С 2020 года трудовые книжки переходят в электронный формат

Депутаты Госдумы 17 сентября приняли в первом чтении поправки, которые вводят электронные трудовые книжки. Что в связи с этим ждет работодателей? И что это значит для самих работников?

Сведения о работе — в цифровой формат

Идею перевести трудовые книжки в цифру власти прорабатывали уже давно. В июле в Правительстве рассмотрели проекты, которые внесут необходимые поправки в законодательство. После одобрения они были поданы в Госдуму и уже прошли первое чтение. Изменения коснутся Трудового кодекса и закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года о персонифицированном учете.

Введение электронных ТК вызвано несколькими причинами. Во-первых, это должно быть удобно для работников. Вся информация будет доступна в личном кабинете на сайте ПФР, в любое время ее можно будет проверить. Если выявится ошибка, гражданин сможет обратиться непосредственно в Пенсионный фонд для исправления.

Во-вторых, должно упроститься взаимодействие между фондом, работником и работодателем при приеме на работу или увольнении. В-третьих, компаниям не придется приобретать, учитывать, оформлять и хранить ТТК, исправлять в ней ошибки или восстанавливать, если бывший работник ее потеряет.

Как все произойдет

Электронные ТК сначала у себя внедрят отдельные работодатели в качестве эксперимента. У всех остальных в запасе будет еще год. Но в течение этого времени нужно будет активно готовиться к новым правилам.

Вот что предстоит работодателю уже в 2020 году:

1. Уведомить работников о том, что ТК станут цифровыми. А также о том, что они могут выбрать формат трудовой книжки. Выбор нужно сделать в 2020 году. Все, кто захочет продолжать ведение ТК в бумажном виде, должны написать заявление.
2. Внести изменения в нормативные акты, касающуюся кадрового учета.
3. Исправить трудовые или коллективные договоры, убрать из них формулировки, которые будут неактуальны.
4. Обеспечить техническую возможность для передачи данных в ПФР о найме, увольнении и прочих кадровых изменениях.

Новая отчетность

Все перечисленные выше мероприятия — однократные. Но еще одну новую обязанность работодателям придется исполнять ежемесячно. А именно, подавать в ПФР отчетность по форме СЗВ-ТД. Это нужно будет делать до 15 числа каждого месяца. А начиная с 2021 года отчетность будет подаваться при каких-либо кадровых изменениях.

Что будет в 2021 году

Если на работу поступит сотрудник, у которого нет трудовой книжки, то ее нужно будет оформить строго в электронном виде. С остальными работниками правила такие:

• если человек в течение 2020 года написал заявление о том, что желает иметь бумажную TK, необходимо продолжить ее ведение по существующим ныне правилам;
• всем, от кого такого заявления не поступало, в конце 2020 года книжки нужно выдать на руки.

С 2021 года с работодателя снимается ответственность за ведение и хранение трудовых книжек тех работников, кто отказался от бумажного формата.

При этом в ПФР информация о трудовой деятельности в любом случае будет формироваться в электронной форме.

По идее, введение электронных ТК должно снять нагрузку со специалистов по кадрам. Вместе с тем во время переходного периода у кадровиков и бухгалтеров прибавится дел. Не исчезнут они совсем и в дальнейшем, ведь при любом кадровом изменение придется подавать отчет в ПФР.