Как в Контур.Экстерн отправить реестр больничных в ФСС

Проект Фонда социального страхования «Прямые выплаты» предполагает изменение механизма расчета и оплаты пособий по обязательному социальному страхованию. Система прямых выплат состоит из следующих шагов:

1. Работник получает документы, подтверждающие право на пособие (лист по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, справка о рождении ребенка или о постановке на учет в ранние сроки беременности).
2. Работник предоставляет в бухгалтерию организации больничный лист (или документ, подтверждающий право на иное пособие) и заявление с указанием реквизитов для перечисления денежных средств.
3. Страхователь составляет при помощи сервиса «Пособия ФСС» электронный реестр документов и отправляет в Фонд.
4. ФСС перечисляет денежные средства застрахованному лицу на банковский счет или направляет почтовым переводом.

Далее рассмотрим, как в Контур.Экстерн работать с реестрами сведений (например, листов нетрудоспособности).

Список пособий

Для открытия документооборота следует перейти на главную страницу Контур.Экстерн и выбрать закладку «ФСС». После выбора кнопки «Пособия ФСС» станет доступным перечень пособий за текущий месяц. Документы за предыдущие месяцы можно открыть нажатием на вкладку «Все документы»:

Поиск документов

Чтобы найти нужный документ, можно использовать строку поиска. В ней нужно указать фамилию или страховой номер работника (СНИЛС).

Чтобы искать документы за прошлые годы, нужно воспользоваться закладкой «Продолжить поиск за...»:

Значения статусов

В зависимости от этапа создания и отправки, документам присваиваются определенные статусы:

• «Создан» – документ добавлен, но не передан;
• «Реестр в очереди на отправку» – файл ожидает передачи;
• «Ошибка отправки…» – при передаче файла произошла ошибки. Необходимо открыть документооборот, выбрать нужную строку и кликнуть «Отправить заново»;
• «Реестр отправлен» – файл передан, но еще не прошел контроль;
• «Реестр не принят» — при проведении контроля раскрыты нарушения. Нужно найти документ в списке и устранить нарушения, выбрав кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Нарушения прописаны в протоколе — он доступен по ссылке «Просмотреть протокол ошибок»;
• «Реестр принят» – файл успешно прошел контроль и считается представленным. Доступна для распечатки квитанция о приеме.

При выявлении ошибки в реестре сведений отделение ФСС направит пользователю извещение (бумажное, по обычной почте). Для исправления нужно войти в документ и произвести перерасчет.

Распечатка списка документов

В отдельных случаях появляется потребность распечатки списка документов со статусами, к примеру, для проверки загруженных сведений.

Для распечатки следует:

1. Выбрать «Распечатать» и далее «Список документов со статусами ФСС»:
2. Указать, за какой период распечатывается список:
3. Выбрать формат печати: PDF и XLS. Формат XLS дает возможность фильтрации и сортировки списка документов в печатном виде.
4. Выбрать «Распечатать». Документ будет выгружен в заданном формате. Его нужно открыть и выполнить печать.

Создание нового документа

Для добавления документа необходимо:

1. Перейти на главную страницу сервиса, выбрать закладку «ФСС» и далее «Пособия ФСС».
2. На открывшейся странице выбрать «Создать документ»:
3. В форме «Создание нового документа» нужно выбрать тип пособия:
4. Указать тип листа нетрудоспособности «Бумажный». Для создания электронного больничного листа рекомендуем обратиться к отдельной инструкции.
5. Выбрать сотрудника:
   • Работник есть в списке. Следует его выбрать и нажать «Создать документ». Можно воспользоваться строкой поиска. Поиск осуществляется по фамилии или СНИЛС работника. После введения в строку данных нажать «Найти».
   • Работник отсутствует в списке. Нужно воспользоваться закладкой «Добавить нового сотрудника». После введения фамилии, имени и СНИЛС, нужно кликнуть «Добавить сотрудника». Вновь созданный работник появится в списке. Следует выбрать его и нажать «Создать документ». При создании нового работника он отобразится и в сервисе «Контур. Отчет ПФ» (список работников у сервисов один). Он будет доступен для формирования отчетности в Пенсионный фонд.
6. Ввести данные в таблицу. Сведения состоят из нескольких разделов, количество которых зависит от вида пособия.

Редактирование документа

Для изменения введенной информации следует кликнуть по строке с нужным документом — станет доступным окно для внесения данных. Для отправленных документов отображается страница со списком:
Для редактирования внесенных данных нужно:

• Для документа, не прошедшего контроль и с полученным протоколом ошибок — выбрать  «Исправить ошибки и отправить заново»;
• Для принятого документа — выбрать «Создать перерасчет». После корректирования данных нужно указать причину перерасчета.

Для просмотра отправленных данных без их коррекции необходимо выбрать «Просмотреть документ».

Загрузка документов

Для загрузки документов, созданных в других программах, следует:

1. Перейти на главную страницу сервиса и нажать закладку «ФСС», затем нажать «Пособия ФСС». Отобразится список всех документов.
2. Выбрать «Загрузить реестр»:
3. В отобразившемся окне выбрать «Обзор» и затем нужный файл. Один файл может содержать несколько документов.
4. При загрузке файла может выявиться, что листок нетрудоспособности с аналогичным номером уже есть в системе. Сервис предложить выбрать — оставить существующий документ или заменить его из файла:
5. Выбрать «Загрузить документы». В списке отображаются загруженные документы.
6. Проверить загруженные документы и выполнить отправку.

Печать заявления

Заявление по форме №578 формируется на основе введенного документа. Его можно распечатать и отдать на подпись работнику. Печать доступна из двух мест:

• Из списка документов:
• Выбрав «Распечатать заявление» на странице просмотра документа.

Печать списка реестров

Форма № 579 «Реестр сведений для выплаты пособий» формируется на основе списка документов. С помощью распечатанного реестра можно сверять загруженные данные. Для печати следует:

1. В списке документов выбрать «Распечатать» и далее «Реестр сведений для выплаты пособий»:
2. Необходимо указать, за какой период и в каком формате выполняется печать: PDF или XLS. Последний дает возможность применять фильтр и сортировку списка документов в печатной форме.
3. После нажатия «Распечатать» сформируется печатная форма в ранее заданном формате. После этого ее можно открыть и распечатать.

Удаление документов

Для удаления неотправленного документа необходимо в строке с нужным документом нажать «Удалить»:
Отправленные в региональное отделение Фонда социального страхования документы удалить невозможно.

Отправка документов

Для отправки и контроля документов следует:

1. Перейти на страницу просмотра документа и кликнуть закладку «Проверить и отправить».
2. Система проверит документ и покажет результаты:
   • Если выявлены ошибки, необходимо их устранить. Поля с ошибками помечены красным цветом. Для коррекции информации необходимо закрыть страницу с итогами проверки, затем устранить недочеты и отправить документ.
   • Когда нарушений не выявлено, нужно выбрать электронный сертификат для подписи и кликнуть «Отправить документ в ФСС».

Файл будет поставлен в ожидание на передачу со статусом «В очереди на отправку».

Массовая отправка документов

Отправку документов в Фонд социального страхования можно осуществлять в массовом порядке. Для отправки сразу нескольких документов необходимо перейти на страницу со списком документов , затем выбрать меню «Реквизиты и настройки» и далее «Включить режим массовой отправки»
Такой порядок отправки включается для всех пользователей организации одновременно.

Чтобы отключить массовую отправку документов, в этом же окне необходимо выбрать закладку «Отключить режим массовой отправки».

Для массовой отправки документов, следует выбрать дату (по умолчанию отображаются последние 4 дня) и нажать «Без ошибок». Далее следует нажать «Отправить N документов в ФСС», затем выбрать сертификат электронной подписи.

Просмотр отправленных документов

Для просмотра состояния отправки необходимо выбрать строку с нужным документом и нажать на нее. После этого станет доступным окно с данными по последней отправке.

• Статус документа – значение статусов читайте в разделе «Список документов и статусы».
• Номер отчета в ФСС – по номеру осуществляется поиск переданного документа на портале ФСС в разделе «Сведения о переданных документах».
• Протокол ошибок – отображает список ошибок, обнаруженных Фондом социального страхования в ходе контроля переданного документа.
• Просмотреть квитанцию – возможность открыть квитанцию, подтверждающую получение документа Фондом.
• Просмотреть документ – возможность отображения сведений, содержащихся в отправленном документе.
• Скачать файл – скачивание переданного документа.

Если требуется посмотреть всю историю отправок, то следует кликнуть «Показать историю».

Ошибки

ERR 7 2 (Ф/Л) Поле «Тип листа нетрудоспособности» не соответствует типу листа нетрудоспособности.

Причина: При передаче документа ему был присвоен тип «Бумажный», а Фондом социального страхования он учтен как электронный. Вероятно, документ был создан в формате ранних версий, где не было тега < LN TYPE >, ответственного за тип документа.

Действия: Следует вновь сделать загрузку документа. В таблице импорта присвоить тип документа «Электронный» .

ERR_1718 Статус электронного листка «Аннулирован», реестр не может быть принят к оплате.

Причина: Больничный лист отменен медицинским учреждением из-за выдачи бумажного варианта или выявленной ошибки.

Действия: После закрытия медицинским учреждением электронного больничного выполнить отправку документа повторно.

ERR_1717 Статус электронного листка не позволяет принять реестр к оплате.

Причина: Электронный больничный лист не закрыт медицинским учреждением, находится в процессе оформления (статус с кодом 010 – означает Открыт или код 020 – означает Продлен).

Действия: Отправку документа нужно сделать после закрытия листа медицинским учреждением.

ERR_1705 Номер ЛН сгенерированный по электронному запросу МО(ЭЛН) и не имеющий бумажной копии не может быть использован до 1 июля 2017 согласно Федеральному закону от 01.05.2017 N 86-ФЗ.

Причина: Электронный больничный лист должен быть датирован не ранее 01 июля 2017 года.

Действия: Необходимо исправить дату в поле «Дата выдачи листа» на закладке «Электронный листок нетрудоспособности».

ERR_917 Проверка расхождений с полями части МО Список полей с конкретным указанием в каком поле несоответствие. Например: ERRMO1 «Застрахованное лицо: СНИЛС <&1 > не равно СНИЛС Застрахованного <&2 >».

Причина: Сведения в реестре электронных листов нетрудоспособности отличаются от сведений содержащихся в реестре электронных листов нетрудоспособности сформированном медицинской организацией.

Действие: Необходимо исправить обнаруженные расхождения в электронных листах нетрудоспособности и в реестре к ним.

WARN_918 *Проверка расхождений с полями части страхователя Список полей с указанием в каком поле несоответствие. Например: WARNINS1 «Страхователи: регистрационный номер (Автоматическое заполнение из настроек заполняющего или программным методом) <&1 > не равно Регистрационный номер <&2 >».

Причина:  Сведения в реестре электронных листов нетрудоспособности расходятся со сведениями в электронных листах нетрудоспособности.

Действие: Необходимо исправить обнаруженные расхождения в электронных листах нетрудоспособности и в реестре к ним.