Кадровый электронный документооборот (ЭДО) – создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документации, не требующее дублирования в бумажном виде.
Напомним, что кадровый ЭДО введён ФЗ от 24.04.2020 № 122-ФЗ в качестве эксперимента. 15.11.2021 эксперимент завершился. Так как он прошёл успешно, в ТК РФ добавили ст. 22.1 – 22.3 (утв. ФЗ № 377-ФЗ), которые содержат основные положения по кадровому ЭДО.
Переход на кадровый ЭДО по-прежнему добровольный. Работодателям, продолжающим оформлять кадровую документацию в бумажном виде, не грозят никакие санкции.
Содержание
Документы, которые можно создавать посредством кадрового ЭДО
Посредством кадрового ЭДО можно создавать любые документы, связанные с трудовой деятельностью. В том числе и те, которые требуют ознакомления работников под подпись. Исключение:
- приказы и распоряжения об увольнении сотрудников
- все документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
- акты о несчастных случаях на производстве
Поправки в ТК РФ не распространяются как на электронные, так и на бумажные трудовые книжки, поскольку они оформляются по другим правилам. При согласии сотрудника работодатель может вести его трудовую книжку в электронном виде. Тогда при увольнении сотрудник получает сведения из ЭТК.
Системы ведения кадрового ЭДО
Сейчас работодатель может вести кадровый ЭДО, используя одну из двух систем:
- Систему, представленную на единой цифровой платформе «Работа в России». Войти в систему можно через портал Госуслуг. Тогда используется ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации).
- Собственную информационную систему, в которой возможны создание и хранение электронных документов, а также фиксация их получения сторонами трудовых отношений. Тогда юрлицо или ИП берёт на себя все расходы, связанные с системой.
Правительство РФ должно в скором времени утвердить порядок взаимодействия системы «Работа в России» с порталом Госуслуги, портала Госуслуги с собственными системами работодателей. Это произойдёт не раньше 01.09.2022 (дата вступления в силу соответствующих положений закона).
Единый формат кадровых документов
До 15.11.2021 кадровый ЭДО работал в экспериментальном режиме, поэтому юрлица и ИП создавали документы в произвольной форме.
Сейчас по ст. 22.1 ТК РФ кадровые электронные документы нужно составлять по единым формам, разработанным Минтрудом совместно с Росархивом и Минцифры.
Единые форматы станут обязательными с 01.03.2023. Пока работодатели могут использовать произвольные формы.
Заверение и хранение документов
Ст. 22.3 ТК РФ устанавливает, какие электронные подписи (ЭП) должны использовать работодатели, чтобы заверить отдельные кадровые документы. Для удобства мы подготовили таблицу.
| Кадровый документ | ЭП, которые требуются при создании и изменении документов | |
| с использованием ИС работодателя | с использованием ИС «Работа в России» | |
| Работодатель ставит УКЭП. Работник при подписании или ознакомлении ставит УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). | Работодатель и работник могут использовать как УКЭП, так и усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). Также работник может использовать простую ЭП, если её ключ выдан при личной явке. |
| Сотрудник ставит УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства) |
Чтобы заверить другие электронные документы:
- Работники и работодатели могут их подписывать как УКЭП, так и усиленной неквалифицированной ЭП (в т.ч. выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства).
- Для обмена электронными документами работник и работодатель могут использовать простую ЭП. Это нужно прописать в соглашении между ними.
По ст. 22.3 ТК РФ хранить документы, которые созданы посредством кадрового ЭДО, необходимо в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Как быть с документами с длительным сроком хранения? Например, трудовые договоры и личные карточки хранятся 50 лет. К окончанию срока сертификаты ключей ЭП уже перестанут действовать. Что делать? Законодатель пока не даёт ответа на этот вопрос, однако в будущем его урегулируют.
Переход на кадровый ЭДО
Чтобы перейти на кадровый ЭДО, работодателю нужно составить локальный акт. Если организации есть профсоюз, до принятия такого решения нужно узнать его мнение.
В локальном акте должно быть отражено:
- наименование системы, которая будет использоваться для кадрового ЭДО
- сроки для уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО
- дата перехода на кадровый ЭДО (переход не может быть осуществлён до уведомления сотрудников)
- порядок доступа работодателя к системе для ЭДО
- перечень документов, с которыми предстоит работать в системе ЭДО
- категории работников, подпадающие под кадровый ЭДО
Далее юрлицу или ИП необходимо утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. Нужно предусмотреть сроки подписания документов и ознакомления с ними, возможность перехода на бумажный документооборот при возникновении чрезвычайных ситуаций и прочее.
Действие новых статей ТК РФ распространяется на работодателей, участвовавших в эксперименте по ЭДО, с 16.11.2021. Им не придётся прерывать кадровый электронный документооборот. Они смогут издать локальный акт об ЭДО и утвердить порядок работы, не дожидаясь июля 2022 года.
Кадровый ЭДО для сотрудников и соискателей
По общему правилу переход на ЭДО работников и лиц, устраивающихся на работу, добровольный. Если нет их письменного согласия, работодателю придётся оформлять документы на бумаге за свой счёт. Увольнять работников или отказывать кандидатам в приёме на работу по таким основаниям, как отсутствие согласия на ЭДО или электронной подписи, запрещено. За работником остаётся право перейти на ЭДО в будущем.
Исключение установлено для лиц:
- устраивающихся на работу после 31.12.2021
- не имеющих по состоянию на 31.12.2021 трудового стажа
То есть работодатели вправе подключать таких работников и соискателей к кадровому ЭДО даже без их согласия. Все расходы, связанные с получением электронных подписей работников, несёт работодатель.
По новой редакции ст. 312.2 ТК РФ (утв. ФЗ № 377-ФЗ) на кадровый ЭДО можно переводить лиц, работающих удалённо.
Что касается сроков, то все документы, направленные работниками или соискателями работодателю посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день.
Читайте также Изменения правил работы с требованиями об уплате налогов
