С 1 апреля 2025 года завершается переходный период использования различных форматов электронных счетов-фактур (ЭСФ) и универсальных передаточных документов (УПД). Теперь в работе останется только версия 5.03, утверждённая приложением № 1 к приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (в ред. приказа от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@).
Это важное изменение, и налогоплательщикам следует заранее подготовиться, чтобы избежать нарушений. Разбираем, что нужно знать о новом порядке документооборота и как избежать проблем с учётом НДС.
Содержание
Что меняется с 1 апреля 2025 года
До 1 апреля 2025 года налогоплательщики могли выбирать между двумя форматами электронных счетов-фактур:
- Формат 5.03 – утвержден приложением № 1 к приказу ФНС
- Формат 5.01 – ранее действовал на основании приложения № 2 к тому же приказу, но с апреля 2025 года перестает использоваться
Это означает, что все счета-фактуры и УПД, сформированные после этой даты по старому формату 5.01, будут считаться некорректными. Их учёт для целей налогообложения НДС окажется под вопросом, что может повлечь налоговые риски и штрафные санкции.
Как правильно завершить переход на новый формат
Переход на новый формат требует внимательной подготовки. Компании должны проверить, насколько их учётные системы и бизнес-процессы соответствуют новым требованиям, а также уведомить контрагентов об изменениях. Это поможет избежать сбоев в документообороте и налоговых рисков. Вот ключевые шаги, которые необходимо выполнить:
- Проверьте настройки учётной системы. Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа или сервис электронного документооборота поддерживает формат 5.03.
- Проинформируйте контрагентов. Напомните партнёрам о предстоящем изменении, чтобы избежать ошибок при документообороте.
- Актуализируйте внутренние регламенты. Если в вашей компании есть инструкции по работе с ЭСФ, внесите изменения, соответствующие новым требованиям.
- Завершите старые сделки в старом формате. Если документооборот по сделке начался до 1 апреля 2025 года, то его можно завершить в том же формате, в котором он был начат. Ключевое значение имеет дата отправки документа, зафиксированная оператором ЭДО.
Какие риски несет несвоевременный переход
Если после 1 апреля 2025 года компания продолжит использовать устаревший формат 5.01, налоговые органы могут отказать в признании таких счетов-фактур при исчислении НДС. Это приведет к:
- потере права на налоговый вычет
- возможным штрафам за нарушение порядка документооборота
- необходимости исправления ошибок и повторного выставления корректных документов
Чтобы избежать проблем, важно заранее перейти на формат 5.03 и убедиться, что все процессы в компании соответствуют новым требованиям.
Итоги
Переход на единый формат электронных счетов-фактур – важный этап в цифровизации налогового администрирования. С 1 апреля 2025 года использовать можно будет только формат 5.03. Чтобы не допустить ошибок и избежать налоговых рисков, подготовьте учётные системы, предупредите контрагентов и убедитесь, что ваш документооборот соответствует актуальным требованиям ФНС.
Читайте также НДС 5 % и 7 %: как применять пониженные ставки корректно
