформлению документа.

Специфика для обособленных подразделений

Налог за работников обособленного подразделения (ОП) уплачивается по месту нахождения этого подразделения согласно п. 7 ст. 226 НК РФ. В документе это отражается отдельным блоком строк: указывается КПП самого обособленного подразделения и ОКТМО муниципального образования, где оно находится. Если указать реквизиты головного офиса вместо данных подразделения, ФНС не сможет распределить платежи по местным бюджетам. В результате по обособленному подразделению может возникнуть задолженность.

Алгоритм корректировки ошибок

Отдельного бланка «корректирующего» уведомления не существует. Любой новый документ, поданный с теми же реквизитами, автоматически заменяет предыдущие данные в базе ФНС.

Если ошибка допущена только в сумме налога:

1. Сформируйте новый бланк.
2. Укажите те же самые КПП, ОКТМО, КБК, код периода и год.
3. В поле суммы впишите правильное значение целиком (не разницу, а итоговую сумму).
4. Отправьте документ в инспекцию.

Если ошибка допущена в реквизитах (КБК, ОКТМО, периоде или КПП):

1. Создайте новый бланк.
2. В первом блоке повторите все ошибочные реквизиты в точности так, как они были указаны ранее.
3. В поле суммы для этого блока поставьте «0» (это обнулит неверную запись).
4. Ниже заполните новый блок, указав правильные реквизиты и фактическую сумму налога.

Способы сдачи в инспекцию

Налоговые агенты направляют данные в инспекцию по месту своего учета. Выбор формата зависит от среднесписочной численности работников и статуса компании.

Подать документ на бумажном носителе имеют право только те работодатели, у которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый и текущий годы не превышает 10 человек, и при условии, что они не относятся к категории крупнейших налогоплательщиков.

Для всех остальных предусмотрена исключительно электронная форма сдачи. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передается либо через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота.

Сдавать отчетность электронно удобнее и быстрее через сервис Контур.Экстерн. Система сама проверит форму на ошибки перед отправкой и подтвердит доставку в ФНС.

Штрафы за несдачу и ошибки

Опоздание с подачей уведомления может привести к финансовым последствиям, однако ФНС в Письме ФНС от 28.12.2023 № БВ-4-7/14776@ разъяснила, что штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ к таким уведомлениям не применяется.

При нарушении сроков возможны пени по ст. 75 НК РФ. Если инспекция не получит данные, она не сможет распределить деньги с ЕНС. Налог будет считаться неуплаченным, и с первого дня просрочки начнут начисляться пени (для организаций: первые 30 дней – 1/300 ключевой ставки ЦБ, с 31 по 90 день – 1/150, далее снова 1/300). Кроме того, за неперечисление налога грозит штраф в размере 20% от суммы по ст. 123 НК РФ.

Важно! Если на момент наступления срока уплаты на вашем Едином налоговом счете имеется положительное сальдо, достаточное для покрытия обязательств по НДФЛ, пени начисляться не будут, даже если вы забыли подать документ или ошиблись в нем.

Частые вопросы

Нужно ли подавать уведомление, если налог не удерживался?

Нет, не нужно. Документ формируется только по факту выплаты дохода и удержания налога. «Нулевых» бланков в данном случае не существует.

Можно ли в одном документе показать НДФЛ и страховые взносы?

Да, форма КНД 1110355 является универсальной. В разделе «Данные» каждый налог или взнос заполняется в отдельном блоке строк со своим КБК, периодом и суммой.

Что делать, если выяснилось, что сумма завышена?

Необходимо подать новый бланк с теми же реквизитами, указав правильную (меньшую) сумму. Излишне списанные средства вернутся на баланс ЕНС в виде положительного сальдо после того, как вы сдадите квартальный расчет 6-НДФЛ.