Опциональные титулы электронной транспортной накладной

В электронной транспортной накладной каждый участник перевозки заполняет и подписывает собственный файл обмена – титул. Четыре титула обязательны для любой перевозки, ещё четыре опциональны и появляются в документе только при определённых обстоятельствах. Ниже разберём, какие опциональные титулы существуют в ЭТрН, кто их оформляет и в какой момент рейса это делается.

Какие бывают опциональные титулы ЭТрН

Обязательная часть документооборота включает четыре титула, которые подписываются строго по порядку: титул 1 формирует и подписывает грузоотправитель, титул 2 подписывает перевозчик на погрузке, титул 3 – грузополучатель, титул 4 – перевозчик на выгрузке. Опциональные титулы дополняют эту цепочку, когда нужно зафиксировать стоимость доставки, изменение условий рейса или замену водителя либо транспорта. Их всего четыре: Т5 и Т6, Т7 и Т8.

Титулы стоимости (Т5 и Т6)

Эта пара титулов позволяет перевозчику и грузоотправителю зафиксировать итоговую стоимость доставки и порядок расчёта платы за неё. Сформировать их можно только после завершения перевозки, когда подписаны все четыре обязательных титула.

Титул Т5 оформляет перевозчик: он указывает в нём финальную сумму к оплате. Грузоотправитель отвечает титулом 6 и тем самым подтверждает, что согласен со стоимостью. Если оба титула подписаны, электронная транспортная накладная становится первичным документом, подтверждающим расходы на перевозку, и её можно принять к бухгалтерскому и налоговому учёту. Особенность этих титулов в ограниченной видимости: другие участники цепочки их не видят. Открыть Т5 и Т6 могут только перевозчик и отправитель, которые их формировали и подписывали, а также государственные органы при проверках.

Пример! Фабрика наняла экспедитора для доставки мебели на оптовый склад дистрибьютора. Экспедитор принял груз во владение, сам нанял перевозчика, сформировал ЭТрН и указал в ней себя как грузоотправителя. Фабрика в накладной выступает лишь наблюдателем. Титулы Т5 и Т6 подписали перевозчик и экспедитор, и поэтому фабрике эти титулы и итоговая стоимость перевозки недоступны.

Перевозчик создаёт титул стоимости в несколько действий:

1. На рабочем столе в цепочке документооборота «Транспортные накладные» нажмите на кнопку с количеством задач в разделе «Стоимость перевозки» → «Выставление».
2. Заполните все необходимые поля и нажмите «Подписать, отправить» – документ уйдёт грузоотправителю на подпись.
3. Если грузоотправитель откажет в подписи, отредактируйте Т5 и направьте его повторно.

Таким образом, несогласие отправителя со стоимостью не блокирует документооборот: перевозчик вправе исправить титул и отправить его заново.

Титул переадресовки (Т7)

Т7 нужен, когда условия доставки меняются уже после начала рейса. Его формирует перевозчик, причём основанием служит уведомление от отправителя или получателя груза о том, что изменилась компания-получатель либо адрес доставки. Кроме того, Т7 оформляют при отказе или частичной приёмке груза, чтобы вернуть его отправителю. В рамках одной ЭТрН можно создать несколько титулов переадресовки.

Уведомление о переадресовке направляют перевозчику в электронном виде: по электронной почте, СМС или через мессенджер. Чтобы не возникало вопросов, кто вправе инициировать изменение, при заполнении титула 1 можно сразу указать, кто именно будет это делать – отправитель или получатель груза.

Момент оформления зависит от сценария. Если нужно сменить получателя или адрес, когда накладная имеет статус «В пути», перевозчик создаёт Т7 после подписания Т2 на погрузке, но до подписи Т3 – титула грузополучателя. Водитель увидит информацию о переадресовке в мобильном приложении, а у накладной появится пометка с данными о новом получателе или адресе. Если же Т7 требуется для оформления отказа или частичной приёмки, его создают после того, как перевозчик подписал Т4 на разгрузке. В обоих случаях титул переадресовки должен быть оформлен до того, как итоговая стоимость перевозки зафиксирована титулами 5 и 6.

При заполнении карточки титула добавляют сведения о переадресовке, например новую дату доставки, а также данные о сторонах-составителях и дополнительных составителях документа. Обязательно указывается и документ-основание для переадресовки.

Важно! Документом-основанием может быть договор перевозки, если в нём прописаны условия переадресовки, либо отдельное распоряжение или уведомление к договору. Если уведомление о смене адреса или получателя пришло в мессенджер или на почту, это можно отметить в комментарии в свободной форме – так в документе останется след о том, откуда пришла информация.

Титул эстафеты (Т8)

Титул 8 фиксирует замену участников рейса на стороне перевозчика: водителя, транспортного средства, тягача или прицепа. Создаёт его перевозчик, но с важным ограничением: Т8 допустим, только если замена затрагивает водителя или транспорт одного и того же перевозчика. Когда груз перегружают на транспорт другого юридического лица или ИП, необходимо создать новую ЭТрН с данными нового перевозчика.

Оформлять титул нужно по факту замены, когда точно известно, какой водитель продолжит рейс и на каком транспортном средстве повезут груз. Сведения в накладной должны соответствовать реальным данным, ведь после подписи Т8 автоматически меняется QR-код, который водитель предъявляет при проверках в пути. Перевозчик может создать этот титул после подписи своего Т2 на погрузке, но до подписи своего титула стоимости (Т5). Эстафету допускается оформлять и в рейсе с переадресовкой, например когда водитель везёт груз обратно отправителю после отказа получателя или частичной приёмки.

При замене водителя накладная пропадает из списка прежнего водителя и появляется в разделе «В пути» у нового. История перевозки сохраняет информацию о смене, а актуальные данные отображаются в интерфейсе сервиса, в том числе у грузоотправителя и грузополучателя. Причину замены указывают в карточке титула, а нового водителя – на вкладке «Замены водителей».

Для оформления электронных транспортных накладных и работы с опциональными титулами в едином окне используйте Логистику от Контур.Диадока.