Как новый закон об ЭЦП повлияет на бизнес-процессы

Как поправки в закон об электронной подписи влияют бизнес-процессы

image_pdfimage_print

Электронная подпись — инструмент, который компании часто используют для автоматизации бизнес-процессов. 1 июля 2021 года правила использования ЭЦП значительно изменились: реформирована система её получения (См. подробнее: «Как получит бесплатную подпись от ФНС»).

Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ внесены соответствующие поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Рассмотрим три категории нововведений, которые коснутся всех пользователей электронных подписей.

Новый порядок аккредитации удостоверяющих центров

Власть приняла решение повысить требования к удостоверяющим центрам (УЦ), которые выдают ключи и сертификаты к ЭП. Далеко не каждый игрок данного рынка отвечает новым нормам, так что число УЦ значительно уменьшится.

Повышен порог размера как собственных средств, так и страховой ответственности УЦ:

  • минимально допустимая величина капитала теперь равна миллиарду рублей в отличие от прежних 7 млн. Если удостоверяющий центр имеет представительства или филиалы в 75% субъектов федерации, то порог вдвое ниже — 0,5 млрд руб
  • увеличена сумма денежного обеспечения ответственности фирмы за убытки, причинённые третьим лицам

Реформа проводится с целью сократить число аккредитованных УЦ, оставив на рынке только добросовестных и ответственных участников.

Формальные условия для удостоверяющих центров — ещё не всё. Кроме них, появился аналог известной в банковском деле процедуры — оценка репутации в деловых кругах и честности намерений фирмы и её руководства. Анализировать добросовестность УЦ будет специальная правительственная комиссия.

После 1 июля прошлого года удостоверяющим центрам следовало получить аккредитацию согласно новым нормам 63-ФЗ. На сайте Минцифры опубликован перечень УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В перечень попали и УЦ, входящие в группу компаний СКБ Контур: удостоверяющий центр СКБ Контур и «Сертум-Про».

Влияние на бизнес-процессы

Если Вы не являетесь клиентом УЦ Контура, проверьте актуальный статус удостоверяющего центра, в котором получали сертификат. Отметим, что УЦ СКБ Контур уже аккредитован правительственной комиссией и успешно продолжает выдавать электронные подписи.

Читайте также Как работать с КЭП от ФНС в Контур.Экстерн

Открылся удостоверяющий центр ФНС

УЦ ФНС отводится ключевая роль в новой инфраструктуре. Он будет крупнейшим игроком на рынке подготовки ЭЦП.

1 января 2022 года УЦ ФНС начнёт бесплатную выдачу сертификатов директорам компаний, индивидуальным предпринимателям и нотариусам. Прочим аккредитованным УЦ законом позволено выдавать ЭЦП только физическим лицам или уполномоченным представителям компаний. Предполагается, что такая схема повысит доверие к процедуре получения подписи.

УЦ ФНС работает уже сейчас, с 1 июля текущего года, но пока в пилотном режиме. До Нового года взаимодействие налоговиков с пользователями и операторами ЭДО должно быть отработано, а процедуры — оптимизированы.

Влияние на бизнес-процессы

Период с 1 июля 2021 года по 31 декабря 2022 года отводится для перехода к новой схеме работы. За это время всем руководителям компаний необходимо воспользоваться услугами УЦ ФНС или его уполномоченных представителей. Список последних пока уточняется.

Квалифицированные сертификаты, выданные в пределах пилотного проекта, будут действовать 15 месяцев. Ими можно пользоваться для сдачи отчётов и ведения финансово-хозяйственной деятельности.

Выдавать КЭП будут в операционных залах региональных ИФНС.

Чтобы бесплатно получить электронную подпись ЭП в УЦ ФНС, необходимы:

  • документ, удостоверяющий личность заявителя
  • СНИЛС
  • носитель ключевой информации (токен), куда записываются сертификат и ключ подписи
  • документация на ключевой носитель информации — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ. Допускается использование скан-копию сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.

Примеры токенов с сертификатом соответствия ФСТЭК России:

Контур.Фокус
  • Rutoken-S
  • Rutoken-Lite
  • E-Smart
  • JaCarta

При использовании носителя со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ) потребуется формуляр на СКЗИ, а также сертификат соответствия ФСБ. Примеры таких токенов:

  • РуТокен ЭЦП
  • E-Smart ГОСТ
  • JaCarta ГОСТ

ФНС выдаёт КЭП в одном экземпляре. Сам ключ является некопируемый, а значит нельзя сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста

Данное новшество потребует отказаться от принятой во многих фирмах неправильной процедуры, когда сертификатом директора пользуется не только сам директор, но и бухгалтер. Если сертификатом «общего пользования» окажется заверен документ, который заверять не следовало, Вы не сможете выяснить, кто именно так сделал из немалой группы лиц, имевших доступ к сертификату. Нововведение исключает риск получить документ, фактически подписанный лицом, не имевшим на это полномочий.

Электронная подпись уполномоченного лица

Наиболее существенно на бизнес-процессах предприятий отразится изменение порядка выдачи сертификатов уполномоченным представителям. Прежде в сертификатах для таких представителей УЦ указывали название фирмы и владельца сертификата. Это порождало две проблемы, особенно неприятные для крупных организаций, которым сертификаты уполномоченных лиц необходимы в большом количестве.

  1. Один уполномоченный сотрудник может быть вправе представлять несколько компаний, входящих в одну группу. Ранее ему для этого требовалось несколько сертификатов. К примеру, один бухгалтер, чтобы сдавать отчёты за 10 компаний группы, вынужден был заказывать в УЦ 10 сертификатов.
  2. Часть пользователей электронного документооборота считает, что наличие в сертификате данных как фирмы, так и физлица, её представляющего, служит гарантией проверки УЦ полномочий данного физлица представлять данную фирму.

Теоретически от УЦ действительно требовалась проверка полномочий представителя, однако, на практике содержание таких полномочий понятно не всегда. По сертификату нельзя определить, что именно вправе делать данный работник. Нельзя было и проверить, действуют ли полномочия до сих пор.

Вот зачем понадобилось решение разорвать связь между полномочиями сотрудника и его ЭЦП. Теперь уполномоченные лица будут получать электронную подпись физлица. То есть, для УЦ такой работник — не бухгалтер или, к примеру, экономист, а просто Петров Иван Сергеевич.

Описать полномочия Петрова и подтвердить его право действовать от имени конкретной компании должна электронная доверенность. Её подписывает директор компании. Там содержится информация о доверенном лице и полномочиях данного лица действовать от имени фирмы.

Влияние на бизнес-процессы

С начала 2022 года уполномоченные представители компаний обязаны приступить к использованию в документообороте сертификатов физических лиц. Связь между физлицом и фирмой обеспечит электронная доверенность.

Новый порядок использования электронной доверенности поможет пользователям электронного документооборота (ЭДО) убеждаться, что доверенность ещё действует. Сейчас это непростая задача.

Все нововведения нацелены на то, что в распоряжении бизнеса появятся сертификаты юридических лиц без привязки к данным конкретного физлица. Это удобно для установки сертификата в автоматизированной системе, которая должна заверять загружаемые в неё документы.

Ранее законом разрешалось выдавать сертификаты для автоматизированного подписания исключительно в рамках электронного взаимодействия ведомств с государством. После Нового года это ограничение исчезнет.

Сводная таблица по ЭЦП с 1 января 2022 года

Для простоты понимания мы собрали в одну таблицу сведения о том, кому какая электронная подпись потребуется с начала следующего года.

Пользователь Что потребуется для заверки Где заказать ЭЦП
Частное лицо ЭЦП физлица (ФЛ) Аккредитованный УЦ
Работник или уполномоченное лицо компании ЭЦП ФЛ + доверенность, заверенная ЭЦП юрлица (ЮЛ) Аккредитованный УЦ
Директор коммерческой фирмы ЭЦП ЮЛ с указанием директора ФНС и доверенные лица
Индивидуальный предприниматель ЭЦП ИП ФНС и доверенные лица
Работник ИП ЭЦП ФЛ + доверенность, заверенная ЭЦП ИП Аккредитованный УЦ
Нотариус ЭЦП нотариуса ФНС и доверенные лица
Автоматическая заверка от имени фирмы ЭЦП ЮЛ без указания директора ФНС и доверенные лица

Как действовать сейчас?

До 1 января 2022 года доступны два равноправных метода работы с ЭЦП:

  1. Работать по-старому
  2. Применять новую схему, то есть обратиться за сертификатом для директора фирмы в УЦ ФНС, а для физического лица — в коммерческий УЦ, прошедший аккредитацию согласно новым нормам.

До конца 2021 года Вы будете вправе выбрать любой из этих вариантов по своему усмотрению.

Новый порядок станет обязательным к применению для всех компаний с 1 января 2022 года.

Читайте также Работа с новыми ЭЦП в Контур.Экстерн

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *