Как перевести кадры на электронный документооборот

Действующее законодательство о кадровом электронном документообороте позволяет перевести большую часть документов в электронный вид, не дублируя при этом на бумаге. В статье разбираем, какие документы можно перевести в цифровой формат, как ими обмениваться и как подписывать, а также права и обязанности, появившиеся у работодателей.

Чего коснулись изменения

В Трудовой кодекс Федеральным законом от 22 ноября 2021 года № 377 (далее – Закон № 377-ФЗ) введены 3 новые статьи – 22.1, 22.2, 22.3, определяющие порядок перехода на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), а также правила создания, хранения и обмена электронными документами. Нововведения относятся к работодателям, работникам и соискателям.

Важно: переход на ЭКДО – право, а не обязанность работодателей и работников.

Какие документы можно вести в электронном виде

В силу Закона № 377-ФЗ по допускаемым способам оформления кадровые документы подразделяются на:

1. Оформляемые только на бумаге:

• • трудовые книжки
  • акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1
  • приказы (распоряжения) об увольнении работника
  • журналы и ведомости инструктажей по охране труда

2. Оформляемые на бумаге и (по желанию работника) в электронном виде:

• • сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р)
  • заявление о выдаче документов, связанных с работой, и предоставляемые работнику по его заявлению документы, связанные с работой (электронно, если работодатель применяет ЭКДО)

3. Разрешено оформлять только в электронном виде (по решению работодателя):

• • ознакомление перед подписанием трудовых договоров с локальными нормативными актами (ЛНА) и коллективным договором
  • ЛНА
  • трудовые договоры, приказы (кроме приказа об увольнении), уведомления для работников и др.
  • заявления работников, служебные и объяснительные записки и др.

Законом ещё не определены форматы и состав электронных документов, поэтому пока можно использовать собственные шаблоны. Минтруд, Минцифры и Росархив в скором времени должны разработать формы электронных документов.

Права и обязанности работодателей и работников

Работодатель лично принимает решение по поводу перехода на ЭКДО. В случае принятия решения о переходе работодатель должен проинформировать об этом работников, взяв их согласие, и получить согласие соискателей.

Работник вправе не согласиться с переходом на ЭДО или попросить время на раздумье. Отказ человека не является основанием для увольнения или отказа в принятии на работу. Ему кадровая служба должна оформлять и выдавать документы только в бумажном виде.

Важно: не требуется получать согласие работников, которые впервые поступили на работу после 31 декабря 2021 года. Работодатель обязан только проинформировать их о применении ЭКДО.

Информационные системы для обмена документами

Информационные системы (ИС), которые можно использовать для обмена электронными документами:

• ЕЦП «Работа в России»
• ИС работодателя, которая позволяет подписывать и хранить электронные документы, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем

Необходимые и достаточные условия, при наличии которых работодатель должен был обеспечить с 1 сентября 2022 года взаимодействие своей ИС с единым порталом муниципальных и Госуслуг:

• работник подписывает электронные кадровые документы простой электронной подписью
• способ получения документов, связанных с работой, который работник указал в своём заявлении, – получение соответствующих документов на «Госуслугах»

Важно: без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг является правом, а не обязанностью работодателя (письмо Минтруда РФ от 6 октября 2022 года № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе самостоятельно выбирать способы подачи некоторых документов. Так, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их копий, заверенных надлежащим образом, можно подать:

• письменно
• через электронную почту
• посредством ИС работодателя
• через ЕЦП «Работа в России»

Важно: согласно ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ, электронные сообщения считаются полученным работодателем на следующий день после их направления. С этого момента начинается отсчёт двухнедельного срока. Если работодатель своевременно не прочитал заявление об увольнении, это его проблемы (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Порядок перехода на ЭКДО

Организация, принявшая решение о переходе на ЭКДО, обязана создать ЛНА. Его можно сделать отдельным положением или ввести специальный раздел в правила трудового распорядка (ПВТР).

Положение об ЭКДО (раздел в ПВТР) должно содержать:

• информацию о применяемых информационных системах и порядок доступа к ним
• перечень документов, переводимых в электронный формат
• исключительные случаи (форс-мажор), при которых допускается оформлять документы в бумажном виде
• перечень категорий работников, с которыми ведётся ЭКДО
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и получения их согласия на электронное взаимодействие
• дата введения ЭКДО в организации – не раньше дня истечения срока указанного уведомления
• сроки и периодичность подписания или ознакомления работников с электронными документами
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭКДО
• порядок взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости)

Важно: в положении о кадровом ЭДО (в ПВТР) сроки нужно указывать в рабочих, а не календарных днях. Работники освобождены от выполнения своих трудовых обязанностей, включая подписание документов, в выходные и праздничные дни, а также в период отпуска.

Порядок и особенности подписания электронных документов

Для работы с электронными документами работодатель и работники должны иметь электронную подпись.

В таблице собрали виды электронных подписей (ЭП):

Виды подписей, которые работодатель может использовать для подписания документов:

• УКЭП
• УНЭП, если работодатель утвердил внутренним документом такой порядок
• УНЭПгос

Работник дополнительно может использовать ПЭПгос, если работодатель утвердил внутренним документом такой порядок подписания и требования к безопасности.

Порядок подписания наиболее важных кадровых документов

Особый список документов, которые работодатель может подписывать только с помощью УКЭП и УНЭПгос:

• договоры: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства
• дополнительные соглашения к договору
• приказы о дисциплинарных взысканиях
• уведомления об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ (т. е. по организационным и технологическим причинам).

Особый список документов, которые работник может подписывать только с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос:

• договорные документы: трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним
• допсоглашение о переводе на другую работу
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ)
• ознакомление с приказом о взыскании в информационной системе работодателя.

Все остальные документы работник может подписывать любой подписью (включая ПЭП), если работает в ИС своей организации.

Обратите внимание: ПЭП – сочетание «логин + пароль». Если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ, который не входит в особый список, следовательно, он подписан ПЭП. Причём это не просто сообщение, а именно документ.

Подписание документов через ЕЦП «Работа в России»

Подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России» можно с 1 сентября 2022 года. Для этого работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели – УКЭП, УНЭПгос, ПЭПгос.

Для удобства собрали правила подписания документов в таблицу:

Применение ЭКДО при форс-мажоре

Работодатель вправе обязать работников перейти на ЭКДО в исключительных случаях, когда ставится под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения (к примеру, при пандемии). В этот период работодатель и работники могут временно обмениваться документами в электронном виде или в виде электронного образа документа (фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов). После завершения такого периода необходимо предоставить соответствующие документы в бумажном виде.

Для временного перехода на ЭКДО следует разработать и утвердить отдельным ЛНА:

• порядок действий при форс-мажоре
• права и обязанности сторон трудового договора (работодателя и работников)
• порядок и сроки перехода на ЭКДО

Читайте также Календарь бухгалтера: май 2023 года