Вопросы по заполнению ЕФС-1 при заключении договора ГПХ

С Нового года работодатели получили дополнительную обязанность: не позже, чем через 1 рабочий день, уведомлять Социальный фонд России (СФР) о подписании договора ГПХ с физлицом или об окончании действия подобного договора. У бухгалтеров и специалистов по кадрам возникло множество вопросов об этой задаче. Какое число должно считаться датой окончания договора? Что делать с «переходящими» договорами? Можно ли отражать данные нескольких подрядов на одном отчётном бланке? Попробуем выяснить.

ЕФС-1 — новая форма отчётности для страхователей

С начала 2023 года Пенсионный фонд объединился с ФСС в Социальный фонд. С того же момента прежние формы персонифицированной отчётности также были объединены в бланк ЕФС-1, на котором нужно отчитываться за периоды 2023 года и далее. Бумажный бланк и его электронная версия введены в действие постановлениями Правления Пенсионного фонда: от 31.10.22 № 245п и от 31.10 22 № 246п соответственно.

Подразделы нового отчёта аналогичны по содержанию прежним отдельным отчётам. Сроки сдачи у каждого из подразделов собственные. Заполнение бланка целиком не требуется, достаточно использовать подразделы, которые требуется сдавать к конкретной дате.

Договоры гражданско-правового характера в новом отчёте

В старый отчёт СЗВ-ТД не требовалось вносить сведения о договорах ГПХ. Однако, в ЕФС-1 после Нового года их нужно писать в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности», заменившем СЗВ-ТД. Вам потребуются даты начала и завершения действия тех договоров, с оплаты по которым требуется платить взносы. Закон (подпункт 5 пункта 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ) устанавливает несколько видов таких договоров:

• о выполнении работ или об оказании услуг
• об отчуждении исключительного права на произведения искусства, литературы или науки
• договор авторского заказа
• издательский лицензионный договор
• лицензионный договор о предоставлении права использования науки, литературы или искусства

Внимание! Подраздел 1.1 с данными по договорам ГПХ следует сдать в Соцфонд не позже первого рабочего дня после даты подписания или окончания этого договора заключения (пункт 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ).

Разберём популярные бухгалтерские вопросы об отчётности по договорам подряда.

Нужна ли ЕФС-1 для договора, подписанного в 2022 и расторгнутого в 2023 году?

Многие работодатели интересуются, потребуется ли им заполнять подраздел 1.1 после расторжения договора подряда, подписанного до начала 2023 года. Их смущает, что до Нового года не было необходимости сообщать в Фонд об оформлении договоров ГПХ, так что ведомство не знает, когда такой договор начал действовать.

Ответ: да, в таких случаях следует сдавать отчёт ЕФС-1.

Одна из причин — в том, что закон не содержит отдельных указаний на тему «переходящих» договоров. А значит, если с наступления 2023 года мы обязаны сообщать Соцфонду информацию об окончании договора, то выполнять это следует вне зависимости от того, когда договор был подписан.

Вторая причина: Соцфонд будет узнавать о подрядах, взявших старт в 2022 году, из отчётов СЗВ-СТАЖ за этот год. Не забудьте, что сдать в Фонд эту форму необходимо не позже 1 марта 2023 года.

Близкие даты начала и окончания договора: допустимо ли отражать их на одном бланке?

Встречаются краткосрочные договоры, когда подрядчик работает всего несколько дней. То есть, день окончания договора оказывается почти рядом с датой его подписания. Бухгалтерии будет удобно указать оба события на одном и том же бланке ЕФС-1. Допустимо ли это?

Ответ: так действовать нельзя. Закон требует отчитываться только об уже свершившемся факте окончания договора ГПХ. Предварительное информирование не предусматривается.

А ещё завершение договора может быть отодвинуто. К примеру, исполнитель может заболеть или заказчик может решить продолжить работу. А если при этом отчёт об окончании договора был подан заранее, то потом потребуется корректировка данных.

Допускается ли больше одного договора с одним физическим лицом в одном отчёте?

Компания может оформить 2 или больше договоров ГПХ с одним человеком на различные виды его услуг. А что, если свести информацию о них в подраздел 1.1 одного и того же бланка ЕФС-1?

Ответ: да, это допустимо, но при условии заключения или завершения таких договоров в одну и ту же дату. Иначе Вы передадите информацию о более раннем договоре с опозданием, так как пройдёт больше 1 рабочего дня с даты подписания или окончания. Так Вы нарушите пункт 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.

Встречаются и такие случаи: штатный работник, уже оформленный по трудовому договору, в дополнение к этому подписывает с работодателем ещё и гражданско-правовой договор на определённые работы. Реквизиты такого документа тоже надо вписывать в подраздел 1.1 бланка ЕФС-1. Подряд в таких случаях рассматривается отдельно от обычных трудовых отношений, а значит, и в отчётах показывается отдельно.

Какое число считается днём окончания договора ГПХ?

Исполнитель может фактически получить положенную оплату не тогда, когда он окончил работу и заказчик поставил подпись на акте сдачи-приёмки, а в другой день — обычно позже. И какое же число тогда проставить в ЕФС-1: когда закончили работу или когда выплатили деньги?

Ответ: ориентируйтесь на дату завершения работ.

В отчёте ЕФС-1 демонстрируются данные по выплаченным суммам, на которые начисляются страховые взносы. В нашем случае облагаемым объектом будут выплаты и другие вознаграждения, выдаваемые физическим лицам (пункт 1 статьи 420 Налогового кодекса). Датой осуществления таких вознаграждений закон признаёт дату их начисления (подпункт 1 пункта 1 статьи 424 Налогового кодекса).

Оплату работнику по договору подряда начисляют тогда, когда заказчик принимает результат. Соответственно, и в ЕФС-1 Вам нужно указать именно это число.

Читайте также Расхождения при сверке с налоговой: разъяснения ФНС