Опоздали со сдачей СЗВ-М? Узнайте, как избежать штрафа

СЗВ-М — ежемесячная форма отчетности в ПФР. Сдавать ее нужно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если этот срок упущен, грозит штраф. Однако в некоторых случаях его удается избежать полностью или частично. Когда это возможно? Приведем примеры из судебной практики.

Напомним о санкциях

За опоздание с формой СЗВ-М установлена ответственность по статье 17 закона о персонифицированном учете № 27-ФЗ. Все случаи, когда компании может быть выставлен штраф, в таблиц:

Штрафные санкции за СЗВ-М

Сумма штрафа зависит от количества застрахованных лиц, данные о которых поданы с нарушением срока. Таким образом, если в организации работает большое количество человек, то опоздание с подачей формы может вылиться в весьма крупный штраф.

Одно дело, если субъект не подал СЗВ-М в срок без уважительной причины. Понятно, что обращение в суд в этом случае вряд ли поможет. Однако бывает, что страхователя штрафуют по весьма обидным причинам. Например, когда просрочка случилась из-за того, что в последний день подачи отчетности в офисе нет электричества или интернета. Зачастую нарушение сроков возникает из-за того, что в своевременно поданной форме обнаруживается ошибка, исправление которой производится уже за пределами срока подачи отчетности. Далее рассмотрим подобные случаи.

Ошибка в первоначальной форме СЗВ-М

Страхователь подал СЗВ-М вовремя, но после этого обнаружил в ней ошибку. Для исправления он подает уточненную форму, однако это происходит уже позже 15 числа.

Отметим, что п. 40 Инструкции по ведению персонифицированного учета, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 22.04.2020 N 211Н, говорится о том, что к субъектам, самостоятельно исправившим свои ошибки, санкции не применяются. Тем не менее при проверках более ранних периодов специалисты ПФР нередко в таких ситуациях накладывают штрафы.

Сразу скажем, что в подобных случаях арбитры обычно встают на сторону страхователей. Примерами могут служить постановления АС Дальневосточного округа от 10.04.17 № Ф03-924/2017 и АС Поволжского округа от 17.01.18 № Ф06-28745/2017. Аргумент: поскольку страхователь самостоятельно обнаружил и исправил ошибку до того, как об этом узнали в Фонде, то штраф накладывать неправомерно.

О том же самом сказано и в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 20.09.17 № А20-3775/2016. С той лишь разницей, что в нем речь идет о представлении отчетности в электронной форме.

Забытые сотрудники

Бухгалтер подал СЗВ-М своевременно, однако по невнимательности не включил в форму одного сотрудника. Чтобы исправить эту оплошность, была подана дополняющая форма с данными этого работника. Однако уложиться с ее подачей в срок бухгалтер не успел. В результате последовал штраф в сумме 500 рублей.

Если забытый сотрудник всего один или их несколько, это не беда. Но в крупных компаниях такая забывчивость может вылиться в весьма ощутимые проблемы.

Правомерно ли в такой ситуации наложение штрафа? Ведь за рамками срока подачи отчетности сдавалась лишь дополняющая форма, тогда как первичная была подана вовремя. Арбитражная практика неоднозначна, например:

1. Постановление от 25.12.17 № Ф03-5001/2017. Судьи встали на сторону ПФР. Аргумент такой: в дополняющей в форме сведения о забытых сотрудниках были поданы впервые. В исходной форме они отсутствовали, следовательно сведения о них поступили в фонд с опозданием.
2. Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.10.17 № А78-1989/2017. Суд поддержал страхователя. По его мнению, дополняющая форма СЗВ-М, по сути, является исправлением ошибок исходного отчета. А за это штраф не налагается.

Итак, судебная практика говорит о том, что в подобной ситуации шанс оспорить штраф все-таки есть. Так что если его сумма действительно существенна, стоит обратиться в суд.

Ошибочные данные по нескольким работникам

В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.

В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.

Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?

Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда судьи принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.

Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».

Когда исправление ошибки в СЗВ-М грозит штрафом

В случае, когда произошло нарушение срока сдачи СЗВ-М, организации могут грозить штрафные санкции. Такое может произойти даже в том случае, когда организация самостоятельно внесла коррективы и исправила ранее допущенные ошибки в СЗВ-М.

Согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27 утверждён список персональных данных, которые организация в обязательном порядке передает в Пенсионный фонд о каждом из своих сотрудников.

Обзор Определения Конституционного Суда РФ от 23.04.2020 г. № 824-О. Организация передала всю необходимую информацию о сотрудниках в Пенсионный фонд в виде персонифицированного учёта по форме СЗВ-М в установленный законодательством срок, а позже самостоятельно обнаружила ошибку в собственной отчётности и представила в ПФР уточняющую форму.

В результате чего ПФР применил к организации штрафные санкции, согласно ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ за нарушение сроков сдачи отчётности. Данное решение было оспорено, после чего отменено и признано недействительным в связи с тем, что, согласно положениям законодательства РФ, организации имеют законное право самостоятельно выявлять, а также исправлять выявленные ошибки в уже ранее представленных персональных данных сотрудников, в случае, если организация обнаружила данные ошибки до того, как они были обнаружены сотрудниками Пенсионного фонда при проверке отчётности.

Однако, за это же нарушение привлекли к ответственности по ст. 15.33.2 КоАП РФ генерального директора.

Суды пришли к выводу, что самостоятельное устранение организацией ошибок в представленной в срок отчётности, а также отказ в её привлечении к ответственности не являются основанием для освобождения руководителя организации от административной ответственности.

В ответ на это генеральный директор обратился в Конституционный суд РФ с просьбой о признании ст. 15.33.2 КоАП РФ не соответствующей закону. По мнению руководителя, вменённый ему штраф является штрафом за деяние, которое не признано правонарушением организации.

КС противоречий с Конституцией РФ не усмотрел и не принял жалобу к рассмотрению. Как пояснили судьи, ответственность, предусмотренная КоАП для руководителей, способствует реализации права граждан на соцобеспечение. Такое правовое регулирование позволяет правоприменительными органами оценить реальные обстоятельства дела и не исключает возможности освободить лицо от ответственности и применить к нему замечание при малозначительности деяния.

Несвоевременная сдача СЗВ-М из-за исправления ошибки

Страхователь отправил форму СЗВ-М в срок, но впоследствии в уже представленном отчёте самостоятельно обнаружил ошибку. С целью исправления ситуации, работодатель подал уточнения, но они поступили в фонд после окончания срока, отведенного для сдачи отчетности.

Компаниям и предпринимателям, самостоятельно выявившим и исправившим свои ошибки, штраф не грозит. Об этом прямо сказано в пункте 40 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 22.04.20 № 211н.

Если рассматривать прецеденты, то оказывается, что штрафов удаётся избежать даже тем фирмам, которые внесли в отчётность исправления уже после того, как ошибка была обнаружена сотрудниками Пенсионного фонда в ходе проведения проверки, о чём организации и было сообщено.

Например, имеется прецедент того, как штрафные санкции были оспорены индивидуальным предпринимателем, перепутавшим в отчётности графы, которые были отведены для имени и отчества. Судебные органы высказались в поддержку предпринимателя в связи с незначительностью характера оплошности (постановление АС Западно-Сибирского округа в постановлении от 14.12.18 № А27-6320/2018). Аналогичное решение было принято по делу в отношении компании, которая допустила ошибку в отчестве работника (определения ВС РФ от 28.09.18 № 309-КГ18-14482).

Какие обстоятельства могут признать смягчающими

Зачастую удается снизить сумму штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-М, если нарушения были допущены страхователем при смягчающих обстоятельствах. И примеров тому в арбитражной практике немало. К таким обстоятельствам могут отнести:

1. Небольшой период просрочки. В понимании судей это, как правило, не более 16 дней.
2. Первичность нарушения. Тем, кто прежде подобного не совершал, на первый раз штраф могут прилично скостить.
3. Отсутствие задолженности по уплате страховых взносов. Если плательщик на хорошем счету, ему могут пойти навстречу и уменьшить сумму санкций.
4. Технические неполадки: отсутствие связи, электричества, сбои программного обеспечения и так далее. Зачастую штрафы полностью отменяют.
5. Тяжелые жизненные обстоятельства лиц, от которых в силу должностных обязанностей зависит сдача СЗВ-М.

В следующей таблице приведены примеры смягчающих обстоятельств.

Таблица. Что может смягчить штраф за сдачу СЗВ-М с нарушением срока

Узнайте, как правильно заполнить ежегодную форму СЗВ-СТАЖ.

Несвоевременная сдача СЗВ-М: как избежать штрафа

Для того, чтобы избежать уплаты штрафа, нужно не допускать нарушений правил сдачи отчёта о застрахованных лицах. Документацию и отчётность удобнее всего подготавливать и представлять в ПФР не в крайний день срока подачи отчётности, а хотя бы за 2-3 дня до того, как закончится срок, отведённый инспекторами для сдачи документации. Это минимизирует риски опоздания, например, по причине технических сбоев. В противном случае можно нарваться на штрафные санкции за непредоставление СЗВ-М.

Читайте пошаговое руководство по заполнению СЗВ-М

При сдаче отчётности необходимо как можно более внимательно и тщательно проверять направляемые в Пенсионный Фонд сведения. Даже после того, как передача документации завершена. В случае, когда страхователь самостоятельно обнаружит ошибку и сделает это раньше, чем сотрудник ПФР, организация освобождается от уплаты штрафных санкций.

В ситуации, когда штраф уже выписан, и его сумма существенна, не бойтесь обращаться в суд. Именно арбитры смогут решить, какая сумма является правомерной за опоздание или допущенные ошибки в СЗВ-М. Судебная практика подтверждает, что судьи часто снижают размер штрафных санкций в том случае, когда организация ссылается на незначительную просрочку или наличие смягчающих обстоятельств, заключающихся в технических сбоях, произошедших не по вине компании, поломки техники, или в случае впервые совершенного правонарушения.

При сдаче отчётности по форме СЗВ-М и других, наиболее комфортно чувствуют себя те работодатели, которые используют для подготовки и проверки отчётности веб-сервис «Контур.Экстерн». Все актуальные обновления и проверочные программы устанавливаются без участия пользователя. Если данные, которые ввёл страхователь, не соответствуют требованиям к заполнению формы и контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки. А своевременное исправление ошибок избавит бухгалтера от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.

Как оспорить штраф ПФР за СЗВ-М

При оформлении возражения по акту проверки ПФР с целью последующего обжалования в суде, необходимо указать одно или несколько следующих обстоятельств:

• незначительность нарушения срока сдачи отчётности;
• объективные обстоятельства: сбой в системе, поломка ПК;
• сотрудник не уведомил своевременно о смене персональных данных или поздно принёс документы;
• впервые допущенная ошибка;
• исправления внесены до того, как ПФР обнаружил нарушения;
• отсутствие урона для бюджета.

Штрафные санкции могут быть полностью аннулированы по решению суда, при условии, что со стороны ПФР имели место нарушения закона в части:

• формирования акта нарушения;
• соблюдения сроков отправки акта страхователю;
• предоставления возможности добровольно исправить ошибку;
• сроков выдачи СНИЛС работникам.

Количество найденных процессуальных ошибок прямо влияет на решение суда об отмене или снижении штрафа.

Обжалование решения ПФР вполне возможно осуществить, минуя сам фонд. В этом случае возражения на акт проверки необходимо направлять сразу в суд.

Как оплатить штраф за СЗВ-М

В случае, когда руководство организации принимает решение о добровольной оплате вменённых штрафных санкций, важно помнить о том, что платёжное поручение имеет ряд особенностей и нюансов в графах:

• назначения  платежа;
• КБК (всегда проверяйте, что был указан именно КБК для штрафов, полученных от ПФР);
• ОКТМО (ставите тот код, который определен для вашей компании Росстатом).

В остальных полях, то есть во всех, кроме КБК и ОКТМО, проставьте по одному нулю. Назначение платежа менее унифицировано, однако лучше указать в нем максимум информации для идентификации платежки:

• номер регистрации компании в качестве страхователя;
• реквизиты документа о наложении штрафных санкций на организацию или требования о его оплате

Чаще всего организации принимают решение об оплате штрафа уже по истечению срока штрафа, который, как правило, составляет 10 дней после выставления компании требования об оплате. Пропуск срока оплаты штрафа является для ПФР своего рода сигналом к началу подготовки судебного иска. Поэтому, после принятия решения об оплате, необходимо убедиться в отсутствии иска к компании, в противном случае штраф с компании спишут ещё раз.