Счет-фактура является документом, предназначенным для налогового учета. На основании полученного счета-фактуры осуществляется учет и принятие к вычету входного НДС.

Акт выполненных работ или оказания услуг (а в случае реализации товара – накладная) – это первичный документ бухгалтерского учета. На его основании работы отражаются в учете, а затраты на них признаются расходами при расчете налога на прибыль.

Другими словами, счет-фактура и акт выполненных работ – два разных и невзаимозаменяемых документа, каждый из которых служит для собственных целей. К тому же Минфин России прямо указывал, что счет-фактура не является первичным документом для отнесения затрат в расходы (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/4/35, от 25.06.2007 N 03-03-06/1/392).

Таким образом, в общем случае для правильного оформления указанной операции от поставщика следует получить счет-фактуру, а также подписать с ним акт выполненных работ.

Отметим, что вместо двух упомянутых выше документов можно применять один – унифицированный передаточный документ (УПД). Его форма предложена к применению ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3-96. УПД разработан на базе счета-факты и содержит данные, которой отражаются в актах и накладных. Если выполнение работ оформляется УПД, то дополнительно составлять акт необходимости нет.