Практика показывает: использование электронных путевых листов (ЭПЛ) снижает затраты на документооборот примерно на 30%, экономя время и упрощая взаимодействие с контролирующими органами. В этой статье расскажем, что нужно для внедрения ЭПЛ, как их правильно оформить и передать, а также кто должен заполнять такие документы.
Содержание
Что такое электронный путевой лист?
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это документ, оформленный в цифровом формате. Он используется для учёта рейсов и их подтверждения в целях налогообложения и контроля. Возможность создавать такие документы в электронном виде появилась в России относительно недавно — с марта 2023 года, согласно Федеральному закону № 259-ФЗ. Сегодня электронные форматы применимы для множества транспортных документов: заказ-наряда, договора фрахтования и транспортных накладных.
Кто обязан заполнять путевой лист?
Заполнение путевого листа (ПЛ), будь то электронная или бумажная версия, является обязанностью владельца транспортного средства (ТС), которым может быть организация или ИП. Этот документ оформляется для автомобилей, используемых для перевозки пассажиров и грузов.
В случае, если транспортное средство используется в рамках договора аренды с экипажем, ответственность за заполнение ПЛ лежит на арендодателе. Например, компании, нанимающие водителей для перевозки своих сотрудников, обязаны оформлять ПЛ. Однако, если автомобиль используется без пассажиров или груза, заполнение документа не требуется.
Обязательно ли использовать электронный путевой лист?
На данный момент владельцы ТС могут выбирать, в какой форме оформить путевой лист — бумажной или электронной. Однако электронные документы зачастую удобнее, особенно для компаний, которые ежедневно выдают десятки или сотни ПЛ.
При налоговых проверках предприниматель имеет право предоставить документ в одной из следующих форм:
- Бумажная версия — подходит, но требует дополнительных усилий и времени на хранение и передачу документов.
- Скан-образ документа через ТКС — передается оператором электронного документооборота в формате, утвержденном ФНС.
- Электронный документ по утвержденному формату (xml-файл) — в этом случае инспекции не вправе запрашивать бумажные копии и сканы.
Электронные документы экономят время на обработку и упрощают передачу документов в ФНС, исключая дублирование бумажных копий.
Как внедрить электронные путевые листы?
Чтобы начать использовать ЭПЛ, предприятию нужно выполнить несколько важных шагов.
- Выбор сервиса для оформления ЭПЛ. Существует множество платформ, позволяющих легко создать и отправить ЭПЛ, например, сервисы СКБ Контур.
- Заключение договора с оператором ЭДО. Оператор, внесённый в реестр ИС ЭПД, будет осуществлять передачу электронных документов.
- Получение сертификатов электронной подписи. Сертификаты нужны сотрудникам, подписывающим ЭПЛ.
- Оборудование для водителей. Водителям или другим участникам перевозок понадобятся гаджеты с доступом к интернету (планшеты или смартфоны) для работы с ЭПЛ на выезде.
- Машиночитаемая доверенность. Она понадобится, если документ подписывает уполномоченное лицо, не являющееся руководителем компании.
- Закрепление ЭПЛ в учётной политике. Этот пункт требуется для внутреннего соответствия политике компании и обеспечения контроля.
Как правильно оформить электронный путевой лист?
Оформление электронного ПЛ включает несколько этапов, которые важно соблюсти.
Перед началом поездки
ЭПЛ оформляется в личном кабинете оператора ЭДО, где заполняются обязательные файлы обмена (титулы). Основные сведения, которые включаются перед поездкой, следующие:
- Обстоятельства рейса: сведения о сроке действия ЭПЛ, типе ТС и характере перевозки.
- Медосмотр водителя: включает отметку о прохождении предрейсового медицинского осмотра, который может быть выполнен очно или заочно.
- Технический контроль ТС: указание времени и даты, когда автомобиль прошел предрейсовый осмотр.
- Показания одометра: информация о пробеге на момент выезда на линию.
Каждому ПЛ присваивается уникальный идентификатор, который получается заранее из информационной системы ГИС ЭПД.
После проверки и подписания документа он передаётся оператору ИС ЭПД и регистрируется в системе, получая уникальный QR-код. Этот код водитель предъявляет инспекторам ГИБДД по запросу.
По окончании поездки
Когда транспорт возвращается на базу, необходимо записать послерейсовые показания одометра. Если автомобиль перевозил пассажиров или опасные грузы, проводится дополнительный медосмотр, данные о котором также фиксируются в ЭПЛ и заверяются электронной подписью.
Читайте также Исправление ошибок в налоговом учёте
