Когда сотрудник уходит на больничный, в декрет или в отпуск по уходу за ребенком, бухгалтер рассчитывает пособие на основе заработка за предыдущие два года. Но что делать, если в эти годы доходов не было из-за предыдущего декрета? СФР разъяснил, в каких случаях можно заменить годы в расчетном периоде, как это сделать правильно и на что обратить внимание, чтобы сотрудник получил пособие в полном объеме. Разбираем ситуацию пошагово — с примерами и пояснениями.
Содержание
Что входит в расчетный период
Такая замена особенно важна в случаях, когда в расчетный период сотрудник не получал заработную плату или получал минимальные выплаты из-за отпуска по уходу за ребенком или отпуска по беременности и родам. Это приводит к заниженному размеру пособия. Цель замены — учесть годы с реальным заработком, чтобы выплаты были справедливыми. По общему правилу, для расчета пособия берут два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая:
- болезни (временная нетрудоспособность);
- отпуска по беременности и родам;
- отпуска по уходу за ребенком.
Например, если страховой случай произошел в 2025 году, то для расчета берутся 2023 и 2024 годы. Однако если в эти годы человек не работал из-за декрета, они не отражают его обычный доход. В этом случае можно обратиться за заменой этих лет.
Если в расчетные два года сотрудник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, он может подать заявление о замене одного или обоих лет на предыдущие.
Когда можно заменить годы в расчетном периоде
Главное правило — заменять можно только на те годы, которые хронологически идут ДО отпускных лет. То есть произвольно выбрать любые выгодные годы нельзя. Только те, которые непосредственно предшествовали отпускам. Замена проводится только если это увеличит средний заработок, а значит и сам размер пособия.
Бухгалтеру важно не просто принять заявление, а провести расчет по двум вариантам: с заменой и без. Далее — выбрать тот, при котором сумма выплаты больше. Это позволяет не только соблюсти закон, но и проявить заботу о сотруднике.
Пример 1
Страховой случай — 2025 год.
Сотрудница была в декрете в 2023–2024 годах.
Можно заменить эти годы на 2021–2022, если тогда был доход.
Это типичная ситуация. В 2023 и 2024 сотрудница не работала, значит, дохода нет. Выгоднее взять годы, когда зарплата была.
Пример 2
Страховой случай — 2025 год
В 2022 и 2023 — полностью в отпуске.
В 2021 году — частично в декрете.
Можно заменить 2023 и 2022 на 2020 и 2019.
Здесь можно оценить оба варианта: полная замена двух лет или частичная с исключением периодов декрета из расчета. Бухгалтер выбирает тот, где выплата больше.
При сложной структуре декретов и перерывов в работе бухгалтеру нужно внимательно проанализировать все периоды. При необходимости — включить в расчет непоследовательные, но выгодные годы.
Что еще важно знать
Замена расчетного периода для пособий — действенный инструмент увеличить выплаты сотруднику, но ее применение строго регламентировано. Чтобы избежать ошибок и возможных претензий со стороны ФСС или работника. Рассмотрим ключевые моменты:
- это право сотрудника, а не обязанность. Без заявления замена не проводится;
- работодатель не обязан сам искать более выгодный период — только по инициативе работника;
- периоды нетрудоспособности и декрета из расчетных дней исключаются;
- ошибки в применении этих правил не считаются счетной ошибкой — за них не взыскивают переплату, если не было обмана.
Однако недобросовестное оформление документов, искажение сведений о заработке или сокрытие периодов отпуска — это уже нарушение. В таком случае пособие могут взыскать обратно.
Если сотрудник был в декрете или отпуске по уходу за ребенком в расчетные два года, всегда предлагайте проверить возможность замены. Это может существенно увеличить размер пособия. Порядок действует и в 2025 году, и бухгалтеру важно правильно его применять.
Читайте также: Роструд уточнил сроки хранения трудовых договоров
