Существует мнение, что малым организациям непроизводственного характера не стоит опасаться проверок трудовой инспекции. Однако это не совсем так. Даже если вашей компании нет в утвержденном на год плане проверок ГИТ, расслабляться не следует. Ведь может произойти любая нештатная ситуация, например, в конфликт с работником. И в этом случае, вполне возможно, будет назначена проверка вне плана. Тут и всплывут частые нарушения, которые допускаются в организациях, не ожидающих трудовых инспекторов.

К слову, рост внеплановых проверок по запросам граждан стал тенденцией последних двух лет. Причем почти треть из них проходит по обращениям, поданным через интернет.

Что будут проверять?

Надо признать, кадровому учету небольшие фирмы, как правило, уделяют минимум внимания. Обычно он ограничивается оформлением сотрудников на работу и их увольнением. А уж о том, что такое охрана труда, большинство работодателей не имеет ни малейшего представления. А зря, ведь нарушения в этой области чаще всего приводят к штрафам.

Если к вам пришла проверка, в любом случае понадобится подготовить уставные документы, а также штатное расписание. По работнику, обращение которого инициировало проверку, дополнительно придется подготовить приказы о приеме и увольнении, трудовой договор, табель учета рабочего времени, документы о начислении и выдаче заработной платы. Кроме того, понадобятся документы, имеющие отношение ко всему процессу организации труда в компании:

  • документы об утверждении дат выплаты зарплаты;
  • правила трудового распорядка;
  • материалы об оценке условий труда;
  • книга учета движения трудовых книжек.

Могут понадобиться и иные документы. Полный их список будет содержаться в Распоряжении о  проверке.

Топ-3 нарушений, выявляемых трудовой проверкой

Контур.Экстерн

По статистике, работодатели чаще всего нарушают правила охраны труда, выплаты заработной платы и оформления работников.

Охрана труда

Огрехи в части охраны труда допускают не только небольшие офисные компании, но и крупные промышленные и строительные организации. Именно они чаще всего становятся завсегдатаями трудовых инспекций. Что же касается небольших фирм, то многие из них и вовсе считают, что правила охраны труда на них не распространяются. Ведь в статье 217 ТК РФ указано словосочетание «производственная деятельность». Между тем такой деятельностью является производство не только продукции, но и любых работ или услуг.

Организация, в штате которой 50 и более человек, должна иметь отдельного специалиста по охране труда или соответствующую службу. При меньшем количестве работников эта функция возлагается на руководителя либо уполномоченного им работника. Также допустимо привлечь для этой деятельности лицо либо организацию по гражданско-правовому договору.

На что именно обратят внимание инспекторы в части охраны труда? Главное — это оценка рабочих мест. Ее результаты, а также положенные сотруднику льготы (если он занят на вредном производстве) должны быть включены в трудовой договор.

Проводить спецоценку условий труда необходимо с определенной периодичностью:

  • для рабочих мест, созданных и аттестованных до 2014 года — раз в 5 лет (с даты последней аттестации);
  • для рабочих мест, созданных позже — в течение 12 месяцев после их создания.

Также интерес инспекторов вызовут журналы инструктажей по охране труда. Такой инструктаж должен проводиться при приеме специалистов на работу, а также регулярно в течение трудовой деятельности. Это касается в том числе и руководителя. Последний должен проходить обучение по охране трудах, что должно быть подтверждено соответствующими документами.

Контур.Фокус

Вот еще правила, о которых часто забывают работодатели:

  • выдача сотрудникам определенных должностей соответствующей экипировки (водителям, уборщикам, дворникам);
  • наличие обеззараживающих средств в офисе;
  • обязательный медосмотр сотрудников, которым он положен.

Правила оплаты труда

Вторая по популярности группа нарушений связана с оплатой труда. Здесь проверяющие традиционно обращают внимание на следующее:

По новым правилам, вступившим в силу с октября 2016 года, задержкой считается разрыв между начислением и выплатой зарплаты более 15 календарных дней.

Оформление сотрудников

На третьем месте нарушения, связанные с документальным оформлением работников. Незаключение трудового договора встречается сегодня не так часто, как раньше. Теперь самым популярным нарушением в этой части стало отсутствие в договоре положения о том, какой вид работы поручается сотруднику. Помимо указания того, что сотрудник занимает должность в соответствии со штатным расписанием и будет выполнять обязанности из своей должностной инструкции, необходимо перечислить конкретную работу, которая ему поручена.

Довольно часто встречается нарушение правил ведения книги учета движения трудовых книжек. Работодатели забывают нумеровать страницы, а также шнуровать, заверять и пломбировать эту книгу.

Если выявлены нарушения

Итак, инспектор нашел недочеты. Что дальше? По итогам проверки в любом случае будет составлен акт, а если есть нарушения — вынесено предписание об их устранении. Могут наложить штраф в соответствии со статьями 5.27 и 5.27.1 КоАП. Причем штраф может быть выписан за каждое нарушение, выявленное инспектором, поэтому сумма санкций в итоге может стать весьма ощутимой.

Если проверяемый субъект относится к малому или среднему бизнесу, то на первый раз инспектор вместо штрафа может вынести предупреждение (статья 4.1.1 КоАП). Этот вид наказания применяется в случае:

  • если нарушение не причинило вред жизни и здоровью людей;
  • если нарушение не нанесло имущественного ущерба;
  • если конкретной статьей КоАП предупреждение не предусмотрено в виде самого мягкого наказания.

А вот если работодатель не выплатил сотруднику заработную плату, может быть наложен штраф. Такое нарушение может квалифицироваться, как нанесение имущественного ущерба, и предупреждением дело не обойдется. В этом случае должностному лицу грозит штраф до 20 000 рублей, а организации — до 50 000 рублей. Также начисляются пени за каждый день просрочки из расчета 1/150 ставки ЦБ.

Что касается нарушений по охране труда, то штрафы составят:

  • 30000 рублей — для должностного лица;
  • 130000 рублей — для организации.

В заключение отметим, что выставление штрафа можно и нужно оспаривать, если, конечно, на это есть основания. Как показывает практика, нередко компаниям и предпринимателям удается отстоять свою правоту.