Контур.Экстерн позволяет обмениваться письмами с Налоговой службой. Пользователь может направить письмо с вопросом либо сообщить в инспекцию какую-то информацию. А также запросить разъяснение и получить на него ответ. Кроме того, вложением в письмо можно отправить приложение к формам отчетности — сканы первичных документов, реестры и так далее.

Отправление писем

Алгоритм отправления письма в инспекцию через Контур.Экстерн приведен ниже.

С главной страницы перейти во вкладку «ФНС» и в разделе «Письма» нажать «Написать письмо»:

Контур.Экстерн, главная страница

Раздел Написать письмо в Контур.Экстерн

Откроется форма письма, в которой нужно внести адрес получателя, тему письма и его текст. Если сервис используется в режиме обслуживающей бухгалтерии, также можно сменить отправителя письма:

Контур.Экстерн, ссылка для смены отправителя письма

Форма письма в ФНС в Контур.Экстерн

Тут же можно прикрепить и вложенные файлы — для этого есть ссылка под текстом письма. Можно прикрепить файлы, которые удовлетворяют требованиям Налоговой службы:

  1. Файл должен быть в формате JPEG, TIFF, PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet.
  2. Несколько файлов можно прикрепить в виде архива.
  3. Изображение должны быть черно-белыми, в режиме 256 градаций серого цвета.
  4. Разрешение от 150×300 пикселей на дюйм.

Когда письмо полностью готово, его нужно подписать и отправить, нажав соответствующую кнопку внизу окна. Все поля обязательны для заполнения, иначе система предупредит о том, что какое-то из них осталось пустым.

Во вкладке «ФНС» в разделе «Все письма» можно увидеть письмо, которое было только что отправлено.

Обратите внимание! Инспекция обязана ответить на письмо, в котором содержится вопрос или обращение, в 30-дневный срок с даты, когда оно будет зарегистрировано (приказ ФНС РФ от 2 июля 2012 года № 99н).

Поиск писем

Контур.Экстерн

Поступивший ответ налогового органа пользователь увидит на главной странице сервиса. Также можно найти его во вкладке «ФНС» в разделе «Все письма».

Ответы и сообщения налоговой, которые пользователь еще не открывал, выделены полужирным шрифтом.

Если писем много, можно использовать дополнительные фильтры. Для этого есть специальные вкладки слева от списка писем.

Контур.Экстерн, письма и документы

Вся переписка с ФНС

Найдя нужное письмо и открыв его, можно увидеть следующую информацию:

  1. Название отправителя, а также владельца электронной подписи, которой подписано письмо. Чтобы увидеть сведения о сертификате, нужно нажать на информацию о подписи.
  2. Получатель, которому адресовано это письмо.
  3. Текст письма.
  4. При наличии — названия вложений.

Когда письмо отправлено

Каждое письмо, отправленное в Налоговую службу через Контур.Экстерн, должно быть подтверждено. Для этого предусмотрены специальные документы.

В первую очередь это «Подтверждение даты отправки». Это документ, который поступает в сервис от оператора документооборота. В нем указаны дата и время отправки письма. Подтверждение направляется и отправителю письма, то есть налогоплательщику, и налоговому органу — вместе с самим письмом.

Когда письмо передано оператором в налоговый орган, формируется одно из двух сообщений:

  1. «Извещение о получении». Документ формируется при благополучной передаче письма и подтверждает, что налоговый орган его принял.
  2. «Сообщение об ошибке». Оно формируется в том случае, когда продолжение документооборота невозможно из-за наличия какой-то ошибки. Ее суть содержится в сообщении. Ошибку нужно исправить, а затем отправить письмо повторно.

Если письмо поступило в налоговый орган и принято, то процесс документооборота с ФНС продолжается. Теперь инспекция должна это письмо обработать и подготовить на него ответ либо сформировать «Уведомление об отказе». Такое уведомление содержит причины отказа и является окончанием документооборота. Если пользоваться неудовлетворен, ему следует исправить недоработки, которые привели к отказу, после чего направить письмо повторно.

Контур.Экстерн, письмо из налоговой

Ответ из ФНС на письмо налогоплательщика

Сохранение и печать письма

Документы и письма, которые получены или отправлены через сервис, можно сохранить на компьютер и распечатать. Порядок действий таков:

  1. Войти во вкладку «ФНС» и перейти во «Все письма».
  2. Отыскать нужное письмо и открыть его.
  3. На странице письма нужно выполнить определенные действия в зависимости от желаемого результата:
    • если требуется сохранить либо распечатать отдельный документ из письма, следует кликнуть на его название (на изображении выше это «Уведомление об отказе»);
    • если необходимо сохранить все письмо вместе с приложенными документами, следует нажать ссылку «Сохранить все документы и подписи»;
    • если требуется распечатать только текст письма, нужно нажать ссылку Распечатать на бланке.