Электронный лист нетрудоспособности в Контур.Экстерн

Применение электронного больничного листа регламентируется законом от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ и статьями 59 и 78 закона от 21 ноября 2011 года № 323-ФЗ. В электронном виде больничный лист выдается только с письменного согласия застрахованного лица.

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача и медицинского учреждения. Он имеет одинаковое правовое значение с бумажным больничным листом.

Далее расскажем, как работать с электронными больничными в Контур.Экстерн.

Список ЭЛН

Для перехода к списку документов следует открыть главную страницу Контур.Экстерн, затем кликнуть закладку «ФСС» и далее закладку «Пособия ФСС». Отобразится список пособий за текущий месяц.

Чтобы выбрать другой период, необходимо нажать закладку «Все документы»:

Поиск документов

Для поиска нужного документа предусмотрена вкладка «Поиск». В поисковую строку можно вводить ФИО и СНИЛС.

Если требуется найти пособие из прошлого периода, необходимо нажать «Продолжить поиск за….»:

Статусы документов

Созданным и отправленным файлам присваиваются определенные статусы:

1. «Создан» – документ сформирован, но не отправлен в Фонд социального страхования.
2. «Ошибка отправки…» – отправка не произошла из-за обнаруженных нарушений. Требуется повторная отправка в ФСС. Необходимо выбрать строку с названием документа и нажать «Отправить заново».
3. «ЭЛН не принят» — в ходе проверки были выявлены нарушения. Необходимо их исправить и отправить файл вновь. Для этого следует выбрать в списке документов нужную строку и нажать на нее. Затем ознакомиться с протоколом нарушений по ссылке «Просмотреть протокол ошибок» и нажать «Исправить ошибки и отправить заново».
4. «ЭЛН принят» – файл принят Фондом.

Печать списка документов со статусами

В отдельных случаях возникает необходимость распечатки списка ЭЛН, к примеру, для проведения сверок. Для этого нужно:

1. В списке пособий выбрать «Распечатать список документов»:
2. Указать период и формат: PDF или XLS. Формат XLS дает возможность фильтровать и сортировать список документов в печатной форме.
3. Выбрать «Распечатать». Выгрузится файл в выбранном формате.
4. Распечатать загруженный файл.

Порядок загрузки электронного больничного с портала ФСС

Для загрузки ЭЛН с портала Фонда необходимо:

1. Выбрать «Загрузить электронный больничный»:
2. Нажать «Загрузить с портала ФСС», затем заполнить номер больничного и СНИЛС физического лица:
3. Выбрать «Продолжить».
4. Нажать на нужный сертификат для подписи запроса.
5. Проверить информацию о загружаемом ЭЛН.
   • сервис выдаст предупреждение, если документ с таким номером уже создан. Если требуется исправить информацию в созданном документе, нужно выбрать «Обновить»:
6. Выбрать «Загрузить документы».
7. При загрузке формируется новый документ или обновляется ранее созданный (при выбранном варианте «Обновить»).
8. Следует открыть документ и проверить данные, затем ввести сведения о расчете пособия.
9. Далее нужно перейти к проверке и отправке ЭЛН.
10. Пользователь перед отправлением файла может:
    • сохранить документ в XML, кликнув «Скачать ЭЛН»;
    • открыть в PDF и распечатать документ, кликнув «Распечатать ЭЛН».

Загрузка ЭЛН из файла

Чтобы загрузить электронный листок, следует действовать так:

1. Выбрать «Загрузить электронный больничный»:
2. Нажать «Загрузить вручную из файла с ЭЛН»:
3. Выбрать «Продолжить».
4. Выбрать ранее созданный файл и нажать «Открыть». Файл может содержать несколько документов.
5. Проверить сведения о загружаемом файле:
   • сервис выдаст предупреждение, если документ с таким же номером больничного листа уже создан. Необходимо выбрать «Обновить», чтобы заменить сведения в уже созданном документе на сведения из файла.
6. Нажать «Загрузить документы». При загрузке формируется новый документ или обновляется ранее созданный (при выбранном варианте «Обновить»).
7. Открыть ЭЛН и проверить. При необходимости следует исправить или дополнить недостающие данные.
8. Проверить и отправить ЭЛН.

Редактирование

Для редактирования документа следует нажать на строку с ним. Отобразиться окно просмотра документа.

Отправленный ранее ЭЛН нужно искать на странице со списком документов.

Чтобы листок стал доступен для редактирования, следует нажать «Исправить ошибки и отправить заново»:

После редактирования данных на закладке «Электронный больничный» необходимо выбрать код причины исправления из предложенного списка:

Для просмотра содержания отправленного документа, не исправляя его, следует нажать «Распечатать ЭЛН».

Печать

Печать ЭЛН возможна следующими способами:

• в списке в строке с пособием выбрать «Распечатать ЭЛН»:
• открыть страницу просмотра документа и выбрать «Распечатать ЭЛН»:

Удаление

Если файл не был отправлен, его можно удалить, нажав одноименную кнопку в строке с документом:

Отправленный в Фонд документ удалить из списка нельзя.

Отправка

Для проверки и отправки документа нужно открыть страницу просмотра документа и выбрать «Проверить и отправить»:

После проверки:

1. Если обнаружены нарушения, исправить их. Для этого закрыть окно с результатами проверки, исправить нарушения (они выделены красным) и заново проверить:
2. Если нарушений нет, необходимо подписать файл действующим сертификатом электронной подписи и нажать «Отправить документ в ФСС»:

Файл отправится в региональное отделение ФСС. Статус электронного листка нетрудоспособности можно будет отследить на странице документооборота.

Отправка нескольких ЭЛН

Больничные можно отправлять массово. Для этого на странице со списком документов нужно Перейти в раздел «Реквизиты и настройки», далее нажать «Включить режим массовой отправки». Он будет включен для организации в целом, то есть его действие распространится на всех пользователей.

В этом же разделе при необходимости режим массовой отправки можно отключить.

Сначала сервис показывает документы за 4 последние дня, за которые они имеются. При необходимости нужно выбрать другую дату, а также включить фильтр «Без ошибок». Появится кнопка отправки — на изображении это «Отправить 2 документа в ФСС». После ее нажатия система перекинет пользователя на окно выбора электронной подписи.

Отправленные документы

В сервисе можно отслеживать историю передачи больничных листов в ФСС. Для этого нужно на списке документов кликнуть на строку того больничного, который ранее был отправлен. В следующем окне сервис отразит основную информацию по этому ЭЛН:

1. «Статус документа». Что он означает, сказано выше.
2. «Статус ЭЛН». Это статус больничного на портале Фонда.
3. Ссылка «Протокол ошибок». Нажав ее, можно открыть список ошибок, которые выявлены после проверки документов ФСС.
4. Ссылка «Скачать файл». Предназначена для сохранения документа на компьютер.

Если нужно получить информацию о более ранних больничных, следует нажать на ссылку «Показать историю».

Читайте также Бухгалтеру на заметку: проверяем больничный на подлинность.

Какие ошибки могут возникнуть при работе с ЭЛН

При загрузке

Доступ к ЭЛН с номером XXX…., СНИЛС YYY…, статусом: ZZZ – ограничен

Ошибка выглядит так:

Суть в том, что больничный не может быть изменен страхователем. На изображении выделен статус — он может принимать разные значения:

1. Код ошибки 010 / 020. Больничный открыт / продлен медучреждением и находится в процессе оформления. К загрузке документа нужно вернуться позже, когда он будет закрыт.
2. Код ошибки 040. Больничный находится на рассмотрении в МСЭ. К загрузке следует вернуться позже.
3. Код ошибки 060. Больничный отправлен с одним регистрационным номером, а загрузка — с другим. Нужно проверить РНС и убедиться, что он совпадает с тем, который был указан при заполнении ЭЛН. Если номер не совпадает, следует попросить свое отделение ФСС поменять статус электронного больничного на 030 «Закрыт». А после этого загрузить его с новым РНС. Либо запросить ЭЛЕ с тем РНС, который был указан при заполнении.
4. Код ошибки 090. Больничный аннулирован медучреждением по одной из причин: выдача на бумажном банке либо ошибка. Следует узнать у сотрудника новый номер больничного либо взять его бумажный бланк.

Номер XXX… принадлежит к ЛН на бумажном бланке

Ошибка выглядит так:

Означает, что после того, как был оформлен ЭЛН, медучреждение выдало сотруднику бумажный листок нетрудоспособности по его просьбе. Этот бланк нужно запросить у сотрудника.

ЭЛН с номером: XXX…., СНИЛС YYY… — отсутствует в БД

Текст ошибки будет такой:

Ошибка означает, что больничный не найден в базе данных ФСС. Это может быть из-за некорректно указанных регистрационного номера ФСС, СНИЛС сотрудника либо номера ЭЛН. Нужно проверить эти параметры и исправить ошибку.

Некорректные параметры: Per

Текст ошибки:

Ошибка означает, что запрос на загрузку документа подписал представитель, на которого нет доверенности.

Нужно связаться с отделением Фонда и уточнить, что с доверенностью.

При отправке электронного больничного

Доступ к ЭЛН с номером: XXX…., СНИЛС YYY…, статусом: ZZZ — ограничен

Ошибка бывает с кодом 090. Означает, что больничный аннулирован по одной из двух причин: сотрудник запросил бумажный листок нетрудоспособности либо в нем была допущена ошибка. Нужно обратиться к сотруднику и взять у него номер ЭЛН или его бумажный бланк.

ERR_014 Значение поля '…' отличается от существующего значения

Ошибка выглядит следующим образом:

Суть в том, что пользователь пытается отправить ЭЛН, который ранее уже был принят ФСС, но с другим значением. Это значение указывается в тексте ошибки (показано на изображении выше). Ранее обработанные документы повторно направлять не нужно.

ORA-20013: Не удалось обновить данные. Обновляемая запись потеряла актуальность

Ошибка имеет такой текст:

Ошибка выдается чаще всего при попытке подписать неактуальный документ. Возможно, он был изменен медработником. Нужно загрузить его заново, подписать и ждать по нему ответа.

ORA-20005: Данные не найдены при выборке по ЛН=" XXX …" и СНИЛС=" YYY…"

Текст ошибки:

Ошибка обозначает, что электронный больничный с такими параметрами на стороне ФСС найден не был. Нужно уточнить СНИЛС и номер ЭЛН.

Направленные данные страхователя содержат исправления, но не указаны причина и обоснование исправлений

Вот так выглядит эта ошибка:

Поданный больничный ранее уже был принят Фондом. Теперь пользователь пытается отправить документ с изменениями, но при этом он не указывает причину исправлений. Нужно перейти во вкладку «Электронный лист нетрудоспособности» и заполнить в ней поле «Причина исправления», а также «Обоснование исправления». После этого документ нужно Направить в ФСС повторно.