Правила отражения реализации и возврата в книге покупок и продаж

Как известно, составной частью отчетности по НДС являются сведения книг покупок и продаж, а в отдельных случаях — журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Задача ФНС состоит в том, чтобы сравнить данные продавцов и покупателей. Если они совпадут, то проверка будет успешно пройдена. Иначе операция будет отнесена к разряду подозрительных, и система контроля деклараций затребует пояснений.

Судя по количеству ошибок и вопросов, которые поступают в ФНС, до сих пор не все налогоплательщики разобрались с тем, как правильно оформлять различные операции в книгах покупок и продаж.

Большинство сложностей связано с применением кодов видов операций. О том, как следует заполнять упомянутые регистры при реализации товаров организациям (предпринимателям) и физическим лицам, поговорим далее.

Также затронем вопросы, касающиеся оформления возврата товара.

Реализация юридическому лицу или ИП

Самый простой случай — товар, работа или услуга отпускается плательщиком НДС в адрес компании или предпринимателя, которые также платят этот налог. В этом случае поставщик отражает операцию в своей книге продаж, а покупатель — в книге покупок, с кодом 01.

Остальные операции необходимо отражать следующим образом:

• реализация налоговым агентом — в книге продаж с кодом 06;
• покупка налоговым агентом — в книге покупок с кодом 06;
• передача имущественных прав — в книге продаж с кодом 14;
• сделка по капитальному строительству и модернизации недвижимости — в книге продаж подрядчика и в книге покупок заказчика с кодом 13;
• безвозмездная передача имущества — в книге продаж с кодом 10.

Что касается сделок, которые проводились с участием посредника, то об их оформлении мы подробно рассказали в статье Как отражать посреднические сделки в документах, применяемых при расчетах по НДС.

В тех случаях, когда товар отпускается контрагенту, который не платит НДС, счет-фактуру можно не выставлять. Для этого между сторонами должно быть заключено письменное соглашение. Продавец составляет сводный счет-фактуру за квартал или месяц, в котором собирает все операции в адрес этого покупателя. Сводный счет-фактура отражается в книге продаж с кодом 26.

Если покупатель решил вернуть товар или отказаться от его принятия, то он должен выставить счет-фактуру. Этот документ нужно зарегистрироваться с кодом 01 в книге продаж покупателя, и с тем же кодом — в книге покупок продавца. Это верно в том случае, когда оба контрагента являются плательщиками НДС.

А что, если товар возвращает покупатель, который не платит НДС?

Конечно, в этом случае он счет-фактуру не выставляет. Продавцу же необходимо повторно зарегистрировать выставленный ранее в адрес этого покупателя счет-фактуру, только теперь уже в своей книге покупок с кодом 16. Получается, что в этой ситуации продавец отразит один и тот же счет-фактуру дважды: в книге продаж с кодом 01 или 26 — при отгрузке товара покупателю, и в книге покупок с кодом 16 — при получении его обратно.

Пример 1

Продавец на ОСН реализовал покупателю-упрощенщику товар на сумму 118 тыс. рублей, из которых НДС составил 18 тыс. рублей. Эту операцию он отразил следующей записью в своей книге продаж:

Однако впоследствии покупатель вернуть продавцу часть товара на сумму 29,5 тыс. рублей, в том числе НДС — 4,5 тыс. рублей. При этом продавец повторно отражает выписанный ранее счет-фактуру, но уже в книге покупок:

Реализация физическому лицу

В соответствии с пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса, при реализации товаров, работ или услуг физическим лицам за наличный расчет продавец счет-фактуру не выставляет. При этом в книге продаж он может отразить данные контрольно-кассовой ленты.

Однако у поставщика возникает обязанность выставить счет-фактуру по операциям, совершенным в отношении физических лиц, в следующих случаях:

• когда товар оплачен безналичным путем;
• когда товар отправлен по почте;
• когда товар передается работникам на безвозмездной основе.

Подтверждением тому служат письма Минфина от 15.06.15 № 03-07-14/34405, от 20.06.14 № 03-07-09/29630 и 08.02.16 № 03-07-09/6171.

При этом продавец, являющийся плательщиком НДС, выставляет сводный счет-фактуру по всем реализациям в адрес физических лиц и регистрирует его в книге продаж с кодом 26.

В случае возврата физлицами товаров либо отказа от них продавец должен зарегистрировать в своей книге покупок тот документ, который он отразил в книге продаж при реализации этого товара. Как сказано выше, это либо кассовая лента, либо сводный счет-фактура. Зарегистрировать его в книге покупок нужно с кодом 17. Также нужно указать реквизиты документа, на основании которого деньги были возвращены покупателю. Это нужно сделать в графе, предназначенной для сведений о документе, подтверждающем уплату налога.

Пример 2

Продавец в течение квартала реализовал физическим лицам товаров на общую сумму 118 тыс. рублей, в том числе НДС — 18 тыс. рублей. Эти продажи были отражены в сводном счете-фактуре:

Один из покупателей товар возвратил. Сумма возврата составила 1180 рублей, в том числе НДС – 180 рублей. Продавцу необходимо отразить эту операцию в своей книге покупок следующим образом: