Каждой организации, осуществлящей виды деятельности в соответствии со ст. 5 и 7.1 ФЗ от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём и финансированию терроризма» необходимо разработать правила внутреннего контроля (ПВК).
В январе 2022 года вступили в силу требования к ПВК для обслуживающих бухгалтерий. Рассмотрим, что представляет из себя этот документ и как его подготовить.
Содержание
Понятие о правилах внутреннего контроля (ПВК)
Правила внутреннего контроля — своеобразный регламент по соблюдению требований 115-ФЗ в конкретной организации, составленный на основании норм закона и деятельности компании.
ПВК подразделяются на программы, каждая из которых включает конкретный свод обязанностей по соблюдению 115-ФЗ.
В ПВК необходимо отразить:
- порядок действий при приёме на обслуживание нового клиента
- о чём необходимо сообщать в Росфинмониторинг
- когда нужно обучать сотрудников и т.д.
Рекомендуем использовать точные формулировки: тогда регламент будет легче применять в спорных ситуациях. Отсутствие пробелов в правилах искоренит поводы для замечаний проверяющих органов.
Законодательная база по ПВК
Постановлением Правительства РФ от 14.07.2021 № 1188 (далее – ПП РФ № 1188) утверждены требования к ПВК для обслуживающих бухгалтерий, аудиторов, нотариусов и адвокатов. Все перечисленные организации указаны как субъекты 115-ФЗ в статье 7.1, поэтому для них установлены общие требования к ПВК.
На разработку ПВК по новым требованиям отведено полгода (с июля по декабрь). Постановление вступило в силу 13 января 2022 года.
До этого для всех организаций, кроме поднадзорных ЦБ, действовали единые требования к ПВК, приведённые в Постановлении Правительства РФ от 30.06.2012 № 667.
Что необходимо прописать в ПВК бухгалтерской фирме
По п. 7 ПП РФ № 1188 ПВК состоят из 9 обязательных программ. Рассмотрим, как составить основные из них.
- В программе по организации внутреннего контроля необходимо прописать, как в организации назначается специалист, отвечающий за соблюдение правил внутреннего контроля. Его называют (специальным должностным лицом СДЛ).
Если в штате организации есть только директор и бухгалтер, то, как правило, обязанности СДЛ исполняет директор.
Бухгалтеры, которые работают как ИП, могут выступать СДЛ, если соответствовуют требованиям:
- имеют высшее экономическое или юридическое образование или 2-х летний стаж в должности, связанной с исполнением обязанностей по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) (Постановление Правительства РФ от 29.05.2014 № 492)
- нет непогашенной либо неснятой судимости за преступления против государственной власти или экономические преступления (п. 2 ст. 7 115-ФЗ)
Перед назначением на должность будущему СДЛ необходимо пройти целевой инструктаж по ПОД/ФТ в аккредитованном Росфинмониторингом учебном центре. Длительность учёбы – 8 академических часов, по итогу которых нужно сдать тест. При положительном результате теста СДЛ выдадут на нумерованном бланке свидетельство о прохождении обучения.
До утверждения правил внутреннего контроля нужно подписать приказ о назначении СДЛ. Недопустимо, чтобы правила уже были, но за их выполнением никто не следил. Также необходимо издать приказ о назначении специалиста, который будет замещать СДЛ во время его отпуска либо больничного.
- Программа обучения сотрудников. Проходить обучение требуется не только СДЛ, но и всем сотрудникам, участвующим в ПОД/ФТ (по Приказу Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203). Зачастую это бухгалтеры, работающие с клиентами, либо юристы, оформляющие с ними договоры. Нужно прописать в ПВК перечень сотрудников, которые прошли обучение.
СДЛ может организовать внутреннее обучение. Делать это необходимо при каждом обновлении законодательства. На обучение даётся 1 месяц с момента вступления в силу новой редакции 115-ФЗ и других норм о ПОД/ФТ.
Рассмотрим пример формулировки из ПВК о формах инструктажей, которые планируют проводить в организации:
7.4. Обучение проводится в следующих формах:
- вводный инструктаж
- дополнительный инструктаж
- целевой инструктаж (получение работниками ООО «Стройторг» базовых знаний, необходимых для соблюдения ими законодательства РФ о ПОД/ФТ, а также формирования и совершенствования системы внутреннего контроля ООО «Стройторг», программ её осуществления и иных организационно-распорядительных документов, принятых в этих целях)
- повышение уровня знаний в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ
- Программа идентификации клиентов посвящена работе с клиентами. В ПВК необходимо указать, каким образом, когда и при помощи чего вы:
- идентифицируете клиентов, их представителей, выгодоприобретателей, бенефициарных владельцев
- сверяете с перечнями Росфинмониторинга по спискам террористов и экстремистов лиц, распространяющих оружия массового уничтожения, межведомственной комиссии
- определяете принадлежность клиента и его родственников к публичным должностным лицам
- присваиваете уровень риска клиентам
Рассмотрим пример общих положений из Программы идентификации:
5.1.1 Идентификация – совокупность мероприятий по установлению определённых Федеральным законом сведений о клиентах, их представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах и подтверждению достоверности этих сведений с использованием оригиналов документов и (или) надлежащим образом заверенных копий и (или) государственных и иных информационных систем.
Требования к идентификации вышеперечисленных лиц, в том числе с учётом степени (уровня) риска совершения операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путём, и финансирования терроризма, утверждены Приказом Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366.
- Программа изучения клиента. Нужно указать:
- каким образом вы будете определять цели работы с клиентом и оценивать его деловую репутацию
- где и как планируете фиксировать эту информацию
- Программа оценки рисков и управления ими. Нужно описать, как вы планируете определять уровень риска клиентов.
Всего выделяют 3 уровня риска: высокий, средний и низкий. Вы можете делить клиентов по этой шкале или же применять 2 уровня: низкий и высокий. Необходимо указать, какие факторы будут оцениваться и какие из них относятся к высокому уровню риска.
Рассмотрим пример формулировки из ПВК организации, использующей классификацию из двух уровней риска:
Порядок присвоения степени (уровня) риска клиента осуществляется следующим образом
- риск клиента идентифицируется как «повышенный», если хотя бы одна из категорий риска, указанных в настоящей Программе, идентифицирована по уровню «повышенный»
- риск клиента идентифицируется как «низкий» в случае, когда ни одна из категорий риска, указанных в настоящей Программе, не имеет уровень «повышенный»
Риски могут быть связаны:
- со странами или отдельными географическими территориями. Например, если учредитель клиента зарегистрирован в офшорной зоне, этой организации необходимо присвоить высокий уровень риска
- непосредственно с клиентами. Например, если у фирмы минимальный уставный капитал, срок регистрации менее 3-х месяцев и массовый адрес регистрации, то уровень риска высокий
- с продуктами, услугами, операциями, каналами поставок, которые совершает клиент. Например, организация, у которой в розничной торговле большой оборот наличных средств, относится к высокому уровню риска
- Программа хранения документов. Со дня прекращения сотрудничества с клиентом необходимо хранить минимум 5 лет документы:
- непосредственно о самом клиенте, его представителе, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце
- о сделках и операциях, информацию о которых вы направляли в Росфинмониторинг
- об операциях, подлежащих обязательному фиксированию и др.
Советы:
- ПВК можно разработать самостоятельно, либо обратиться за помощью в аккредитованный обучающий центр
- составьте приказ об утверждении правил по их готовности. Как и сами правила, приказ подписывается руководителем организации или бухгалтером-ИП
- ПВК можно загрузить в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга (необязательное требование)
Сервис Контур.Призма поможет субъектам 115-ФЗ соблюдать требования закона в сфере ПОД/ФТ.
Читайте также Декларация УСН с объектом «доходы» за 2021 год
