Во многих компаниях сотрудники используют личные автомобили для выполнения рабочих задач. При этом работодатели не только компенсируют их использование, но и иногда возмещают затраты на топливо и техническое обслуживание. Однако как правильно учитывать такие выплаты в налоговом учёте? Минфин дал разъяснения по этому вопросу в письме от 17 января 2025 года № 03-03-07/3188.
Содержание
Обязательна ли компенсация за использование личного автомобиля
Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан компенсировать сотруднику затраты, если тот использует личное транспортное средство для выполнения служебных обязанностей. Размер компенсации определяется соглашением сторон и фиксируется в письменном виде.
При этом законодательством установлены предельные нормы таких выплат, которые можно учесть в налоговых расходах. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92 и составляют:
- 2 400 рублей в месяц для автомобилей с объёмом двигателя до 2 000 куб. см;
- 3 000 рублей в месяц для автомобилей с объёмом двигателя более 2 000 куб. см;
- 1 200 рублей в месяц для мотоциклов.
Эти суммы включают в себя возмещение затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, таких как износ, топливо, техническое обслуживание и ремонт.
Можно ли учитывать компенсацию за топливо отдельно
В своем письме Минфин поясняет, что компенсация за использование личного автомобиля уже включает расходы на топливо. Поэтому отдельно учесть затраты на бензин в расходах организации, уменьшая налогооблагаемую прибыль, нельзя. В противном случае произойдёт повторное списание одних и тех же расходов, что противоречит нормам налогового учёта.
Как избежать налоговых рисков
Чтобы избежать ошибок и возможных претензий со стороны налоговых органов, бухгалтерам рекомендуется:
- Заключать соглашение с работником – в нём следует прописать условия использования автомобиля и размер компенсации.
- Следить за лимитами компенсации – суммы, превышающие установленные нормы, не могут уменьшать налоговую базу.
- Не возмещать топливо отдельно – если компания хочет покрывать фактические расходы на бензин, можно использовать другие правовые механизмы.
Альтернативный вариант: договор аренды
Если организация хочет возмещать сотруднику реальные расходы на топливо, ремонт и обслуживание, можно заключить договор аренды транспортного средства без экипажа. В этом случае арендная плата и фактические затраты на содержание автомобиля могут включаться в налоговые расходы. Однако такой вариант требует более сложного оформления и строгого документального подтверждения затрат.
Выводы
Если компания выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля, то отдельно учитывать расходы на топливо при налогообложении прибыли нельзя. Минфин подтвердил, что такие выплаты уже входят в лимит компенсации, установленный законодательством. Для более гибкого подхода можно рассмотреть заключение договора аренды, но это потребует дополнительных бухгалтерских и налоговых процедур.
