В порядок ведения счетов-фактур (постановление № 1137) внесены изменения. Поправки ввело постановление от 19.08.2017 № 981. Как следует хранить документы, связанные с НДС, с учетом этих изменений? Об этом — в сегодняшнем материале.
Изменение порядка хранения
Правила заполнения счетов-фактур являются Приложением № 1 к постановлению № 1137. Теперь они пополнились двумя новыми пунктами — 10 и 11. Эти пункты практически полностью дублируют утратившие силу пункты 14 и 15 Приложения № 3 к упомянутому постановлению, в котором изложены правила ведения журнала учета счетов-фактур. Но есть и отличия. Так, в пункте 11 Правил заполнения счетов-фактур сказано не только о документах, на основе которых заполняется журнал их учета, но и от тех, на основе которых составляются книги покупок и продаж.
Хранить счета-фактуры, подтверждения оператора об их принятии, извещения покупателей о получении документов следует в хронологическом порядке. Это относится как к первично выставленным документам, так и к корректировочным и исправленным счетам-фактурам.
Такой порядок означает, что документы следует хранить по дате выставления или по дате составления, если они не подлежат передаче покупателю. В отношении извещений оператора и подтверждений покупателей учитывается дата получения таких документов.
Хронологический порядок не относится к счетам-фактурам, которые выставляются в электронном виде. Это связано с тем, что налогоплательщик не обязан их распечатывать и хранить на бумаге. Если он выставил часть счетов-фактур в электронном виде, то хронологические пропуски в подшивке бумажных документов он заполнять не должен.
Журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также дополнительные листы к этим регистрам следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Это относится к документам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде.
Какие еще документы следует хранить в указанном порядке
В упомянутом порядке необходимо хранить массу другой бухгалтерской «первички», которая так или иначе связана с расчетом НДС.
Документы, полученные налогоплательщиком от контрагентов, но выставленные третьим лицом. В ряде случаев компания должна хранить счета-фактуры, которые выставлены не ей. Вот эти ситуации:
- Комиссионер приобретает для комитента товары и получает от продавца счет-фактуру. Копия документа передается комитенту.
- Застройщик (или заказчик-застройщик) ведет строительные работы для инвестора. Счета-фактуры выставляются продавцами товаров, работ и услуг застройщику, а тот передает их копии инвестору.
- Экспедитор осуществляет свою деятельность для клиента и получает счета-фактуры от продавцов товаров, работ и услуг. Копии документов он передает клиенту.
Во всех указанных случаях счета-фактуры передаются налогоплательщику (комитенту, инвестору, клиенту) в виде копий, заверенных в установленном порядке. Если посредник получал счета-фактуры в электронном виде, то в том же виде они передаются получателю и хранятся им. Речь идет как о первично выставленных счетах-фактурах, так и о корректировочных и исправленных.
Документы, полученные в связи с международной торговлей. В отношении ввезенных товаров это: таможенные декларации, платежные документы, в которых отражена уплата НДС. В отношении товаров, которые были ввезены из стран Таможенного союза это: заявление о ввозе и уплате косвенных налогов, платежные документы, подтверждающие уплату НДС. Хранению подлежат оригиналы документов или их копии.
Полученные бланки строгой отчетности. Их необходимо хранить в том случае, если по ним производился вычет НДС. Это БСО, подтверждающие расходы на наем жилого помещения командировочным лицом и услуги перевозки к месту командировки.
Переданные либо полученные документы, сопровождающие передачу имущества. Они оформляются при передаче ОС, НМА, прочего имущества либо имущественных прав. Подлежат хранению в том случае, если в них указаны суммы восстановленного НДС.
Прочие документы. Также следует хранить следующие первичные документы:
- полученные налогоплательщиком и подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных им товаров (работ, услуг) в целях восстановления НДС;
- прочую «первичку», содержащую сводные данные за определенный период, которые необходимо регистрировать в книге продаж (например, бухгалтерскую справку-расчет для восстановления суммы НДС в отношении приобретенных/возведенных основных средств).
