Машиночитаемая доверенность

Изначально планировалось сделать машиночитаемую доверенность (МЧД) обязательной к использованию для большинства ИП и компаний уже с сентября этого года. Но Федеральный закон от 04.08.23 № 457-ФЗ перенёс это событие ещё на год. Давайте разберёмся, кому доступна такая отсрочка, а кому необходимо всё-таки перейти на машиночитаемую доверенность в ближайшее время, как её получить и в каких случаях использовать.

Что означает МЧД

Данная аббревиатура расшифровывается как «машиночитаемая доверенность». Такая доверенность прилагается к электронному документу, который заверен электронной подписью (ЭП), принадлежащей не лично индивидуальному предпринимателю или директору фирмы, а его уполномоченному, например, главному бухгалтеру или тендерному специалисту. МЧД доказывает, что соответствующий работник действительно вправе подписывать документы от лица компании.

Важно! Машиночитаемая доверенность нужна, когда уполномоченный сотрудник использует сертификат физического лица, где содержится личная информация о его владельце, но нет данных о предприятии, где владелец работает. Однако, до сентября 2024 года будет действовать и иной вид сертификатов — так называемые сертификаты сотрудника, в которых есть информация не только о самом сотруднике, но и о фирме. Применение подобных сертификатов не требует наличия доверенности.

Форма машиночитаемой доверенности

Оформить МЧД на бумаге невозможно. Она создаётся и хранится исключительно в электронном виде в формате XML.

Кому требуется МЧД

Чтобы это выяснить, нужно сначала изучить все существующие способы визирования электронных документов. До 31 августа нынешнего года их допускается 4:

1. Подпись ставится директором фирмы или ИП с использованием сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Оформить его можно в удостоверяющем центре ФНС либо у его доверенной организации (подпункт 1 пункта 1 статьи 17.2 и подпункт 1 пункта 1 статьи 17.3 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В число таких организаций входит и СКБ Контур.
2. ИП или директор фирмы может воспользоваться сертификатом, выданным ему прежде (но не позже 31.12.2021) в коммерческом УЦ. Эта опция исчезнет в начале сентября 2023 года (часть 2.7 статьи 3 Федерального закона от 27.12.19 № 476-ФЗ).
3. Документ подписывает гражданин, уполномоченный заверять электронные документы вместо директора или ИП. Для данной цели применяется личный сертификат физического лица, выданный в коммерческом УЦ. К такому документу прилагается машиночитаемая доверенность.
4. Уполномоченный представитель применяет сертификат сотрудника. МЧД в подобных ситуациях не требуется. Прежде считалось, что такие сертификаты будут действительны до 31.08.2023. Недавно же их разрешили применять до окончания изначально заданного срока действия, однако, не позже 31.08.2024. Получение подобных электронных подписей доступно в коммерческих удостоверяющих центрах по 31 августа 2023 года включительно (часть 2.7 статьи 3 Закона № 476-ФЗ в редакции Федерального закона от 04.08.23 № 457-ФЗ).

Важно! После 1 сентября 2023 года сохранятся 1-й, 3-й и 4-й пункты этого списка. После же 1 сентября 2024 года останутся только 1-й и 3-й.

Как видите, машиночитаемая доверенность необходима, когда документы от лица индивидуального предпринимателя или фирмы визируются уполномоченным представителем, который может быть как работником соответствующей компании, так и человеком со стороны, допустим, бухгалтером-аутсорсером. Если же ИП или директор будет заверять электронные документы самостоятельно, то МЧД ему не потребуется.

МЧД с сентября 2023 года

Начиная с 1 сентября, уполномоченный представитель будет вправе обойтись без МЧД при наличии сертификата сотрудника. Однако, необходимость в машиночитаемой доверенности возникнет при наступлении более ранней из 2 дат:

• 01.09.2024
• завершение срока действия сертификата сотрудника

Отсюда следует, что при желании как можно дольше проработать без машиночитаемой доверенности Вам необходимо выполнить одно из двух действий до 31.08.2023:

• оформление сертификат сотрудника в коммерческом удостоверяющем центре
• при наличии такого сертификата — продление его срока, которое станет недоступным 1 сентября

Необходим ли переход на МЧД до Нового года

Переход на машиночитаемые доверенности потребуется тем уполномоченным представителям, у кого на 01.09.2023 не окажется действующего сертификата сотрудника.

Прочие представители смогут оформить МЧД добровольно до последнего дня августа 2024 года или до дня завершения срока имеющегося сертификата. По мнению специалистов, досрочный переход на МЧД будет полезен, чтобы успеть научиться с ней работать.

Влияние изменений на ЭЦП

С 1 сентября следующего года, когда машиночитаемая доверенность станет строго обязательной, исчезнет возможность подписания электронных документов через сертификат сотрудника. Представителю потребуется личная квалифицированная электронная подпись физического лица. А ИП или организация, представляемые этим лицом, должны будут оформить на него машиночитаемую доверенность.

Переходим на машиночитаемую доверенность в 2023 году

Данный процесс включает 3 этапа.

1. Обращение в коммерческий УЦ и оформление КЭП для себя как для физлица.
2. Выпуск машиночитаемой доверенности.

Внимание! Сейчас существуют разные форматы машиночитаемой доверенности. Какой подходит Вашему бизнесу? Выбирайте в зависимости от назначения и содержания документов, визировать которые будет Ваш уполномоченный. Чтобы обмениваться документацией с деловыми партнёрами (B2B), оптимален формат 002. При контактах с госслужбами (B2G) применяется формат соответствующей службы, каждая из которых создаёт собственный вариант. Уже подготовлена единая версия 003, пригодная как и для B2G, так и для B2B. Она опубликована на Госуслугах. Однако, не спешите её применять, так как в отдельных ведомствах её принятие пока технически невозможно.

МЧД, предназначенную, чтобы сдавать бухгалтерскую и налоговую отчётность, Вы сможете оформить на спецпортале ФНС. Это — реализация варианта 002, а также отдельно от неё — вариант для обмена документами с инспекцией. Кроме того, в системе есть опция проверки машиночитаемой доверенности и отправки её в ИФНС.

Важно! МЧД должна отражать категории документов, которые допустимо заверять с её помощью. Возможно как текстовое описание полномочий, так и выбор их из классификатора, где каждому виду полномочий отводится собственный уникальный номер. Классификатор можно найти, в том числе, и на Госуслугах. А коды полномочий представителя для корреспонденции с налоговой инспекцией Вы найдёте в справочнике на сайте ФНС (письмо ведомства от 16.08.23 № ЗГ-3-26/10692).

3. Заверить доверенность при помощи УКЭП индивидуального предпринимателя или главы компании. Отметим, что ИП и директоры оформляют УКЭП в ИФНС (до 01.09.2023 допускается применение ЭП, оформленной через коммерческий удостоверяющий центр).

Обратите внимание, что различные госслужбы требуют оформлять МЧД и работать с ней по-разному. Для облегчения перехода на новый стиль работы полезно будет обратиться за помощью в удостоверяющий центр СКБ Контур. Его персонал помогает пользователям с настройкой рабочего места для использования УКЭП на необходимом государственном сайте. Также Вы получите консультацию по оформлению МЧД, её проверке, загрузке на сторонний сайт, а также, если нужно, по её отзыву. Сейчас Контур помогает оформлять машиночитаемые доверенности, подходящие для ФНС, Соцфонда, налоговой, Честного знака, ГИИС ДМДК, ФТС, Госуслуг и Федресурса.

На что повлияет обязательность МЧД

Вот как будет выглядеть заверка электронных документов: бухгалтер либо другой работник подписывает файлы собственной УКЭП физического лица и прилагает к ним машиночитаемую доверенность.

Требуется ли прилагать доверенность каждый раз, когда Вы сдаёте налоговые и бухгалтерские отчёты или переписываетесь с партнёрами по бизнесу? Нет, такой необходимости нет. Нужно только единственный раз загрузить МЧД в реестр на спецпортал налоговой. После этого при визировании электронных документов работник будет отправлять адресату не доверенность саму по себе, а её реквизиты.

Отметим, что налоговики уже успели создать хранилище для МЧД, выданных по единому формату 003.

Читайте также Экстренное повышение ключевой ставки ЦБ