Работа с новыми ЭЦП в Контур.Экстерн

1 июля 2021 года начинается период перехода к новой системе получения и применения электронных подписей — ФНС начинает официально выдавать сертификаты для юрлиц и ИП. После 1 января 2022 года директора компаний смогут получать ЭП в самой ФНС и у её доверенных лиц, а прочие работники — в частных удостоверяющих центрах. Чтобы сдать отчёты, подписанные сертификатом физического лица, потребуется электронная доверенность. Данные новшества добавлены в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Мы расскажем, как предстоящие перемены повлияют на использование Контур.Экстерна.

Изменения с 1 июля 2021 года

Налоговики начнут официально выдавать бесплатные сертификаты электронных подписей индивидуальным предпринимателям и юрлицам. Сертификаты будут на имя директора компании, к тому же их нельзя будет копировать. Тестовый режим в ИФНС большинства регионов запущен ещё в конце апреля.

Где приобретать ЭЦП после 1 января 2022 года

ИП и компании будут получать сертификаты в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС либо у доверенных лиц ФНС.

Для банков предназначен удостоверяющий центр ЦБ РФ, а для бюджетных предприятий — удостоверяющий центр Федерального казначейства.

Работникам фирм и уполномоченным представителям будут выдаваться электронные подписи физических лиц. Получить такой сертификат можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных по обновлённому порядку. Для подписания документов юрлица подобной ЭЦП потребуется электронная доверенность, которая должна быть заверена сертификатом главы компании, выданным в УЦ ФНС.

Как видите, изменение правил коснётся всех налогоплательщиков, применяющих ЭЦП, в том числе для сдачи бухотчётности онлайн. На переход к новому режиму отводится полгода — с 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года. За переходный период предполагается принять недостающие нормативные акты и оптимизировать все процедуры.

Работа с сертификатом от УЦ ФНС

Если Вы планируете использовать такой сертификат в Экстерне, Вам дополнительно потребуются:

1. Защищенный носитель, куда запишут сертификат и ключи ЭЦП. Купить его можно в сервисном центре. Возможно, Ваша фирма получила Рутокен Лайт, когда подключалась к Экстерну. Сертификат в УЦ ФНС можно будет записать и туда. Общая ёмкость Рутокен Лайт — 64 Кб, места хватит для 15 контейнеров с сертификатами.

Допустимые носители:

• Рутокен ЭЦП 2.0
• Рутокен Lite
• Рутокен S
• JaCarta ГОСТ
• JaCarta-2 ГОСТ
• иные, отвечающие нормам ФСБ или ФСТЭК

Вы можете запросить в сервисном центре сертификат соответствия ФСТЭК для ключевого носителя, необходимый для выдачи сертификата в УЦ ФНС.

Внимание! В отдельных регионах в ИФНС требуют чистый токен. В подобных случаях следует скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер. Это даст возможность в будущем расшифровывать отчётность предприятия. Также можно будет включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.

2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP. Потребуется отдельная лицензия для каждого рабочего места, где Вы планируете работать с электронной подписью от УЦ ФНС. Контур предлагает лицензии КриптоПро как на год, так и бессрочную.

Вход в Экстерн по новому сертификату

Если Вы собираетесь войти с использованием сертификата физического лица, надо будет настроить данные для входа заранее. Это могут быть логин и пароль или номер телефона. Первый вход будет по этим данным, в дальнейшем — уже по сертификату.

способов входа в личный кабинет</p>
" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern-300x240.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern.png" class="wp-image-15363 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern.png" alt="Добавление альтернативных способов входа в Экстерн" width="710" height="567" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern.png 710w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern-300x240.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/nastroyka_vhoda_kontur_extern-80x64.png 80w" sizes="(max-width: 710px) 100vw, 710px" /> Добавление альтернативных способов входа в личный кабинет

Если Вы не укажете эти сведения, сервис напомнит Вам об этом. Вы можете уже сейчас ввести их в Экстерне, щёлкнув по имени пользователя справа вверху.

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-300x146.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-1024x497.png" class="wp-image-15362 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern.png" alt="Вход в Экстерн с новым сертификатом" width="1210" height="587" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern.png 1210w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-300x146.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-1024x497.png 1024w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-768x373.png 768w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/lk_kontur_extern-1080x524.png 1080w" sizes="(max-width: 1210px) 100vw, 1210px" /> Вход в личный кабинет в Экстерн

Используя для входа сертификат УЦ ФНС, Вы войдёте в систему как обычно и едва ли заметите какие-то перемены. Если этого не произойдет, Экстерн подскажет, что нужно сделать.

Многопользовательский режим

Прежде для добавления в Экстерн нового пользователя требовалось приобрести сертификат и рабочее место. С 1 июля появится возможность добавлять пользователей, у которых уже есть сертификат физлица, не заказывая им новые сертификаты. Доступным это станет благодаря тому, что согласно новым правилам работник может сохранить свой сертификат физлица при переходе в другую компанию.

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-300x149.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-1024x509.png" class="wp-image-15364 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern.png" alt="Как добавить нового пользователя в Экстерне" width="1193" height="593" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern.png 1193w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-300x149.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-1024x509.png 1024w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-768x382.png 768w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern-1080x537.png 1080w" sizes="(max-width: 1193px) 100vw, 1193px" /> Как добавить нового пользователя

Добавление нового пользователя, с сертификатом и без, через Мастер добавления пользователя в Контур Экстерн:

1. Работник с правами администратора в Экстерне должен заполнить приглашение, содержащее электронную почту нового пользователя.
   

   

   

   

   

2. Дополнительный пользователь принимает приглашение и сразу входит в Экстерн, а также, если нужно привязывает для входа собственный сертификат. Он сможет войти в систему несколькими путями: через сертификат, по логину и паролю или при помощи кода из СМС.
   

   " data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5-300x100.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5-1024x342.png" class="wp-image-15369 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5.png" alt="Дополнительный пользователь Экстерн" width="1048" height="350" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5.png 1048w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5-300x100.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5-1024x342.png 1024w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobovlenie_polzovatelya_kontur_extern_5-768x256.png 768w" sizes="(max-width: 1048px) 100vw, 1048px" /> Приглашение пользователя в Экстерн

Какая ЭП необходима для сдачи отчётности

Электронную отчётность, сдаваемую в контролирующие органы, можно будет подписывать сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС, либо сертификатом физлица.

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-300x111.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-1024x380.png" class="wp-image-15371 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern.png" alt="Выбор сертификата в Экстерне" width="1187" height="440" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern.png 1187w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-300x111.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-1024x380.png 1024w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-768x285.png 768w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/vibor_elektronnoy_podpisi_kontur_extern-1080x400.png 1080w" sizes="(max-width: 1187px) 100vw, 1187px" /> Выбор сертификата для подписания отчетности

Росстат и ФНС

Для сдачи отчётности в эти структуры необхдоимо в реквизитах плательщика выбрать сертификат руководителя, полученный в УЦ ФНС, либо сертификат физлица.

ПФР

Перед сдачей отчётов в ПФР потребуется, как и теперь, передавать в туда регистрационные данные со сведениями о сертификате. Вы можете выбрать из списка как сертификат руководителя из УЦ ФНС, так и сертификат физического лица.

Также выбирать сертификат потребуется перед тем, как отправить отчёта СЗВ-ТД, уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) и заявление на подключение к системе электронного документооборота (ЗПЭД). Можно использовать и сертификат физического лица, и сертификат из УЦ ФНС.

Когда требуется сдать только форму СЗВ-ТД, можно обойтись без регистрационных данных.

ФСС

Вы можете выбрать сертификат физического лица или сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, прежде, чем отправлять отчёт.

Если использовать сертификат сотрудника-физлица, то предварительно этот сотрудник должен будет зарегистрироваться на портале ФСС, а также и направить в ФСС доверенность старого образца на бумаге.

Для чего необходима электронная доверенность

С 1 января 2022 года сотрудникам компаний будут доступны исключительно сертификаты физлиц. Получать их можно будет в аккредитованных УЦ. Подобные сертификаты будут содержать ФИО работника, но не сведения о его работодателе.

Чтобы работник мог заверить личной ЭЦП документы от имени предприятия, как раз и необходима электронная доверенность. К июлю должный выйти нормативные правовые акты, регламентирующие подобные доверенности.

ФНС будет первой госслужбой, принимающей документы, которые завизированы физлицом по электронной доверенности. Доверенность докажет, что работник фирмы наделён полномочиями подавать от её имени документы в ИФНС. Электронная доверенность заверяется сертификатом директора, полученным в УЦ ФНС, и служит полноправной заменой бумажной доверенности, подписанной директором фирмы вручную.

К сегодняшнему дню подготовлен проект приказа, где содержится формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для подачи документов в налоговую. Предположительно, данный формат начнёт применяться с 1 июля 2021 года. Тем не менее, новая схема в целом — заверка электронной отчётности работниками с использованием сертификатов физлиц и электронных доверенностей — будет обязательной к применению, начиная с 1 января 2022 года. То есть, в течение шести месяцев старый и новый методы будут равноправны.

Заполняем данные о доверенности в Экстерне

Если отчёты и иные документы для ФНС будут подписываться работником, у которого есть сертификат физического лица, то нужно сначала оформить на него электронную доверенность.

Для ввода в Экстерн сведений о доверенности необходимо выбрать сертификат физлица в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов», а потом кликнуть по кнопке «Добавить доверенность».

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern-300x45.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern.png" class="wp-image-15373 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern.png" alt="Добавить доверенность в Экстерне" width="914" height="138" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern.png 914w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern-300x45.png 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/dobavit_doverennost_kontur_extern-768x116.png 768w" sizes="(max-width: 914px) 100vw, 914px" /> Добавить доверенность

Затем выбираете одно из двух:

• «Заполнить», после чего откроется окно, в которое нужно вписать сведения
• «Есть принятая электронная доверенность» — данный вариант подходит сотрудникам, которые ранее работали в иной системе отчётности со своим сертификатом физлица. Здесь достаточно ввода данных активной электронной доверенности.

Важно! Директор фирмы вправе делегировать работнику полномочия на отправку отчётов только в определённую налоговую инспекцию. Однако, система по умолчанию будет воспринимать доверенность как годную для подачи документов в любую ИФНС.

Заверение и передача электронной доверенности

Когда у директора есть возможность заверить доверенность сразу (допустим, он сидит в соседней комнате и может подойти лично с собственным сертификатом из УЦ ФНС), достаточно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Когда так сделать невозможно, используйте кнопку «Запросить подпись». По ней откроется окно, куда нужно ввести электронную почту директора (для него можно написать комментарий) и кликнуть «Отправить».

электронной<br />
доверенности</p>
" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/zapolnenie_doverennosti_kontur_extern-205x300.png" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/zapolnenie_doverennosti_kontur_extern.png" class="wp-image-15372 size-full" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/zapolnenie_doverennosti_kontur_extern.png" alt="Заполнение электронной доверенности Экстерн" width="594" height="870" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/zapolnenie_doverennosti_kontur_extern.png 594w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2021/06/zapolnenie_doverennosti_kontur_extern-205x300.png 205w" sizes="(max-width: 594px) 100vw, 594px" /> Заполнение электронной доверенности

В «Реквизитах плательщика» показана дата отправки запроса на подпись директору. В списке компаний будет пометка «Доверенность ожидает подписи».

Экстерн уведомит, когда директор заверит доверенность, после чего её станет можно направить в ФНС.

И наконец, после принятия доверенности налоговиками работник, на которого она создана, получит право сдавать за фирму отчёты. Информация из доверенности будет автоматически подставляться в сообщение о представительстве, отправляемое вместе с отчётностью.

Если налоговики отклонят доверенность, Экстерн покажет причину отказа и позволит оформить документ заново.

Как отозвать электронную доверенность

Бывают ситуации, когда необходим отзыв электронной доверенности. К примеру, когда работник уволен и не имеет больше права заверять документы от имени бывшего работодателя.

Отзыв электронной доверенности — это тоже формализованный документ. Его необходимо заверить сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС.

Экстерн позволяет отзывать электронные доверенности в разделе «Реквизиты плательщика» в блоке доверенности: заполните форму отзыва и направьте её в налоговую, заверив сертификатом директора или заранее запросив у директора подпись.

Доверенность прекратит своё действие, когда поступит сообщение, что Ваш отзыв принят.

Полезные советы

1. Настройка альтернативного варианта входа в систему поможет предотвратить неприятности в тех случаях, когда войти в Экстерн с новым сертификатом не удастся. Зайдите в «Настройки входа» в личном кабинете и укажите e-mail, пароль и номер телефона. Сохранённый телефон поможет войти в сервис, даже забыв свой логин.
2. Не забывайте, что до начала 2022 года Вам доступны два сценария работы в Экстерне: с сертификатами, выданными в коммерческих удостоверяющих центрах, и с сертификатами, полученными от УЦ ФНС. Обращайте внимания на уведомления системы — так Вы будете в курсе, как действовать, чтобы благополучно перейти к использованию новых сертификатов. Очень скоро в Экстерн добавят подробные инструкции по сдаче отчётов в госслужбы согласно новым правилам.

Читайте также Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года