Соблюдение 115-ФЗ обслуживающими бухгалтерии и аутсорсерами

Принято полагать, что ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходв, полученных преступных путём, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ предназначен для банков, так как именно они проверяют клиентов, транзакции, блокируют счета компаний, если выявляют подозрительные действия. Однако следовать данному закону обязаны не только банки, но и компании, ведущие бухгалтерский учёт.

Рассмотрим, как выполнить требования закона.

Субъекты 115-ФЗ

По ст. 7.1 ФЗ от 07.08.2001 № 115-ФЗ (далее – 115-ФЗ) действие закона распространяется на бухгалтерские фирмы, а также на лица, оказывающие бухгалтерские услуги.

Соответственно, закон распространяется на все обслуживающие бухгалтерии.

Перечень операций, которые позволяют отнести бухгалтерскую фирму к субъектам 115-ФЗ:

• управление денежными средствами, ценными бумагами либо иным имуществом клиента
• оформление сделок с недвижимым имуществом
• привлечение денежных средств для создания юрлиц, обеспечения их деятельности либо управления ими
• управление банковскими счетами или счетами по ценным бумагам
• создание компаний, обеспечение их деятельности или управления ими
• купля-продажа организаций

Многие фирмы, оказывающие бухгалтерские услуги, ошибочно полагали, что не проводят вышеперечисленные операции, поэтому на них не распространяется действие закона 115-ФЗ. Чтобы внести ясность в этот вопрос, Росфинмониторинг разъяснил, что «обеспечением деятельности», упоминаемом в одном из пунктов перечня операций, считается в том числе бухучёт и сдача отчётности (информационное письмо Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). Соответственно, все обслуживающие бухгалтерии автоматически подпадают под 115-ФЗ.

По закону бухгалтерские фирмы и ИП находятся в равных условиях. Допустим, бухгалтер-ИП, который заключил с организацией договор об оказании бухгалтерских услуг, автоматически становится субъектом 115-ФЗ.

Инструкция по выполнению требований закона

Контроль за тем, как обслуживающие бухгалтерии и бухгалтеры-аутсорсеры соблюдают 115-ФЗ, может осуществлять и прокуратура, и ФНС. При этом налоговая выступает регулятором деятельности бухгалтерских компаний в сфере «антиотмывочного» законодательства.

Чтобы сделать всё правильно, рекомендуем опираться на:

1. Приказ Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366, в котором описан процесс построения системы работ по противодействию отмыванию доходов и финансированию терроризма (ПОД/ФТ).
2. Информационное письмо Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 59, в котором описано, как оценивать риски по ПОД/ФТ.
3. Методические материалы Минфина – презентация для компаний, оказывающих бухгалтерские услуги.
4. Постановление Правительства от 14.07.2021 № 1188, в котором содержатся требования к правилам внутреннего контроля (ПВК) бухгалтерских фирмам.

А теперь перейдём к инструкции по выполнению требований законодательства.

Регистрация личного кабинета на сайте Росфинмониторинга

Заявку на регистрацию личного кабинета на сайте Росфинмониторинга можно подать сразу же после открытия фирмы или ИП по оказанию бухгалтерских услуг. И, хотя для действующих юрлиц не предполагается штрафов за отсутствие личного кабинета, чем быстрее вы его зарегистрируете, тем лучше.

Чтобы создать личный кабинет на сайте Росфинмониторинга, необходимо:

• перейти по ссылке и выбрать нужную форму для регистрации. Обратите внимание, что для юрлиц и ИП страницы заявок разные
• заполнить заявление на подключение к личному кабинету
• подписать заявление квалифицированной электронной подписью
• после регистрации заявления ожидайте уведомление по электронной почте

Разработайте и утвердите правила внутреннего контроля, прикрепите их в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга

Под правилами внутреннего контроля (ПВК) понимается объёмный документ, составленный в электронном либо в бумажном виде и утверждённый подписью руководителя организации.

В ПВК нужно отразить, как вы:

• идентифицируете клиентов
• управляете рисками по 115-ФЗ
• выявляете сомнительные операции
• отправляете формализованные сообщения в Росфинмониторинг
• обучаете сотрудников по ПОД/ФТ и другое

С 13 января 2022-го вступили в силу требования к ПВК для обслуживающих бухгалтерий (Постановление Правительства от 14.07.2021 № 1188).

Назначение ответственного за соблюдение ПВК

Специальное должностное лицо – сотрудник, который будет отвечать за соблюдение правил внутреннего контроля. Он назначается руководителем организации.

Сотрудник должен вступить в должность в день принятия ПВК, чтобы избежать ситуации, когда правила приняты, но за их соблюдением никто не следит. При проверке регулятор сочтёт это нарушением.

Идентифицируйте клиентов до приёма на обслуживание

Необходимость идентификации клиентов (и физических, и юрлиц) прописана в ст. 7 115-ФЗ: до заключения договора нужно изучить будущего клиента, начиная ИНН и заканчивая его финансовым положением. Для этого можно воспользоваться специальными сервисами, найти информацию в интернете, попросить клиента заполнить анкету и т.д.

Определите уровень риска клиентов

После получения необходимых данных о клиенте присвойте ему уровень риска: низкий, средний или высокий. В ПВК нужно прописать перечень факторов, которые влияют на уровень риска.

Зачастую, если есть хотя бы один из следующих критериев, клиенту присваивается высокий уровень риска:

• массовый адрес регистрации
• частая смена учредителей
• директор выступает генеральным директором исполнительного лица
• вид деятельности по ОКВЭД отнесён ЦБ к высокорискованному
• нет публикаций бухотчётности за последний год или несколько лет
• неуплата налоговых платежей

Сверка клиентской базы со списками Росфинмониторинга (террористов и экстремистов и др.)

При первичной идентификации клиента важно проверить, есть ли он в перечнях Росфинмониторинга. Для этого нужно проверить 3 основных списка:

• террористы и экстремисты
• распространители оружия массового уничтожения (ОМУ)
• список межведомственной комиссии (МВК)

Каждый из списков доступен для скачивания в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга. Для первичной идентификации нужно выбирать последнюю редакцию. Если клиент отсутствует в списках, с ним можно сотрудничать.

Так как перечни постоянно обновляются, клиентскую базу нужно регулярно сверять с ними. При выходе новой редакции перечня в личном кабинете появится уведомление.

При обнаружении в списках кого-либо из клиентов обязательно сообщите об этом в Росфинмониторинг, отправив формализованное электронное сообщение (ФЭС) через личный кабинет.

Также в личном кабинете можно просмотреть статистику работы с перечнями. С помощью интерфейса можно проверить действия с определённой редакцией списка: была она загружена или нет.

Формирование анкеты клиента

Все результаты идентификации, сверку с перечнями и уровень риска нужно зафиксировать в анкете (приложение № 3 приказа Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366). Хранить анкету требуется весь период сотрудничества с клиентом, а также 5 лет после.

Все идентификационные данные стоит обновлять не реже 1 раза в год.

Способы проверки клиентов: автоматически, вручную

Хотя Росфинмониторинг рекомендует проверять клиентов, используя специальные программы, это необязательно, так как идентификацию можно проводить и вручную. Основная проблема состоит в том, что делать это нужно регулярно по множеству списков и критериев. Допустим, в момент заключения договора с обслуживающей компанией по ней было «всё чисто», а через полгода директор появился в списке экстремистов. Поэтому, чтобы соблюсти все требования законодательства, нужно минимум раз в месяц проверять данные.

Рассмотрим другую ситуацию: директор клиента стал публичным должностным лицом. Но как это можно проверить, учитывая, что в открытом доступе нет списка публичных должностных лиц? Придётся вручную искать приказы о назначении клиента, а также его родственников на публичную должность или приказы о снятии с должности.

Но, если у вас на обслуживании только 1-2 компании, провести проверку вручную – вполне посильная задача. А вот для ручной проверки 5-10 клиентов уже потребуется довольно много времени. И проблема не только в удобстве, но и в эффективности такой проверки: вручную можно пропустить какую-либо информацию, а штрафы от 50 тысяч рублей. Дешевле и надёжнее автоматизировать процесс. Тогда программа проверит клиента по всем требованиям законодательства.

Прогнозы по проверкам и штрафам

Пока регулятор не проверяет обслуживающие бухгалтерии. Но это временно. Росфинмониторинг сообщил только в 2018 году о том, что бухгалтерские фирмы попадают под 115-ФЗ, поэтому компаниям дали время на разработку ПВК, назначение специального должностного лица, обучение и включение в процесс.

Однако проверки не проводили по ещё одной причине: для обслуживающих бухгалтерий не были определены штрафы за несоблюдение 115-ФЗ. Штрафы появятся в новой редакции КоАП. Сейчас проект Кодекса находится на стадии публичных обсуждений.

По п. 7 ст. 30.3 новой редакции КоАП бухгалтерские фирмы за несоблюдение требований 115-ФЗ получат предупреждение или административный штраф в размере от 50 до 100 тысяч руб.

Самые распространённые поводы для назначения штрафов у других субъектов 115-ФЗ (по статистике Росфинмониторинга):

• отсутствие ПВК
• нет специального должностного лица
• нет анкет клиентов с необходимыми данными или они не были вовремя обновлены
• не проводились проверки по перечням Росфинмониторинга

Читайте также Как в 6-НДФЛ отразить зарплату за декабрь, выплаченную в январе