Новые правила ФНС по районным коэффициентам в отпускных в 2025 году

Районные коэффициенты и северные надбавки — это постоянная головная боль для бухгалтеров, особенно когда речь заходит об отпускных. В 2025 году Федеральная налоговая служба внесла серьёзные коррективы в порядок учёта этих выплат, что влечёт за собой необходимость пересмотра ранее сданной отчётности. Если вы уже успели запутаться в январских и июньских письмах ФНС, не переживайте. В этой статье мы пошагово объясним, как правильно учитывать районные коэффициенты в отпускных сейчас, какие корректировки нужно внести и почему так важно действовать оперативно.

Как изменился учёт отпускных и районных коэффициентов

С начала 2025 года в России действует новый порядок исчисления НДФЛ. Теперь зарплата и начисленные на неё коэффициенты и надбавки учитываются по разным налоговым базам. К основной зарплате применяется пятиступенчатая шкала НДФЛ, а к районным коэффициентам и северным надбавкам – двухступенчатая. Это разделение потребовало от бухгалтеров повышенного внимания к деталям при заполнении уведомлений по НДФЛ и расчёта 6-НДФЛ.

Однако с отпускными и командировочными расходами ситуация оказалась менее однозначной. Отпускные, как и зарплата, включают в себя районные коэффициенты. Возникал закономерный вопрос: нужно ли распределять отпускные по двум разным базам, как это делается для обычной зарплаты?

Новая позиция ФНС по отпускным с переходом к единой базе

Подход ФНС к налогообложению отпускных изменился дважды — сначала усложнив расчёт, а затем резко упростив его. Далее рассмотрим, как менялась позиция ведомства.

Первоначальная позиция ФНС (Январь 2025)

В начале 2025 года ФНС в своём письме от 28.01.2025 № БС-4-11/739@ разъясняла, что часть среднего заработка, относящаяся к районным коэффициентам и надбавкам, должна быть выделена в отдельную налоговую базу. К этой части применялась двухступенчатая шкала ставок НДФЛ. Многие бухгалтеры, следуя этим разъяснениям, уже скорректировали свои уведомления за январь 2025 года.

Новая позиция ФНС (Июнь 2025)

Ситуация кардинально изменилась в июне 2025 года. ФНС выпустила новое письмо от 19.06.2025 № БС-4-11/5967@, которое полностью отменило январские разъяснения. Это изменение произошло благодаря позиции Минфина (письма от 17.06.2025 № 03-04-07/58993 и от 10.04.2025 № 03-04-07/36075), который в свою очередь опирался на разъяснения Минтруда (письмо от 21.05.2025 № 14-5/10/В-8650).

Минтруд указал, что средний заработок, используемый для расчёта отпускных (и других выплат, предусмотренных Трудовым кодексом РФ), не относится к заработной плате в её чистом виде, как это определено в статье 129 ТК РФ. Соответственно, средний заработок для отпускных не подпадает под требования пункта 6.2 статьи 210 НК РФ, которые обязывают разделять доходы на разные базы для НДФЛ.

Таким образом, с июня 2025 года действует правило: даже если в средний заработок сотрудника входят районные коэффициенты и надбавки, распределять отпускные по двум облагаемым базам НЕ нужно. Полная сумма отпускных должна быть включена в основную базу НДФЛ, и к ней применяется пятиступенчатая шкала налогообложения. Это значительно упрощает расчёт и учёт отпускных.

Что делать с прежней отчётностью

Если ваша компания успела учесть отпускные с разделением районных коэффициентов до выхода июньского письма ФНС, вам необходимо скорректировать ранее сданную отчётность. ФНС чётко заявила об этом в письме от 26.06.2025 № БС-4-11/6142@.

Обязательные действия:

1. Подать уточнённую форму 6-НДФЛ за I квартал 2025 года. Это касается всех, кто разделял отпускные по разным базам согласно январским разъяснениям.
2. Скорректировать уведомления по НДФЛ за II квартал 2025 года. Если отпускные с разделением по базам были выплачены во II квартале и расчёт 6-НДФЛ за полугодие (срок сдачи – 25 июля) ещё не сдан, вам потребуется подать исправленные уведомления. Если 6-НДФЛ за полугодие уже сдан, корректировка уведомлений не нужна.

Важно! Даже если доход сотрудника не превысил 2,4 млн рублей и ставка НДФЛ составила 13% независимо от базы, корректировка всё равно необходима. Это связано с тем, что для разных облагаемых баз предусмотрены разные коды бюджетной классификации (КБК). Ошибка в КБК считается ошибкой в отчётности, требующей исправления.

ФНС подтвердила, что за такие корректировки, вызванные изменением их собственной позиции, вам не будут начислены пени (пункт 8 статьи 75 НК РФ) и не применят штрафы (подпункт 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ). Это означает, что вы можете спокойно внести необходимые исправления, не опасаясь финансовых санкций.

Как внести корректировки в 6-НДФЛ и уведомления

Внесение корректировок — это стандартная процедура, но требует внимательности.

Корректировка уведомлений по НДФЛ

Если вам нужно исправить уведомление, которое было подано с некорректным КБК для отпускных, следуйте этим шагам:

• первая строка: укажите данные ошибочной строки из первоначального уведомления. В поле «Сумма налога» проставьте «0» (ноль). Это аннулирует предыдущую запись;
• вторая строка: внесите новую, правильную строку. Укажите верный КБК для основной базы НДФЛ и корректную сумму налога, которая включает полную сумму отпускных.

Корректировка расчёта 6-НДФЛ за II квартал

Для уточнённого расчёта 6-НДФЛ действуйте следующим образом:

1. Титульный лист: укажите номер корректировки. Например, если это ваше первое уточнение, напишите «1—«.
2. Разделы 1 и 2: внесите правильные КБК и соответствующие им данные. Вам нужно будет перераспределить суммы отпускных, которые ранее были отнесены к отдельной базе по РК, в основную базу НДФЛ.

Пример из практики:

Представьте, что в апреле 2025 года вы начислили сотруднику отпускные в размере 50 000 рублей, из которых 10 000 рублей приходилось на районный коэффициент. Согласно январским разъяснениям, вы могли разделить эти суммы, применив к 40 000 рублей (основные отпускные) одну ставку, а к 10 000 рублей (РК) — другую. Теперь, с июня 2025 года, вся сумма в 50 000 рублей считается единой базой и облагается НДФЛ по пятиступенчатой шкале. Вам нужно будет отразить это в уточнённом 6-НДФЛ за II квартал.

Актуальные КБК для расчёта НДФЛ в 2025 году

Важно помнить, что отпускные теперь всегда относятся к основной облагаемой базе.

Как исправить расчёты по отпускным за 2025 год

Если вы начисляли отпускные в 2025 году, важно сверить применённый порядок с новыми разъяснениями ФНС. Возможно, потребуется пересчитать налог, подать уточнёнку или исправить уведомления. В этом разделе собраны конкретные шаги, которые нужно предпринять, чтобы избежать проблем при проверке:

1. Проверьте, как были учтены отпускные за I и II кварталы 2025 года.
2. Если есть расхождения с новой позицией ФНС, начинайте готовить уточнённые расчёты.
3. Пересчитайте НДФЛ и внимательно проверьте КБК.
4. До 25 июля подайте все корректировки по II кварталу, если это необходимо.
5. Сформируйте новую форму 6-НДФЛ, если требуется.

Последние разъяснения ФНС по отпускным и районным коэффициентам, безусловно, упрощают работу бухгалтеров. Отказ от разделения отпускных на разные налоговые базы устраняет лишние сложности в расчётах и заполнении отчётности. Однако это изменение также подчёркивает, насколько важно бухгалтерам постоянно отслеживать изменения в законодательстве и разъяснениях контролирующих органов. Только так можно быть уверенным в правильности своих расчётов и избежать ошибок, которые в конечном итоге могут привести к ненужным корректировкам и потере времени. Этот подход уже подтверждён письмами ФНС и Минфина, поэтому вы можете применять его без опасений до появления новых официальных изменений.

Читайте также: Полный календарь отчетности для бухгалтеров