«Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся трудовые договоры?» — именно с таким вопросом в очередной раз обратились граждане в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Ведомство решило напомнить о сроках хранения трудовых договоров и других документов по личному составу.
Содержание
Сколько хранятся трудовые договоры?
По действующему законодательству, трудовые договоры — это документы по личному составу, и они подлежат длительному хранению:
- 75 лет — если делопроизводство по ним завершено до 1 января 2003 года;
- 50 лет — если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года.
Эти нормы установлены статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Какие ещё документы относятся к документам по личному составу и сколько их нужно хранить?
В соответствии с Методическими рекомендациями, разработанными ВНИИДАД, к документам по личному составу относятся:
Документы о трудовой деятельности работников:
- трудовые договоры (служебные контракты);
- приказы и распоряжения о приёме, переводе, перемещении, увольнении;
- документы об отпусках, командировках, аттестации, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
- акты и заключения о расследовании несчастных случаев на производстве.
Документы по учёту кадров:
- личные карточки работников (формы Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4);
- личные дела;
- журналы учёта;
- трудовые книжки;
- невостребованные подлинные личные документы.
Документы по расчётам:
- табели учёта рабочего времени;
- лицевые счета;
- расчетно-платёжные ведомости;
- акты выполненных работ.
Документы по охране труда:
- списки работников на производстве с вредными и/или опасными условиями труда;
- наряды-допуски;
- путевые листы;
- акты и заключения по охране труда.
Все указанные документы подлежат длительному (50–75 лет) хранению в соответствии с тем же Федеральным законом № 125-ФЗ.
Недопустимость отказа в выдаче копии трудового договора и последствия для работодателя
В случае, если бывший сотрудник запрашивает копию своего трудового договора, а работодатель не может её предоставить, ссылаясь на утерю, отсутствие документа или иные обстоятельства (переезд, смена ответственного лица, недосмотр), сотрудник вправе предпринять следующие шаги: обратиться с жалобой в территориальной государственной в инспекции труда, подать заявление в комиссию по трудовым спорам (при её наличии в организации), обратиться в прокуратуру или, при необходимости, подать исковое заявление в суд.
Таким образом, отказ работодателя является прямым нарушением требований законодательства (ст. 62 ТК РФ). Такое нарушение влечет за собой установленную законом административную ответственность. Работодатель обязан обеспечить хранение и выдачу копий трудовых договоров по запросу сотрудника (бывшего сотрудника) независимо от причин, по которым документ не может быть предоставлен.
Если документ не сохранён — это нарушение законодательства, которое может привести к следующим последствиям:
- проведение проверки со стороны инспекции труда;
- привлечение к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение порядка хранения документов);
- возможность возбуждения уголовного дела, если будет установлен умысел или причинён значительный вред;
- решение суда в пользу работника с возможностью взыскания компенсации.
Не хранение документов в установленные сроки — это риск, за который работодателю придется отвечать. Поэтому важно соблюдать требования архивного хранения и фиксировать все трудовые отношения в установленной форме.
