Бухгалтер обязан отправить отчёт по форме СЗВ-СТАЖ в ПФР до 1 марта. Важно заполнить его правильно, так как при обнаружении ошибок отчёт возвращается обратно и отводится 5 дней на корректировку. Если опоздать с поправками, придется заплатить штраф.
Содержание
Нюансы подачи СЗВ-СТАЖ при наличии обособленных подразделений
Сама по себе форма СЗВ-СТАЖ простая. Но в некоторых случаях возникают многочисленные вопросы, в частности из-за того, что в правилах заполнения отчётности даны непонятные формулировки. К примеру, трудности появляются у организаций, имеющих обособленные подразделения.
Законодательство предписывает, что до 1 марта года, идущего за отчётным, каждый страхователь обязан отчитаться о застрахованных лицах, трудящихся на его территории. В том числе и за тех, с кем оформлен гражданско-правовой договор с необходимостью начислять страховые взносы.
У компаний с ОП сразу возникает вопрос, сколько отчётов нужно сдать – один общий или за каждое подразделение отдельно, а также куда отправлять, ведь ОП могут находиться в разных местах.
По общему правилу отчитываться необходимо перед ПФР, расположенным по месту, где зарегистрирован страхователь. Закон говорит, что каждое обособленное подразделение регистрируется в пенсионном отделении по месту нахождения. Соответственно, и сдавать СЗВ-СТАЖ нужно туда.
Но это правило действует для ОП, у которых есть полномочия по начислению оплаты труда и оформлен для этой цели счёт в банке. В остальных случаях отчётность требуется отправлять по месту учёта главной компании и отражать в ней информацию о сотрудниках, работающих в подразделениях, лишённых права на начисление и выплату заработной платы.
Спорные случаи, кого вносить в отчёт, а кого — нет
Нередко встаёт вопрос, каких сотрудников нужно вносить в отчётность. Особенно возникают споры по поводу следующих категорий трудящихся.
Работники на пенсии
Работодателям надо отчитываться за всех сотрудников, в частности и тех, кто вышел на пенсию, но продолжает работать в организации. Пенсионеров включают в СЗВ-СТАЖ даже на протяжении года после увольнения. Требуется вносить сведения и о лицах, которые уволились в предыдущем году именно по причине выхода на заслуженный отдых.
Директор – единственный учредитель
Отчитываться надо за всех лиц, с которыми оформлено трудовое или гражданско-правовое соглашение, и за которых надо уплачивать страховые взносы. Даже единственный учредитель, который ещё и выполняет функции руководителя, включается в отчётность.
В ООО или АО с директором требуется заключать договор. Никаких исключений не существует. Поэтому его тоже нужно включать в форму СЗВ-СТАЖ.
Председатели СНТ
Если с коммерческими организациями всё понятно, то как быть некоммерческим фирмам? Дело в том, что законодательство не обязывает заключать договоры с председателями товариществ и выплачивать им вознаграждения. Казалось бы, зачем тогда их вносить в отчётность СЗВ-СТАЖ?
Включать председателей в форму необходимо, так как их деятельность считается трудовой. Даже если общее собрание решило не платить таким сотрудникам заработную плату и не оформлять с ними договор, они всё равно признаются трудящимися.
Работники-заключённые
Если к работе в организации привлечены заключённые, трудовой договор между ними не оформляется. Но это не значит, что их не надо вносить в СЗВ-СТАЖ. Ведь время, когда осуждённый работает за вознаграждение, включается в трудовой стаж. Следовательно, такие граждане подлежат страхованию в ОПС. Поэтому указывать заключённых в отчёте нужно.
Обратите внимание, что в случае отсутствия персонала в компании, сдавать отчётность по форме СЗВ-СТАЖ не требуется.
Тонкости заполнения отчёта
При заполнении формы иногда возникают трудности. Стоит разобраться в оформлении граф, по которым чаще всего появляются вопросы.
«Период работы»
В раздел 3 отчётности требуется внести период работы каждого сотрудника. Это графы 6 и 7. На первый взгляд кажется, какие тут могут возникнуть сложности? Достаточно внести дату устройства и увольнения каждого работника. Однако, не всё так просто.
Во-первых, правила заполнения СЗВ-СТАЖ гласят, что эти даты не должны выходить за рамки отчётного периода. Получается, если человек устроился на работу или уволился до или после того года, за который требуется отчитаться, то нужно вписать просто начало и конец текущего года.
Во-вторых, если в отчётности требуется указать несколько рабочих периодов по одному человеку, надо каждый из них отображать отдельной строчкой. При этом в остальные графы данные вносятся один раз.
«Дополнительные сведения»
Это графа 11, для которой вообще не предусмотрены никакие правила оформления. Не найти конкретного пояснения, что в этом пункте должно содержаться, когда его необходимо заполнять. Есть только ряд упоминаний.
К примеру, существует список кодов, которые требуется указывать в пункте «Дополнительные сведения». Но конкретики, когда и в отношении каких работников их надо отображать, нет.
По правилам в третьем разделе отчётности необходимо выделять по каждому сотруднику периоды, когда он работал и когда не был на месте, к примеру, при нахождении в отпуске, на больничном или по иным обстоятельствам. Так вот для каждой причины отсутствия работника отведен конкретный код, который и указывается в графе 11.
К примеру, если нужно отметить, что сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, кодировка будет такой – «ДЕТИ».
Обратите внимание, что есть отличия в отношении указания отпуска с сохранением зарплаты. Стандартно он входит в период работы. Но если человек трудится в особых условиях, тогда отпуск указывают отдельно.
Важно, чтобы каждый вносимый работодателем период отсутствия на работе был подтверждён документально. К примеру, приказом об отпуске, медицинской справкой и т.д. Нужно ещё сравнить СЗВ-СТАЖ и табель, в котором отмечают время работы сотрудников. Информация в них должна полностью совпадать.
Читайте также Как уменьшить патент на страховые взносы
