Выдача денег под авансовый отчет — стандартная практика для любой компании. Но что делать, если сотрудник так и не отчитался по расходам или вернул не всю сумму? Этот вопрос часто вызывает сложности у бухгалтеров. В своем письме от 14 августа 2025 года Минфин России разъяснил, в каких случаях невозвращенные подотчетные суммы могут считаться доходом работника и подлежать обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
Что Минфин считает доходом сотрудника?
Согласно Налоговому кодексу РФ, доход физического лица — это экономическая выгода, которую можно оценить в денежной или натуральной форме (Читайте также: Справка о доходах и суммах налога физического лица). При этом для определения налоговой базы по НДФЛ учитываются абсолютно все доходы, полученные как деньгами, так и в натуральной форме, а также материальная выгода.
Если сотрудник получил от компании деньги, но использовал их не для служебных целей, а в личных, то такая сумма создает для него экономическую выгоду. Следовательно, эта сумма признается доходом работника, и с нее нужно удержать НДФЛ.
Что делать с представительскими расходами?
Минфин также затронул тему представительских расходов. Согласно Налоговому кодексу, представительскими расходами считаются затраты на официальные приемы и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах. Эти расходы включают оплату завтраков, обедов, буфетное обслуживание во время переговоров, а также оплату транспорта и услуг переводчиков, которые не числятся в штате компании.
Все представительские расходы должны быть экономически обоснованными и подтвержденными документально. Это правило соответствует пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса. При этом в Кодексе нет конкретного перечня документов, которые подтверждают эти расходы.
Когда представительские расходы не учитываются при расчете налога на прибыль?
Нужно помнить, что некоторые расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Так, согласно Налоговому кодексу, не учитываются расходы на безвозмездную передачу имущества, работ, услуг или имущественных прав, а также расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено в главе 25 Кодекса.
Это означает, что если вы выдали сотруднику деньги на представительские расходы, но он не предоставил документы, подтверждающие их целевое использование, то эти суммы могут быть расценены как безвозмездная передача. В таком случае, они не уменьшат налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, такие суммы будут считаться доходом работника, и с них необходимо удержать НДФЛ.
Читайте также: Обновление формы СТД-СФР
Добавить комментарий