График отпусков — документ, в котором прописываются отпуска всех сотрудников на следующий год. Документ обязателен для утверждения и исполнения. Если его не принять, проверка может назначить штраф. Но дело не только в этом — график поможет избежать конфликтов с сотрудниками по поводу предоставления отпуска.
Документ нужно принять не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года. Составить и утвердить график на 2019 год нужно до 18 декабря 2018 года. Расскажем, как это сделать.
Что это за документ
График отпусков составляется по форме Т-7, утвержденной Госкомстатом постановлением от 05.01.2004 № 1. Однако работодатель вовсе не обязан придерживаться именно этой формы. Можно доработать Т-7 на свое усмотрение, например, добавить дополнительную информацию. Можно разработать форму полностью самостоятельно. Документ нужно будет утвердить и применять для составления графика.
В любом случае в графике отпусков должны быть реквизиты, обязательные для «первички» — название и дата составления документа, наименование компании, название должностей и подписи уполномоченных лиц, а также содержание операции и единицы измерения (дни).
Обычно сотрудники, да и работодатель, предпочитают разбивать отпуск на части. Эту информацию также целесообразно включить в график отпусков.
Структура графика
Как и в любом документе, в графике отпусков сначала идет шапка, в которой указываются все необходимые реквизиты. При наличии в организации профсоюза здесь также должна стоять отметка о дате и номере документа, который выражает его согласие с графиком. Если профсоюз есть, а отметки о согласовании графика отпусков с ним нет, это является поводом для штрафа.
Далее идет табличная часть, в которой представляется вся основная информация по отпускам персонала. В строках указываются данные по каждому сотруднику. Если работников много или есть отделы, целесообразно сгруппировать фамилии так, чтобы была наглядно понятна ситуация с отпуском в том или ином подразделении.
В графах таблицы указывается должность работника, его табельный номер, информация по отпуску — количество календарных дней, запланированная дата начала отпуска. Следом оставляется место для указания фактической даты ухода в отпуск и информации о его возможном переносе — по какой причине, на основании какого документа и на какую дату.
Указывая количество дней отпуска, положенное сотруднику, нужно также иметь в виду текущий год. В том смысле, что если он не все «отгулял», оставшиеся дни добавляются к отпуску следующего года.
Статья 123 Трудового кодекса требует от работодателя согласовать график лишь с профсоюзной организацией. Учитывать пожелания каждого сотрудника работодатель не обязан. Тем не менее он может это сделать при возможности. Для этого работнику следует написать заявление на включение отпуска в удобное время в график на следующий год. Форма такого заявления дана ниже:
Когда график составлен, его должен подписать руководитель кадровой службы. Далее работники знакомятся с графиком под подпись. Для этого целесообразно предусмотреть в документе специальный лист либо сделать дополнительную колонку, в которой каждый сотрудник в своей строке поставит подпись.
Утвержденный документ действует в течение года, после чего может быть уничтожен — хранить его не нужно.
Работник может запросить перенос отпуска — для этого ему следует подать соответствующее заявление. При наличии возможности работодатель его согласует. Инициировать перенос отпуска может и работодатель, однако следует получить согласие сотрудника. Если что-то меняется отпусками персонала, все эти сведения нужно отражать в графике отпусков.
Кто имеет право на отпуск в удобное время
Важно знать, что отдельные категории работников вправе рассчитывать на предоставление отпуска в то время, которое они укажут. Среди них:
- работники, не достигшие 18 лет;
- родители ребенка-инвалида;
- матери и отцы-одиночки, имеющие 2 и более детей младше 12 лет;
- беременные женщины, сотрудники с беременными либо находящимися в декрете женами;
- работники из северных районов, чьи дети поступают учиться в других регионах.
Кроме того, есть другие категрории сотрудников, чьи отпуска также придется согласовать — это совместители и жены военнослужащих. Они могут выбирать время отпуска, поскольку он должен совпасть:
- с отпускным периодом на основном месте работы, если речь о совместителе;
- с отпускным периодом военнослужащего, если речь об отпуске его супруги.
Право выбрать удобное время отпуска имеют почетные доноры, чернобыльцы, ветераны и инвалиды войны, герои России и СССР, также герои труда и некоторые другие льготные категории.
