Нередко сотруднику выдаются денежные средства на покупку товара для компании или командировку. Отчитаться за них он должен посредством авансового отчета. К нему прилагаются документы, подтверждающие расходы. Рассмотрим, какие заблуждения распространены среди бухгалтеров по поводу отчетности за выданные средства. Многие из них связаны с изменениями в правилах, вступившими в силу относительно недавно.
Содержание
Не более одного аванса в одни руки
Еще буквально год назад работнику можно было выдать средства под отчет только в том случае, если он возвратил остаток прежнего аванса. Иначе на организацию мог быть наложен штраф по статье 15.1 КоАП, поскольку такой порядок выдачи авансов считался нарушением работы с наличными деньгами. Однако с 19.08.2017 все изменилось. Теперь один сотрудник может получить несколько авансов одновременно — такое положение введено пунктом 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Но вряд ли целесообразно злоупотреблять новым правилом и выдавать одному сотруднику несколько авансов. Это ведет к накоплению долгов. Минфин в своем письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, указывает на то, что в таком случае выданные под отчет суммы могут быть расценены, как доход работника. А значит, с них придется начислить НДФЛ и страховые взносы.
Поэтому все же расчеты по подотчетным суммам целесообразно закрывать вовремя. Напомним, что остаток аванса, выданный на командировку, работник должен вернуть в течение 3 дней после возвращения. Если речь о подотчетных суммах, выданных для иных целей, то они должны быть возвращены не позже 3 дней после истечения срока авансирования. Вместе с тем закон не устанавливает конкретных требований к сроку, на которой можно выдать работнику сумму под отчет — эти вопросы должны быть урегулированы во внутренних актах.
Необходимость товарного чека
Часто подотчетники, помимо кассового чека, требуют у продавца выписать товарный. Аргументируют они это тем, что документ нужен бухгалтерии. На самом деле товарный чек требуется далеко не всегда.
Рассчитываясь в магазине наличными средствами или картой, покупатель получает от продавца кассовый чек. В нем должны содержаться обязательные реквизиты — их полный перечень приведен в статье 4.7 закона 54-ФЗ. Таким реквизитом, в частности, является наименование товара. Исключение пока сделано только для индивидуальных предпринимателей — они могут этот реквизит не указывать.
Так вот, если кассовый чек содержит перечень товаров и количество приобретенных позиций, требовать товарный чек необходимости нет.
Вместе с тем стоит помнить о том, что пока еще не все обязаны применять кассы. Для некоторых ИП на ЕНВД и ПСН, реализующих товары, действует освобождение до 1 июля 2019 года. Если подотчетник приобрел товары у такого предпринимателя, то товарный чек будет необходим. В нем должны быть указаны наименования приобретенных товаров и их количество. При этом указывать название товарной группы недопустимо — требуется перечислить все приобретенные позиции.
Также пока могут работать без ККТ компании и ИП, оказывающие услуги. Они вместо кассового чека должны выдать покупателю бланк строгой отчетности. БСО является фискальным документом и должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.
Невозможность вычета НДС с билетов
Все бухгалтеры, работающие с НДС, знают: нет счета-фактуры — нет налогового вычета. Из-за этого некоторые заблуждаются насчет невозможности вычесть НДС со стоимости билетов, приобретенных подотчетным лицом.
В действительности же для вычета в таком случае счет-фактура не нужен. Но лишь при условии, что сумма НДС выделена в билете. Подразумевается, что прописана точная сумма налога, а не просто указано «в том числе НДС». Такие разъяснения дает Минфин в письмах от 10.01.2013 № 03-07-11/01 и от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, ссылаясь на пункт 7 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 НК РФ.
Необходимость заявления от подотчетника
Многие бухгалтеры до сих пор по старинке требуют заявление у лица, которому выдаются денежные средства под отчет. Действительно, раньше оно было нужно. Однако упомянутыми выше указаниями ЦБ РФ № 3210-У необходимость этого документа была отменена. Точнее, он не нужен, если есть распоряжение руководителя на выдачу средств под отчет.
Таким образом, для выдачи средств сотруднику под отчет необходимо наличие одного из документов:
- заявления подотчетного лица;
- приказа руководителя.
Служебное задание и командировочное удостоверение
Бухгалтеры знают, что командировочные расходы должны быть подтверждены чеками, билетами, счетами за гостиницу. А являются ли необходимыми такие документы, как командировочное удостоверение и служебное задание?
Иные специалисты до сих пор их оформляют, хотя в этом нет необходимости еще с 2015 года. Есть постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, в соответствии с которым упомянутые документы оформлять не требуется — расходы признают без них. Основанием для командировки является приказ руководителя, а даты начала и окончания можно установить по билетам.
Вместе с тем оформление командировочного удостоверения по-прежнему допустимо. Порядок документального оформления командировки следует закрепить в локальных актах.
