Когда договор с самозанятым признают трудовым

Привлечение самозанятых — один из популярных способов оптимизации расходов на персонал, но этот подход несет в себе существенные налоговые и юридические риски. Основная опасность заключается в том, что контролирующие органы могут признать договор гражданско-правового характера (ГПХ) с плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) фактически трудовым. Такая переквалификация влечет за собой серьезные финансовые последствия для организации или индивидуального предпринимателя в виде доначислений и крупных штрафов.

Читайте инструкцию: Как стать самозанятым в 2025 году.

Как ФНС и суды отличают ГПХ от трудового договора

Теперь важно понять, какие признаки в работе с самозанятым насторожат налоговые инспекции и трудовые комиссии. Хотя трудовое законодательство прямо не запрещает привлекать самозанятых, на практике решающее значение имеют фактические отношения между сторонами, а не название подписанного документа. Именно наличие признаков, характерных для трудовых отношений, служит основанием для признания договора ГПХ недействительным и его переквалификации в трудовой.

Ключевые признаки трудовых отношений в договоре с самозанятым

Налоговые органы и суды при проверке в первую очередь обращают внимание на содержание договора и реальный порядок взаимодействия исполнителя и заказчика. Важно исключить любые элементы, которые создают видимость подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку заказчика. Ниже перечислены наиболее критичные признаки, указывающие на трудовые отношения:

• систематическое выполнение работ или оказание услуг: постоянный характер деятельности, а не разовое выполнение конкретного задания или проекта;
• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка: необходимость соблюдать график работы, приходить в офис, получать разрешение на отсутствие;
• наличие рабочего места, предоставленного заказчиком: исполнение обязанностей на территории или с использованием оборудования заказчика (компьютер, телефон, инструменты);
• регулярная и фиксированная оплата: выплата вознаграждения в одни и те же даты, без привязки к конкретному акту выполненных работ или услуг, что имитирует заработную плату;
• отсутствие рисков и гарантия дохода: исполнитель не несет предпринимательских рисков, а его доход гарантирован, что нехарактерно для самостоятельной деятельности;
• выполнение работ по должности, предусмотренной штатным расписанием заказчика: привлечение самозанятого для выполнения функций, которые обычно выполняет штатный сотрудник;
• отсутствие возможности привлекать субподрядчиков: исполнитель должен выполнять работу лично, что является одним из обязательных условий трудового договора.

Практические шаги по минимизации риска переквалификации

Чтобы защитить себя от возможных претензий, необходимо при заключении договора с плательщиком НПД уделить особое внимание формулировкам и организации рабочего процесса. Договор ГПХ должен четко определять предмет, который выражается в конкретном, конечном результате, а не в выполнении трудовой функции:

• в договоре нужно четко прописать результат работы (а не процесс) с конкретными измеримыми характеристиками и сроком сдачи;
• оплата должна производиться после подписания акта о выполнении работ (оказании услуг), а не дважды в месяц «авансом» и «расчетом»;
• необходимо избегать формулировок, связанных с должностями из штатного расписания: вместо «бухгалтер» следует использовать «оказание услуг по ведению бухгалтерского учета за II квартал 2025 года»;
• контролируйте, чтобы самозанятый ежемесячно предоставлял чеки через приложение «Мой налог», подтверждающие уплату им НПД.

Финансовые последствия и штрафы за подмену трудовых отношений

Переквалификация договора с самозанятым в трудовой автоматически влечет за собой серьезные финансовые обязательства для работодателя. Организация или ИП вынуждены будут не только доплатить налоги и взносы, но и понести административную ответственность.

Обязательные доначисления при переквалификации

После признания договора трудовым заказчик обязан задним числом исполнить все обязанности работодателя, предусмотренные законодательством. Это включает следующие доначисления:

1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ): необходимо удержать и перечислить 13% (или 15% с суммы превышения 5 млн рублей) от всего вознаграждения, выплаченного самозанятому за весь период работы.
2. Страховые взносы: требуется начислить и уплатить страховые взносы в Социальный фонд России (СФР) по единому тарифу (в 2025 году это около 30% с суммы в пределах единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов).
3. Пени: на все суммы доначисленных налогов и взносов будут начислены пени за каждый день просрочки уплаты.
4. Компенсации и гарантии: возможно требование о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, больничные и другие трудовые гарантии.

Административная ответственность: размер штрафов

Помимо доначислений, работодателю грозит административный штраф за уклонение от оформления трудового договора, предусмотренный частью 4 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Размеры штрафов существенны:

• для должностных лиц (руководителя): от 10 000 до 20 000 рублей;
• для ИП: от 5 000 до 10 000 рублей;
• для юридических лиц (организаций): от 50 000 до 100 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а для должностных лиц может быть применена дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Читайте также: Фиктивный договор ГПХ с самозанятым: характерные признаки