С 1 апреля 2016 года начал действовать Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 74н, устанавливающий новые правила обмена счетами-фактурами по каналам телекоммуникационной связи. Старый приказ от 25 апреля 2011 г. № 50н, регулировавший порядок выставления и получения электронных счетов-фактур, признан утратившим силу. В статье пойдет речь о том, как необходимо оформлять эти документы в соответствии с введенными новшествами.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

В утратившим силу приказе № 50н шла речь о применении для подписания счетов-фактур электронной цифровой подписи. Однако она уже почти три года за рамками правил — с тех пор, как перестал действовать закон № 1-ФЗ от 10.01.02. Теперь в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ вместо электронной цифровой подписи введены новые ее виды: простая и усиленная (неквалифицированная и квалифицированная). Так вот, новый приказ Минфина приводит порядок обмена электронными счетами-фактурами в соответствие с законодательством и определяет, что для подписи электронных счетов-фактур необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Важный момент: теперь реквизиты лица, указанного в счете фактуре в качестве подписывающего, должны соответствовать усиленной КЭП.

Этот вид электронной подписи предусмотрен не только для счетов-фактур, но и для служебных документов, которые составляются в процессе электронного обмена. Другими словами, различные виды подтверждений и извещений также должны быть подписаны усиленной КЭП.

Согласие компании на предоставление данных другому оператору ЭДО

Контур.Экстерн

Чтобы иметь возможность обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, компания должна предпринять несколько простых шагов. Такие правила действовали и ранее, сохранились они и после вступления в силу Приказа № 74н. Вот что необходимо сделать:

  • получить в одном из удостоверяющий центров квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи всех уполномоченных на подпись документов лиц;
  • обратиться к одному из операторов электронного документооборота (ЭДО) и заявить о желании участвовать в обмене электронными счетами-фактурами;
  • получить у оператора все необходимые для этого данные: идентификатор участника ЭДО, реквизиты доступа и прочее.

На втором этапе потребуется заполнить заявление установленной формы — так было и до изменений. Однако Приказ № 74н вводит в форму заявления еще один пункт, в котором заявитель подтверждает свое согласие на предоставление сведений другим операторам ЭДО. Это потребуется в случае, когда контрагент организации пользуется услугами иного оператора. Последние три года компании-операторы ведут активную работу в направлении введения так называемого роуминга. Они заключают между собой соглашения об обмене данными своих клиентов, что позволяет налогоплательщикам выставлять и получать электронные счета-фактуры несмотря на привязку к разным операторам ЭДО. Таким образом, например, могут обмениваться документами клиенты систем «Диадок» от СКБ Контур и «DIRECTUM» от оператора ЭДО ООО «ДИРЕКТУМ».

Порядок действий в случае отсутствия подтверждения от оператора

Согласно новым правилам, для установки факта выставления продавцом и, соответственно, получения покупателем счета-фактуры достаточно подтверждения оператора ЭДО. Ранее помимо этого документа необходимо было извещение покупателя о получении счета-фактуры, однако Приказ № 74н это требование упразднил.

Контур.Фокус

Таким образом, если продавец получил подтверждение оператора о передаче счета-фактуры, то вправе считать документ выставленным. Однако как быть, если по какой-то причине это подтверждение не приходит? В такой ситуации продавец обязан сообщить об этом оператору и еще раз выставить счет-фактуру в адрес покупателя. Новые правила также гласят, что при невозможности направления электронного счета-фактуры через оператора ЭДО, документ следует отправить покупателю на бумажном носители.

Если же покупатель не получил счет-фактуру в установленный срок, он должен обратиться по этому поводу к продавцу. Последний проверяет, есть ли у него подтверждение от оператора ЭДО, то есть выставлен ли счет-фактура в действительности. При наличии подтверждения контрагенты (кто-то из них или же оба) обращаются к оператору ЭДО. Последний должен еще раз направить счет-фактуру в адрес покупателя. В новых правилах также отмечается, что если оператору по какой-то причине сделать этого не удается, то продавец должен сам еще раз направить документ покупателю, при этом не изменяя его реквизиты. Однако если на дату повторного направления счета-фактуры возникнет необходимость в нем что-то исправить, то документ следует направить в измененном виде.

Универсальный передаточный документ

Еще в 2013 году ФНС предложила налогоплательщикам вместо счетов-фактур использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ включает в себя все реквизиты счета-фактуры, а также дополнительные сведения первичных документов. Причем у компаний есть право УПД дорабатывать, то есть добавлять в него необходимые данные.

Применение УПД может быть удобным в плане сокращения объема документооборота, поскольку он одновременно может применяться и для расчетов по НДС, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Обычный счет-фактура при этом не заполняется, а УПД присваивается статус «1». Однако проблема с его применением ранее заключалась в том, что такой документ нельзя было передавать по каналам телекоммуникационной связи. Дело в том, что УПД, по сути, представляет собой расширенный счет-фактуру, а счет-фактура должен передаваться через оператора ЭДО в соответствии с утвержденным форматом (то есть без каких-либо дополнительных сведений).

Новые же правила подразумевают передачу в электронном виде не только счета-фактуры строго утвержденного формата, но и дополнительных сведений к нему. Таким образом, теперь компании могут обмениваться не только счетами-фактурами, но и универсальными передаточными документами.