С 1 сентября 2024 года все сертификаты электронной подписи, выданные на сотрудников с реквизитами юридического лица, утратят свою юридическую силу. Эти изменения существенно затронут все компании и индивидуальных предпринимателей (ИП), использующих электронный документооборот. В данной статье мы рассмотрим, что именно изменится, какие шаги нужно предпринять и как подготовиться к новым требованиям.
Содержание
Что изменится с сентября 2024 года
До 1 сентября 2024 года сотрудники компаний могли подписывать электронные документы двумя способами:
- Сертификатом физлица: Подпись с использованием личного сертификата, выданного в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ), сопровождалась машиночитаемой доверенностью (МЧД).
- Сертификатом сотрудника: Подпись с использованием сертификата сотрудника (КЭП юрлица), который не требовал наличия доверенности.
С 1 сентября использование сертификатов сотрудников будет запрещено. Это означает, что каждый уполномоченный представитель компании должен будет получить личный сертификат физлица и МЧД.
Почему вводятся новые правила
Основная цель этих изменений — повышение уровня безопасности и надёжности электронного документооборота. Сертификаты сотрудников ранее создавали риски, связанные с возможным несанкционированным использованием электронной подписи. Личные сертификаты физлиц и машиночитаемые доверенности обеспечивают более точную идентификацию подписанта и его полномочий, что снижает вероятность мошенничества и ошибок.
Как подготовиться к изменениям
Чтобы избежать сбоев в работе и подготовиться к изменениям, необходимо выполнить несколько ключевых шагов:
- Оформить личные сертификаты: Каждый сотрудник, который будет подписывать документы, должен получить личный сертификат физлица в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ).
- Выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД): Компания или ИП должны оформить МЧД для каждого уполномоченного представителя. МЧД формата 003 подходит для взаимодействия с бизнес-партнёрами (B2B) и государственными органами (B2G). Этот формат доступен на портале Госуслуг и специальном портале ФНС.
- Подписать доверенности: МЧД должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя компании или ИП.
Как использовать машиночитаемую доверенность
После получения МЧД, уполномоченный представитель должен заверять документы личной УКЭП и прикладывать к ним МЧД. Чтобы упростить этот процесс, можно один раз загрузить МЧД в реестр на специальном портале ФНС. В дальнейшем при подписании документов будет достаточно отправлять только реквизиты доверенности, что значительно ускоряет и упрощает процедуру.
Как выпустить МЧД в Контур.Доверенность
Контур.Доверенность — удобный сервис для выпуска и управления машиночитаемыми доверенностями. Процесс оформления включает несколько шагов:
- Регистрация и настройка: Зарегистрируйтесь в сервисе Контур.Доверенность и настройте учётную запись своей организации.
- Создание доверенности: Введите данные сотрудника, которому будет выдана доверенность, и укажите необходимые полномочия.
- Выбор формата доверенности: В зависимости от целей использования выберите соответствующий формат доверенности. Формат 003 подходит для взаимодействия как с бизнес-партнёрами, так и с государственными органами.
- Подписание доверенности: Подпишите созданную доверенность с помощью квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя компании или ИП.
- Загрузка в реестр: Загрузите доверенность в реестр на портале ФНС или другом специализированном портале, чтобы упростить дальнейшее использование.
Форматы МЧД для различных порталов
Существует несколько форматов машиночитаемой доверенности (МЧД), используемых в информационных системах различных государственных органов. Основные форматы включают:
- формат 5.01: Предназначен для налоговых органов. Используется для стандартных доверенностей
- формат 5.02: Также для налоговых органов, но предоставляет возможность создания групповой доверенности или передоверия
- формат 002: Базовая форма для контрагентов, используемая в рамках взаимодействия между организациями
- формат 003: Единая форма, которая объединяет электронные доверенности для обмена между организациями и с государственными органами. Этот формат поддерживается многими государственными учреждениями
- СФР: Специальный формат для системы электронного документооборота и портала Социального фонда России
| Портал | Формат доверенности |
| Портал Госуслуг | Формат 003 |
| Портал ФНС | Формат 5.01, 5.02, 003 |
| Система Честный Знак | Формат 003 |
| ЕГАИС | Формат 003 |
| Федресурс | Формат 003 |
| Таможенные органы (ФТС) | Формат 003 |
| Социальный фонд России (СФР) | СФР |
Как переоформить доверенность?
В случае необходимости передачи полномочий от одного сотрудника к другому, можно действовать следующим образом:
- Отозвать текущую доверенность: Руководитель отзывает старую МЧД и выдает новую. Об этом нужно уведомить налоговую инспекцию, если МЧД хранится в реестре на портале ФНС.
- Переоформление МЧД: Если доверенность выдана с правом передоверия, уполномоченный представитель может передать полномочия другому лицу без участия руководителя. Однако это должно быть прописано в первоначальной МЧД.
Заключение
Переход на новые правила использования электронной подписи с 1 сентября 2024 года требует тщательной подготовки. Обеспечение наличия личных сертификатов и машиночитаемых доверенностей для уполномоченных сотрудников поможет избежать сбоев в электронном документообороте и повысит безопасность бизнес-процессов. Подготовьтесь заранее, чтобы продолжить эффективно вести свои дела в новом правовом поле.
Эти меры помогут компаниям и ИП обеспечить соответствие новым требованиям и продолжить эффективную работу в условиях цифровой трансформации бизнеса.
Читайте также Изменения в порядке исчисления и уплаты НДФЛ
