Многие организации предоставляют своим сотрудникам подарки. В статье разбираем, как правильно отразить данную операцию в бухгалтерском учёте, а также как рассчитать налоги и страховые взносы.
Содержание
Категории подарков и общий порядок их оформления
Существует две категории подарков, предназначенных для физических лиц:
- подарки в качестве поощрения за труд. В данном случае работнику выдают подарок в качестве поощрения за его труд по ст. 191 ТК РФ. Применение норм гражданского законодательства о дарении не требуется. Фактически работник получает вознаграждение за труд, а не подарок. При предоставлении такого подарка необходимо издать соответствующий приказ по унифицированным формам № Т-11 или Т-11а, утверждённым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1
- подарки к определённому событию (празднику, юбилею и т.д.). В данном случае подарок вручают работнику в связи с каким-либо определённым событием, и он не имеет отношения к результатам трудовой деятельности работника. Если стоимость подарка превышает 3 000 рублей, следует заключить договор дарения в письменной форме (ст. 574 ГК РФ). Однако даже если стоимость подарка ниже указанной суммы, рекомендуется заключить письменный договор дарения или оформить его другом документом в соответствии с внутренними правилами организации (к примеру, ведомостью выдачи). Ведомость выдачи должна содержать все необходимые реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ)
Выдача подарков должна быть обоснована локальными нормативными актами организации – приказом, положением, распоряжением и т. д. В этих актах следует установить:
- порядок приобретения подарков
- вид подарков и их ориентировочную стоимость
- список работников и их детей (в случае, если подарки предназначены для них) и т. п.
Какие подарки облагаются НДФЛ
Когда работникам выдаются ценные подарки в качестве поощрения за их труд, НДФЛ взимают в общем порядке так же, как и при выдаче премии. Согласно ст. 129 ТК РФ, такой подарок рассматривается как часть заработной платы.
Однако подарки, выданные к определённым событиям, в соответствии с п. 33 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ, если их общая стоимость не превышает 4 000 рублей в год. Налогом облагается лишь сумма, превышающая данное ограничение.
При заполнении формы 6-НДФЛ подарки стоимостью до 4 000 рублей в год указывать не обязательно (письмо ФНС РФ от 21 июля 2017 года № БС-4-11/14329@).
Важно: разъяснения ФНС РФ в письме от 21 июля 2017 года № БС-4-11/14329@ относятся к заполнению формы 6-НДФЛ, утверждённой приказом ФНС РФ от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@. Но данный подход также можно использовать при заполнении формы 6-НДФЛ, утверждённой приказом ФНС РФ от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.
Если позже будет выдан ещё один подарок и общая сумма полученных подарков с начала года превысит 4 000 рублей, то в расчёте 6-НДФЛ по строке 110 раздела 2 нужно будет полностью отразить всю сумму полученного дохода в виде подарков, а необлагаемую часть, равную 4 000 рублей, следует указать в вычетах в строке 130 (п. 28 ст. 217 НК РФ, Приложение 2 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@, п. 4.3 Порядка заполнения и представления расчёта 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС РФ от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@).
Рассмотрим пример.
В течение отчётного года организация дарила подарки только одному сотруднику. В сентябре 2023 года сотруднику выдали подарок стоимостью 2 500 рублей по случаю его юбилея, а затем к Новому году – ещё один подарок стоимостью 2 500 рублей. В данном случае НДФЛ не удерживается с подарка, полученного в сентябре, так как доход от подарка не превышает установленный лимит в 4 000 рублей. Необязательно включать этот подарок в расчёт 6-НДФЛ за 9 месяцев. Однако, если вы все же решите включить его, укажите его стоимость сразу по 2 строкам во 2 разделе расчёта — 110 и 130.
В декабре с суммы превышения уже нужно будет удержать НДФЛ по ставке 13 (15)%, то есть с 1 000 рублей ((2 500 + 2 500) – 4 000 рублей). В расчёте 6-НДФЛ в строке 110 раздела 2 нужно указать общую стоимость подарков с начала года, то есть 5 000 рублей, а в строке 130 – сумму вычета с подарка, то есть 4 000 рублей.
Если организация дарит подарки детям своих сотрудников, в частности, на Новый год, важно правильно оформить документы, чтобы одаряемым был указан именно ребёнок. Только в этом случае ребёнок будет самостоятельным плательщиком НДФЛ, а вычет в размере 4 000 рублей будет применяться к его доходу, а не доходу родителя (письмо Минфина от 24 июля 2019 года № 03-04-05/55239).
Начисление страховых взносов
Как и при начислении заработной платы, страховые взносы также распространяются на ценные подарки (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), выдаваемые в качестве поощрения за труд сотрудников в соответствии со ст. 191 ТК РФ.
Однако подарки, выдаваемые исключительно по какому-либо событию, не подлежат обложению страховыми взносами. Такие выплаты относятся к выплатам, которые осуществляются в рамках не трудового, а гражданско-правового договора, связанного с передачей права собственности или других вещных прав на имущество, и не рассматриваются как объект обложения страховыми взносами в соответствии с п. 4 ст. 420 НК РФ.
При предоставлении подарков работникам необходимо уделить внимание оформлению документов. Так, если стоимость подарка не превышает 3 000 рублей, необходимо удостовериться, что из соответствующих документов, таких как приказы, положения и прочее, следует, что передача подарка осуществляется в рамках дарения согласно ст. 572 ГК РФ. Если стоимость подарка превышает 3 000 рублей, чтобы избежать начисления страховых взносов, необходимо заключить письменный договор дарения с каждым работником (письмо Минфина от 31 октября 2022 года № 03-04-06/105519).
Подарки, предоставляемые детям сотрудников, также не подлежат обложению страховыми взносами. Такие выплаты не могут быть признаны как производимые в рамках трудовых отношений и не являются объектом обложения страховыми взносами в соответствии с пп. 1, 4 ст. 420 НК РФ.
Начисление НДС
При передаче подарков работникам и их детям необходимо учесть НДС, так как в силу п. 1 ст. 146 НК РФ передача товаров на безвозмездной основе рассматривается как реализация и подлежит обложению НДС (письмо Минфина от 16 декабря 2021 года № 03-07-11/102497). Датой реализации считается день вручения подарков работникам либо их детям.
Обратите внимание: в письме от 8 февраля 2016 года № 03-07-09/6171 Минфин РФ разъясняет, что при выдаче подарков отдельные счета-фактуры для каждого физического лица составлять не требуется. Для отражения указанных операций в книге продаж достаточно составить бухгалтерскую справку-расчёт или сводный документ, в котором будут указаны суммарные данные по всем операциям.
В конце налогового периода можно составить один экземпляр счёта-фактуры. В этом случае в строках 6 «Покупатель», 6 а «Адрес», 6 б «ИНН/КПП покупателя» следует поставить прочерки. Сводный документ или счёт-фактура должны быть зарегистрированы в книге продаж с кодом вида операции «26».
При передаче товаров на безвозмездной основе их стоимость определяется на основе цен, установленных в соответствии со ст. 105.3 НК РФ, с учётом акцизов для подакцизных товаров и без включения в них НДС. При этом цены, используемые в сделках между независимыми сторонами, считаются рыночными (ст. 105.3 НК РФ).
Соответственно, если организация приобретает подарки в обычном порядке у лиц, которые не являются взаимозависимыми, то при их безвозмездной передаче следует использовать цены покупки без учёта НДС (письма Минфина РФ от 30 января 2020 года № 03-07-11/5569, от 4 октября 2012 года № 03-07-11/402).
При наличии счёта-фактуры от продавца подарков входной НДС можно принять к вычету в общем порядке (пп. 1, 2 ст. 171 НК РФ, письмо Минфина РФ от 18 августа 2017 года № 03-07-11/53088).
Так как подарки, переданные сотрудникам, отражаются по стоимости их приобретения, в целом по операции не будет НДС к уплате. Сумма НДС, рассчитанная с безвозмездной передачи подарков, будет равна сумме НДС, принятого к вычету. Однако для этого потребуются счета-фактуры от продавца, у которого были приобретены подарки.
Налог на прибыль организаций: какие подарки можно включать в расходы
В расходы для расчёта налога на прибыль разрешено включать стоимость подарков, переданных сотруднику в качестве поощрения за его трудовую деятельность (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина РФ от 2 июня 2014 года № 03-03-06/2/26291).
Однако, согласно пп. 16, 21 ст. 270 НК РФ, в расходы для расчёта налога на прибыль нельзя включать затраты на приобретение подарков к определённым событиям (праздникам, юбилеям).
Отражение операций в бухгалтерском учёте
Подарки, приобретённые для сотрудников, нельзя квалифицировать как активы организации, так как они не способны приносить экономическую выгоду в будущем (пп. 7.2, 8.3 Концепции бухучёта в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухучёту при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29 декабря 1997 года). Следовательно, в бухгалтерском учёте стоимость этих подарков должна отражаться в составе прочих расходов в момент их приобретения (пп. 16, 18, 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Для контроля за движением подарков их учёт можно вести на забалансовом счёте. Но, так как в большинстве случаев подарки выдаются сотрудникам в месяц их приобретения, такой учёт не требуется.
Бухгалтерские проводки по операциям, связанным с покупкой и выдачей подарков, могут выглядеть следующим образом:
- Приобретение подарков (без НДС): Дебет счёта 91-2 «Прочие расходы»; Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками».
- Отражение покупки товаров на забалансовом счёте: Дебет счёта 012 «Подарки».
- Отражение НДС, предъявленного продавцом подарков: Дебет счёта 19 «НДС по приобретенным ценностям»; Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками».
- Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом: Дебет счёта 68 «Расчёты по налогам»; Кредит счёта 19 «НДС по приобретенным ценностям».
- Выдача подарков сотрудников: Кредит счёта 012 «Подарки».
- Начисление НДС по операции выдачи товара: Дебет счёта 91-2«Прочие расходы»; Кредит счёта 68 «Расчёты по налогам».
Относительно порядка учёта и налогообложения подарков сотрудникам и их детям уже сложилась стабильная позиция финансовых органов. Компаниям остаётся верно классифицировать подарки, а также правильно оформлять необходимые документы и исчислять налоги. Это позволит избежать нежелательных последствий и обеспечит законность данного процесса.
Читайте также Как провести сверку с ФНС
