С 1 мая Росстат вводит новые требования к электронной подписи и доверенностям

С 1 мая 2025 года Росстат обновляет правила приёма статистической отчётности. Теперь индивидуальные предприниматели и их представители должны строго соблюдать новые технические и юридические требования. В противном случае документы не примут.

Изменения касаются порядка подписания отчётов и использования машиночитаемой доверенности (МЧД). Ниже — пошаговое объяснение, как правильно сдавать отчётность после 1 мая и избежать отказов.

Что изменится с 1 мая 2025 года

С этого дня Росстат:

• не примет отчёт, если ИП подписал его сертификатом ЭП физического лица, без доверенности
• обязательно потребует МЧД, если отчёт подаёт представитель ИП или компании

Это значит: сертификат должен быть не просто действующим — он должен быть корректным по типу. А если действует представитель, нужна именно машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ЦПРР.

Как теперь сдавать отчётность от имени ИП

Есть три способа. Каждый бухгалтер должен выбрать тот, что подходит его ситуации.

Подписание отчётности с помощью электронной подписи ИП от ФНС

Если ИП хочет подписывать отчёт сам, нужно:

• получить сертификат ЭП как индивидуального предпринимателя — именно в УЦ ФНС
• ввести его данные в программу для сдачи отчётности (например, Экстерн)
• при отправке — выбрать нужный сертификат в «Реквизитах плательщика»

Пример: если раньше ИП использовал подпись физлица, теперь она не подойдёт. Нужно именно ЭП-подпись от УЦ ФНС.

Подписание через сервис дистанционного подписания

Если ИП работает удалённо или не имеет доступа к компьютеру с установленной ЭП:

• бухгалтер формирует отчёт и отправляет ИП ссылку через сервис, например, «Дистанционное подписание»
• ИП получает ссылку на e-mail, заходит в сервис и подписывает отчёт своим сертификатом ЭП, выданным ФНС

Это удобно, если вы готовите отчёт, а ИП не работает в системе лично.

Отчётность через представителя с машиночитаемой доверенностью (МЧД)

Если отчёт сдаёт представитель ИП:

• нужна электронная доверенность — в формате МЧД
• она должна быть подписана ЭП ИП, выданной ФНС
• после регистрации МЧД в блокчейн-хранилище (ЦПРР), представитель может подавать отчёт

МЧД можно:

• оформить в Контур.Доверенности
• или напрямую в Экстерне

Экстерн проверяет наличие и корректность МЧД автоматически. Если всё в порядке — можно отправлять.

Что будет, если не использовать МЧД

После 1 мая, если вы отправите отчёт:

• подписанный представителем, но без МЧД, — Росстат его не примет
• система (например, Экстерн) предупредит об ошибке — чтобы вы успели всё исправить.

Важно: даже если доверенность есть, но она не в формате МЧД или не зарегистрирована в ЦПРР — это считается нарушением. Такой отчёт не примут.

Как проверить корректность подписи и доверенности

Перед отправкой:

• убедитесь, что выбран сертификат ИП от ФНС, а не физлица
• если сдаёте как представитель — проверьте, что МЧД зарегистрирована
• Экстерн или другой сервис сам покажет ошибку, если подпись не подходит

Что делать, если МЧД не загружается

Если возникают сложности с загрузкой или проверкой МЧД:

• используйте техническую поддержку сервиса (Экстерн, Контур и др.)
• проверьте, что вы используете последнюю версию программного обеспечения
• убедитесь, что сертификаты и доверенности оформлены корректно

Итоги: как избежать ошибок и отказов от Росстата

С 1 мая 2025 года:

1. ИП должен использовать подпись от УЦ ФНС.
2. Представитель— только с МЧД, подписанной ИП.
3. Программы сами проверяют корректность ЭП и доверенности.
4. Подпись физлица без доверенности — больше не работает.
5. МЧД на бумаге — не принимается.

Совет бухгалтерам: заранее проверьте, какие сертификаты и доверенности есть у ваших клиентов. Лучше потратить день в апреле, чем переделывать отчёт в мае.

Новый порядок строгий, но прозрачный. Главное — не забывать: электронная подпись и МЧД должны быть оформлены правильно и работать в одной системе.

Читайте также Что изменилось в справке о сальдо ЕНС с 2025 года