Заполнение справки о доходах физического лица

Заполнение справки о доходах физического лица

image_pdfimage_print

Налоговые агенты используют две формы справки о доходах физических лиц:

  • 1 форма с неофициальным названием «форма 2-НДФЛ» предоставляется в ИФНС
  • 2 форма справки называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» выдаётся непосредственно физическому лицу по его письменному запросу

В данной статье мы предлагаем подробную пошаговую инструкцию по заполнению формы, предназначенной для выдачи работнику.

Общая информация о справке о доходах и суммах налога

Приказ ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@ утверждает форму справки, которой обязаны пользоваться работодатели при выдаче справок физлицам.

В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны предоставлять гражданам справку в установленной форме. Однако законодательство не устанавливает форму, по которой работник должен подавать заявление на получение такой справки, а также срок, в который налоговый агент обязан её выдать. Также не установлен порядок заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица.

Известно, что для формы 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС, существует конкретная процедура заполнения и представления в налоговые органы. Данный порядок утверждён приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@). Мы считаем, что справки о доходах и суммах налога по запросам работников должны составляться по таким же правилам, что и форма 2-НДФЛ. Во-первых, это упростит работу бухгалтеру. Во-вторых, физические лица часто запрашивают справки для предоставления их в налоговую с целью получения налогового вычета.

Логично предположить, что налоговым инспекторам будет проще проверять документ, оформленный так, как они привыкли.

Что касается заявления гражданина о выдаче справки, каждая компания или индивидуальный предприниматель могут самостоятельно разработать соответствующую форму либо принимать заявления в свободной форме. Следует отметить, что многие работодатели выдают справки по устному запросу сотрудников, и это не считается нарушением.

Обратите внимание: законодательство не предусматривает налоговой ответственности за непредоставление работнику справки о доходах и суммах налога или за её неправильное заполнение. Однако отказ от предоставления такой справки физическому лицу может повлечь административную ответственность. Согласно ст. 5.39 КоАП РФ, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 до 10 000 рублей.

Порядок оформления справки о доходах и суммах налога физлица: общие требования

Кто составляет справку Налоговые агенты, к которым относятся организации, ИП, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, выплачивающие физлицам зарплату, дивиденды и другие виды доходов (ст. 226 НК РФ)
В каких случаях нужно заполнять справку По заявлению физлица (п. 3 ст. 230 НК РФ)
Период, за который составляется Справка предоставляется за 1 календарный год. Если нужны сведения о доходах и суммах налога за 2, 3 и более лет, заполняется 2, 3 и более справок соответственно
Количество предоставляемых справок о доходах и суммах налога в случае получения физлицом доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ Оформляется 1 справка
Порядок выдачи справки:

  • при обнаружении ошибки в доходах или в налоге;
  • при осуществлении перерасчёта за период, по которому уже была выдана справка
Законодательство не предусматривает составление корректировочных и аннулирующих справок без заявления физлица. Если после исправления ошибок или осуществления перерасчёта физлицо повторно запросит справку за тот же период, необходимо выдать справку с учётом исправлений и перерасчёта
Порядок выдачи справки в случае реорганизации, произошедшей в середине года, после которой работник продолжил работать в данной компании Работодатель должен выдать 2 справки:

  • одну до момента реорганизации (налоговым агентом является реорганизованная компания)
  • вторую после момента реорганизации (налоговым агентом является компания, которая выдаёт справку)
Кто должен выдать физлицу справку, если компания, выступающая налоговым агентом, находится в процессе банкротства Арбитражный управляющий
Как физлицу получить справку, если компания, выступающая налоговым агентом, ликвидирована Физлицо может получить справку через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России

Правила оформления справки

Форма предоставления справки
Запрещено при оформлении справки
  • исправлять ошибки с помощью корректирующего или аналогичного средства;
  • использовать двустороннюю печать
  • скрепление листов, приводящее к их порче
  • указывать отрицательные числовые значения
Допустимый цвет чернил для заполнения Чёрный, фиолетовый, синий цвет
Порядок внесения значений текстовых, числовых, кодовых показателей При заполнении вручную: слева направо, начиная с 1-го (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля необходимо поставить прочерк.

При заполнении с помощью программного обеспечения значения числовых показателей нужно выравнивать по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере разрешается не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах
Допустимый шрифт При заполнении справки на компьютере — шрифт Courier New. Размер шрифта 16-18
Буквы, которыми следует заполнять текстовые поля Заглавные печатные буквы
Что ставить при отсутствии какого-либо показателя Прочерк во всех знакоместах соответствующего поля
Что ставить при отсутствии значения по суммовым показателям Ноль («0»)
Как заполнить справку, если на 1 странице не умещается вся необходимая информация Заполняется требуемое количество страниц
Нужно ли ставить на справке печать налогового агента Не нужно

Заполнение справки о доходах и суммах налога: разъяснение содержания каждого поля справки

Далее подробно рассмотрим, как заполняется заголовок справки о доходах и суммах налога и каждый из её разделов.

Заголовок справки о доходах и суммах налога

Поле Содержание
за 20__ год Год, за который предоставляется справка
от ____ Дата (число, месяц, год) составления справки. Проставляется арабскими цифрами через точку. Пример: 13.07.2023

Раздел № 1 «Данные о налоговом агенте»

Поле Содержание
Код по ОКТМО Код муниципального образования, на территории которого находится организация или её подразделение, в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14 июня 2013 года № 159-ст.

Поле состоит из 11 знакомест.

Если код имеет 8 знаков, справа не нужно проставлять никакие символы. Пример: 12545768.

ИП на ПСН проставляют код по месту осуществления деятельности.

ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и другие лица проставляют код по месту жительства
Телефон Контактный номер телефона налогового агента
ИНН Заполняют как организации, так и ИП.

Если справку сдаёт правопреемник налогового агента, указывают ИНН правопреемника
КПП Заполняют только организации.

Если у организации есть обособленное подразделение, проставляют КПП по месту нахождения данного подразделения.

Если справку сдаёт организация-правопреемник налогового агента, проставляют КПП правопреемника
Налоговый агент Юрлица и обособленные подразделения указывают сокращённое наименование организации в соответствии с учредительными документами (при отсутствии указывается полное наименование).

Налоговые агенты — физлица указывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения запрещены. Двойную фамилию нужно писать через дефис. Пример: Артемьев-Сидоров Кирилл Сергеевич.

Если отчитывается правопреемник, указывают наименование реорганизованной организации или её обособленного подразделения
Форма реорганизации (ликвидация) код Поле заполняет правопреемник налогового агента. Указывают код:

  • при ликвидации — 0
  • при преобразовании — 1
  • при слиянии — 2
  • при разделении — 3
  • при присоединении — 5
  • при разделении с одновременным присоединением — 6
Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле заполнять не нужно
ИНН/КПП реорганизованной организации Поле заполняет правопреемник налогового агента. Указывают ИНН и КПП реорганизованной организации или её обособленного подразделения.

Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле заполнять не нужно

Раздел № 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода»

Поле Содержание
Ф.И.О. Указываются без сокращений фамилия, имя, отчество физлица в соответствии с документом, удостоверяющем личность. Для указания Ф.И.О. физлиц-иностранцев разрешается использовать латинский алфавит. При отсутствии отчества его не указывают

 

 
Статус налогоплательщика Проставляется соответствующий код статуса физлица:

  • 1 — резиденты РФ (за исключением иностранцев, работающих на основании патента)
  • 2 — нерезиденты РФ (в том числе граждане стран, входящих в ЕАЭС)
  • 3 — нерезиденты РФ, признаваемые высококвалифицированными специалистами
  • 4 — участники госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, которые проживают за рубежом и не являются резидентами РФ
  • 5 — беженцы и лица, получившие временное убежище на территории РФ, не являющиеся резидентами РФ
  • 6 — иностранные граждане, работающие в РФ по найму на основании патента
Дата рождения Дата рождения физлица (число, месяц, год). Проставляется арабскими цифрами через точку. Пример: 18.08.1967.
Гражданство (код страны) Указывается числовой код страны, гражданином которой является физлицо. Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ), утверждённым постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 года № 529-ст. Пример: 643 — код России, 804 — код Украины.

При отсутствии у физлица гражданства указывают код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность
Код документа, удостоверяющего личность Код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии со справочником «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».

Пример: для физлица, не достигшего совершеннолетнего возраста, проставляют код 03 — код свидетельства о рождении
Серия и номер документа Указывают серию и номер документа, удостоверяющего личность, без знака «№»

Раздел № 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»

В заголовке раздела указывают ту ставку НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. В случае, если в течение отчётного года физлицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел должен быть заполнен для каждой из этих ставок.

Раздел 3 содержит информацию о доходах, начисленных и фактически полученных физлицом, независимо от их формы (денежная, натуральная или в виде материальной выгоды), а также о профессиональных вычетах. Другие виды вычетов в этом разделе указывать не нужно.

Поле Содержание
Месяц Указывают в хронологическом порядке порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход
Код дохода Код дохода проставляется из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (прил. № 1 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@)
Сумма дохода Полная сумма дохода по соответствующему коду (указывается без налоговых вычетов).

Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода необходимо указать соответствующий код вычета
Код вычета Заполняют только для следующих доходов:

  • в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты
  • в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно ст. 217 НК РФ (к примеру, стоимость подарков).

В данном поле не отражают стандартные, имущественные и социальные вычеты.

Код вычета указывают в соответствии со справочником «Коды видов вычетов налогоплательщика» (прил. № 2 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@).

По доходам, о которых идёт речь в ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, для одного кода дохода допускается указывать несколько кодов вычета. В таком случае первый код вычета отражают напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода», «Сумма дохода» (в них ставятся прочерки)
Сумма вычета Сумма вычета не может быть выше суммы дохода.

По доходам, о которых идёт речь в ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, для одного кода дохода допускается указывать несколько кодов вычета. В таком случае первую сумму вычета отражают напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода», «Сумма дохода» (в них ставятся прочерки)

Раздел № 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»

Поле Содержание
Код вычета Указывают код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (прил. № 2 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@).

Число заполненных строк будет зависеть от количества видов вычета, которые были предоставлены физлицу.

Если вычеты не предоставлялись физлицу, поле заполнять не нужно.
Сумма вычета Указывают сумму вычетов по указанному коду.

Число заполненных строк будет зависеть от количества видов вычета, которые были предоставлены физлицу.

Если вычеты не предоставлялись физлицу, поле заполнять не нужно.

Раздел № 5 «Общие суммы дохода и налога»

В разделе 5 отражают:

  • суммы начисленного и фактически полученного дохода
  • суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3

В случае, если в течение отчётного года физлицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел должен быть заполнен для каждой из этих ставок.

Правило: данные о начисленных суммах налога нужно указывать в полных рублях. Так, сумму налога менее 50 копеек отбрасывают, а сумму налога 50 и более копеек округляют до полного рубля.

Поле Содержание
Общая сумма дохода Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода. Указывается без учёта вычетов, отражённых в разделах 3 и 4 справки
Налоговая база Налоговая база, с которой был начислен НДФЛ. Налоговая база равна разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, указанных в разделах 3 и 4 справки.

Если сумма вычетов выше суммы дохода, следует указать «0.00»
Сумма налога исчисленная Общая сумма начисленного НДФЛ
Сумма налога удержанная Общая сумма удержанного НДФЛ
Сумма фиксированных авансовых платежей Отражается сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачёту Сумма налога на прибыль с дивидендов, полученных российской организацией, которая подлежит зачёту при определении НДФЛ с доходов физлица, являющегося резидентом РФ, от долевого участия в этой организации пропорционально доле такого участия
Сумма налога перечисленная Общая сумма перечисленного НДФЛ
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом Не возвращённая налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась из-за того, что в отчётном году изменился налоговый статус физлица

Раздел № 6 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога»

Поле Содержание
Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом Сумма дохода, с которого налоговый агент не удержал НДФЛ
Сумма неудержанного налога Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчётном году

Заключительная часть справки

Поле Содержание
Налоговый агент (Ф.И.О.) Фамилия, имя, отчество (при его наличии) физлица, составившего справку, полностью (без сокращения)
Подпись Подпись физлица, составившего справку

Читайте также Воинский учёт в организации с 1 октября 2023 года

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *