Если в сведениях для персонифицированного учёта имеются ошибки или несоответствия, их непременно нужно исправить. Ошибки можно обнаружить перед отправкой сведений в Социальный фонд России (СФР), используя специальную программу, которая устанавливается на компьютер организации. Однако не все ошибки можно выявить до отправки в СФР. Некоторые из них могут быть обнаружены только самим СФР при сверке с базой данных Фонда. Также ошибки могут быть замечены самим страхователем, но уже после отправки сведений и принятия их ведомством.
Разбираем, как классифицируются ошибки и как их скорректировать в различных ситуациях и разделах, подразделах формы ЕФС-1 (в том числе подраздел 1.2).
Содержание
Разновидности ошибок
Постановление Правления ПФ от 31 октября 2022 года № 246П утверждает Правила проверки для формы ЕФС-1. Они содержат общие проверки для всех документов и особые для конкретных подразделов формы. Ошибки классифицируются по степени грубости: им присваиваются определённые цифровые коды, которые указываются в протоколах проверки, получаемых из СФР.
| Цифровой код ошибки | Описание | Требуемые действия |
| 10, 20 | Предупреждение Сведения подлежат учёту на индивидуальных лицевых счетах (ИЛС) | Ситуация допустимая, но требует дополнительных разъяснений либо проверки. Следует проверить правильность указанных значений. Если СФР запросит пояснения, предоставить их |
| 30 | Ошибка Сведения приняты не в полном объёме (не по всем зарегистрированным лицам) | Сведения по зарегистрированным лицам, указанным в протоколе ошибок, не подлежат учёту на ИЛС (сведения по ним не приняты). Нужно исправить ошибки и отправить сведения по сотрудникам, указанным в протоколе |
| 40, 50 | Грубая ошибка Сведения не приняты | Требуется исправить все указанные ошибки и заново отправить корректные сведения |
Исправление предупреждений в протоколе СФР с кодами 10, 20
Если были допущены незначительные ошибки, которые не влияют на права работника, им присваивается код 20 и сведения учитываются на ИЛС.
Сообщение об обнаруженном несоответствии, содержащееся в протоколе, является предупреждением для страхователя о наличии каких-то проблем. Например, может быть предупреждение, что Код «ДЛОТПУСК» указывается только в сочетании с Кодом особых условий труда или с Кодом выслуги. В данной ситуации необходимо:
- проверить, указали ли вы данному работнику Код ОУТ
- исправить Код, если он был пропущен
Если сотрудник не является «льготником», то просто примите полученное предупреждение к сведению и учтите это при следующем предоставлении сведений о стаже. Сведения, которые уже были приняты, не требуется корректировать.
В протоколе СФР указан код ошибки 30: как исправить, порядок действий
Если в протоколе, полученном от СФР, указан код ошибки 30, это означает, что сведения о зарегистрированных лицах заполнены некорректно. Большинство подобных ошибок могут быть обнаружены до отправления в СФР, к примеру, при несоответствии значения классификатору или недопустимом сочетании значений. Однако некоторые ошибки можно обнаружить только при сверке с базой СФР. К примеру, в случае дублирования сведений, имеющихся на лицевом счёте, или отсутствия данных о взносах по дополнительному тарифу при наличии у работника льготного стажа. Такие сведения не заносятся на лицевые счета. Если в отчёте имеются сведения о зарегистрированных лицах без ошибок, они заносятся на ИЛС и отчёт будет считаться частично принятым.
Если вы получили протокол из СФР, в котором указаны параметры зарегистрированных лиц, содержащие ошибки кода 30, исправьте указанные ошибки и направьте сведения по этим лицам в течение 5 рабочих дней после получения уведомления от территориального органа Фонда.
Грубые ошибки с кодом 40, 50: как исправить, порядок действий
Грубые ошибки с кодом 40, 50 связаны с нарушением установленного формата XML-файла или несоответствием XSD-схеме:
- в форме не заполнен какой-либо обязательный элемент
- указано недопустимое значение (к примеру, СНИЛС или ИНН полностью состоят из нулей)
- указана неверная дата заполнения
Такие ошибки, как правило, могут быть обнаружены перед отправкой, если в вашу систему подготовки отчётности встроена специальная проверочная программа «ПО ПД». В этом случае нет смысла отправлять файл с такими ошибками, так как он будет отклонён. Необходимо исправить ошибки и переформировать отчёт. Возможно, вам потребуется обновить программу, с помощью которой вы заполняете форму.
Если вы работаете в Экстерне, обновление сервиса не требуется, так как все необходимые обновления загружаются автоматически.
В протоколе будет указана ошибка с кодом 50, если при проверке в СФР обнаружится, что регистрационный номер СФР или ИНН не соответствуют данным в карточке страхователя, или если файл подписан некорректной КЭП. В таком случае отчёты не будут приняты.
Если вы получили отрицательный протокол с кодом 50 от СФР, вам необходимо исправить указанные ошибки в протоколе и повторно отправить отчёт в течение 5 рабочих дней после получения уведомления от территориального органа Фонда (п. 41 Инструкции по ведению персонифицированного учёта, утв. приказом Минтруда от 3 апреля 2023 года № 256Н).
Когда и как можно скорректировать уже принятые сведения
Если Фонд обнаружит ошибки или несоответствия в уже принятых сведениях (к примеру, при сверке с РСВ или при обращении граждан), компания получит из СФР уведомление о необходимости внесения исправлений. Также исправить ошибки в представленных и уже принятых сведениях можно самостоятельно, если вы обнаружите их раньше Фонда. При этом следует учитывать, что для корректировки сведений в разных подразделах ЕФС-1 применяется определённый порядок.
Корректировка подраздела 1.1
Если вы ошибочно передали данные о кадровом мероприятии работника, нужно отменить запись, которая была учтена на лицевом счёте. Для этого требуется отправить файл с подразделом 1.1 подраздела 1 с отменяющим мероприятием.
Отменяющее мероприятие должно быть создано на основе ранее отправленного, чтобы оба имели одинаковый UUID.
В электронном виде это аналогично подразделу 1.1, заполненному на бланке, в полном соответствии с исходными сведениями, которые нужно отменить, с пометкой «X» в графе 11 «Признак отмены записи».
Если требуется исправить ошибки в ранее представленных сведениях о мероприятии (к примеру, дата, должность, причина увольнения работника, номер приказа и т. д.), следует отменить соответствующее мероприятие и предоставить скорректированные сведения.
Для этого нужно создать отменяющее мероприятие, как описано выше, и добавить мероприятие с правильно заполненными данными. Отправить их можно в одном отчёте.
Корректировка подраздела 1.2
Данный подраздел ЕФС-1 заменил форму СЗВ-СТАЖ. Сдавать форму нужно ежегодно, начиная с отчёта за 2023 год, который должен быть представлен до 25 января 2024 года.
Если вы случайно пропустили некоторых сотрудников в годовом отчёте по компании, необходимо отправить отдельный отчёт только для пропущенных сотрудников с типом сведений «Исходная». Для этого нужно:
- создать отчёт ЕФС-1
- перейти в подраздел 1.2
- нажать «Заполнить»
- добавить нужных сотрудников
- заполнить по ним сведения
Чтобы отменить неправильно представленные сведения о стаже по форме ЕФС-1 за периоды с 2023 года, нужно подать подраздел 1.2 с типом сведений «Отменяющая».
Для корректировки стажа за периоды до 2023 года используется форма СЗВ-КОРР. Обязательно укажите год, за который отменяются сведения. При этом не требуется заполнять данные о конкретных периодах стажа.
На основе такой формы будут полностью отменены данные о стаже, учтённые на ИЛС за указанный отменяемый период.
Чтобы исправить ранее представленные сведения о стаже (даты начала и конца периодов, коды из классификаторов, особенности для учёта), нужно подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.2 с типом сведений «Корректирующая». Для этого необходимо:
- указать год, за который корректируются сведения
- заполнить правильными данными блок с периодами стажа, включая как периоды, требующие исправления, так и те, что остаются без изменения
Если корректировка сведений о стаже касается данных о работе в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии (к примеру, изменение кодов ОУТ или отмена чьих-либо сведений о льготном стаже), потребуется также корректировка подраздела 2.
Для этого нужно:
- заполнить подраздел 2 с типом «Корректирующая» или «Отменяющая» (тип зависит от того, какое требуется исправление)
- указать в поле «Корректируемый (отменяемый) период» год, за который корректируются или отменяются сведения
Корректировка подраздела 1.3
Если вы забыли указать сведения по некоторым сотрудникам, нужно отправить отдельный отчёт с забытыми сотрудниками с типом «Исходная». Для этого нужно:
- создать отчёт ЕФС-1
- перейти в подраздел 1.3
- нажать «Заполнить», после чего добавить нужных сотрудников и заполнить по ним данные
Если вы предоставили сведения о заработной плате сотрудника, чьи данные не должны были попасть в отчёт, их следует отменить. Для этого отправьте отчёт ЕФС-1 для данного сотрудника в подразделе 1.3, указав тип сведений «Отменяющая». Обязательно укажите месяц и год, за который отменяется информация. При этом можно не заполнять сами сведения о занятости и заработной плате.
Если допущены ошибки в представленных ранее сведениях (неправильные даты периода работы, тип договора, код выплаты, сумма и т.д.), для исправления следует:
- выбрать тип сведений «Корректирующая»
- указать месяц и год, за который корректируются данные
- заполнить правильными данными графы с 1 по 25
Важно: в одном отчёте ЕФС-1 нельзя отправлять данные с разным типом сведений (к примеру, «Корректирующая» и «Отменяющая») за один и тот же отчётный период для одного сотрудника.
Корректировка подраздела 3
Если вы допустили ошибки в суммах дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, для исправления данных обратитесь в отделение СФР. Приказ Минтруда от 27 марта 2017 года № 310Н (в редакции от 15 декабря 2022 года № 782н) утверждает форму заявления и порядок его подачи.
Корректировка раздела 2
Чтобы определить, следует ли представлять уточнённые сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, нужно выяснить, привела ли ошибка (недостоверная информация) к уменьшению суммы страховых взносов.
| Влияние ошибки (недостоверных сведений) | Порядок действий |
| Не оказали влияния на сумму страховых взносов | Организация может внести необходимые корректировки и представить уточнённые сведения в Фонд |
| Неотражение или неполное отражение сведений и ошибки привели к занижению суммы страховых взносов | Организация обязана представить уточнённые сведения о начисленных страховых взносах |
Чтобы подать уточнённые сведения, нужно:
- Создать отчёт ЕФС-1, перейти в раздел 2 и нажать «Заполнить».
- Указать отчётный период, за который требуется уточнить сведения и выбрать вариант заполнения данными:
- подтянуть информацию из черновика (чтобы заново не заполнять все поля)
- создать отчёт пустым (в пустой отчёт можно загрузить сведения из файла)
- нулевой отчёт (если нужно отменить ранее представленные сведения)
- В поле «Номер корректировки» проставить номер, указывающий порядок уточнённых сведений с учётом внесённых изменений и дополнений, к примеру, «001», «002», «003»,... «008».
- Заполните подразделы 2.1-2.3 правильными данными.
Читайте также Продажа товаров самозанятым
