С наступлением 2023 года удерживать и платить НДФЛ потребуется и с аванса. Давайте выясним, как это законодательное новшество повлияет на порядок выплаты сотрудникам зарплаты.
Содержание
НДФЛ после 1 января 2023 года
1 января формальной датой получения дохода в форме зарплаты станет день её фактической выплаты сотруднику (статья 223 Налогового кодекса). Сейчас этот статус имеет последний рабочий день оплачиваемого месяца. Нововведение утверждено Федеральным законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ.
В пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса (в редакции № 263-ФЗ) сказано, что работодатели, будучи налоговыми агентами, будут обязаны перечислять НДФЛ, удержанный за период с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, не позже 28 числа текущего месяца. Также им потребуется заполнять уведомления об исчисленных суммах, чтобы проинформировать ИФНС, сколько денег надо выделить на покрытие обязательства. Сдавать этот отчёт нужно будет до 25 числа текущего месяца.
Из-за этого у бухгалтеров останется меньше времени на вычисление НДФЛ. По старому порядку зарплату закрывают последним днём месяца, а налог вычисляют в следующем месяце. При полной автоматизации бухучёта фирмы январские новшества не создадут проблем. А вот бухгалтер по зарплате, работающий вручную, рискует не успеть вычислить налог с авансов, уплаченных сотрудникам в текущем налоговом периоде.
Ещё один неприятный фактор — сотруднику на руки будет доставаться меньше денег, чем раньше. В том случае, естественно, если компания и раньше не умножала аванс на понижающий коэффициент 0,87.
Сотрудники могут быть недовольны новым положением вещей. У бухгалтеров вырастет загрузка. Руководству фирм потребуется учесть всё это и, может быть, скорректировать сумму аванса и дни оплаты труда. Трудовой кодекс не конкретизирует даты выдачи денег, но содержит 3 важных правила:
- Средняя зарплата вычисляется, исходя из реально отработанного времени (статья 139 Трудового кодекса).
- Выдавать работникам деньги следует не реже, чем раз в полмесяца (статья 136 Трудового кодекса).
- Точные сроки перевода зарплаты и аванса нужно выбрать не позже 15 дней после завершения оплачиваемого периода. Значит, аванс перечисляют по 30 число текущего месяца, а зарплату — до 15 числа следующего за ним месяца (статья 136 Трудового кодекса).
Сроки и суммы выплат сотрудникам фиксируются Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.
Отметим, что Роструд не советует платить аванс в последние числа месяца. Сотрудники, нанятые с 1 числа, получат деньги только за половину того периода, который по факту отработают целиком. Получится нарушение такого принципа трудового права, как «обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы».
Практический пример
ООО «Заяц» выдаёт аванс 22 числа текущего месяца, а зарплату за прошедший месяц — 6 числа. В ноябре фирма перевела деньги сотрудникам 6 и 22 октября. До 25 ноября ей следует уведомить налоговую об НДФЛ с зарплаты за октябрь и с аванса за ноябрь, как за налоговый период с 23.10. по 22.11, а до 28 ноября — уплатить налог.
ООО «Черепаха» платит аванс 25 числа, а зарплату — 8 числа. До 25 декабря она направит уведомление, а до 28 декабря уплатит налог в госбюджет со всей суммы ноябрьской зарплаты, как за налоговый период с 23.11. по 22.12.
У «Зайца» есть всего 3 дня, чтобы подготовить уведомление после последней выплаты. У «Черепахи» на это целых 17 дней в запасе. «Заяц» также может упростить себе работу, избрав более удобные сроки выдачи денег персоналу.
Процентный способ
Большинство работодателей рассчитывает аванс как определённый процент от оклада: так сотрудник будет получать приблизительно равные суммы ежемесячно. Кстати, в январе и мае из-за длинных выходных работники получают меньше при оплате по реально отработанному времени.
В принципе, авансовый процент от оклада может быть каким угодно, но обычно аванс составляет 40%. Причина в том, в праздники в нашей стране часто приходятся на первую половину месяца, то есть, в эти периоды бывает больше выходных. А ещё в течение месяца работник может уйти на больничный и отработать только часть этого времени.
Если в 2023 году сохранится ставка аванса 40%, то после вычета налога сотрудник получит на руки всего 34,8% оклада (40% × 0,87) — довольно-таки несправедливую сумму оплаты за полмесяца работы.
Разумным выходом будет поднять фиксированную долю аванса в окладе на 5-7%, чтобы она составила 45–47%. Тогда сотрудник получит за первую половину месяца приблизительно ту же сумму, что и раньше.
Практический пример
ООО «Рудник» платит сотрудникам аванс в размере 40% от их оклада, который равен 40 000 руб. До наступления 2023 года работникам платят за первые полмесяца 16 000 руб. (40 000 руб. × 40%). 13% НДФЛ с этой суммы, то есть 2 080 руб., бухгалтерия не удерживает. После Нового года аванс станет равен 13 920 руб. (16 000 — 2 080). Выходит, что человек будет получать всего лишь около ⅓ от платы за месяц, отработав уже половину этого месяца.
Фирма приняла решение поднять аванса до 45%. Сотрудник с окладом в 40 000 руб. получит после вычета НДФЛ 15 660 руб. (40 000 руб. × 45% × 0,87).
Разумеется, «Рудник» может оставить порядок оплаты без изменений. Однако, в таком случает со следующего года компании придётся чаще контактировать с трудовой инспекцией и с прокуратурой, куда сотрудники будут жаловаться.
Расчётный способ
Данный метод расчёта аванса используют, чтобы оплачивать сотрудникам только фактически сделанную работу. Из-за этого суммы аванса различаются от месяца к месяцу.
Первый из примеров ниже показывает, почему большинство работников не любит данный метод. А если на этом фоне выплата за первые полмесяца ещё и снизится за счёт НДФЛ, недовольство только вырастет.
Поэтому часть экспертов советует в связи с изменением законов об НДФЛ сменить расчётный порядок выплаты аванса на процентный. Процентный способ можно применять и с учётом фактически отработанного сотрудником времени. Второй пример в данном разделе показывает, как это можно сделать.
Внимание! Независимо от выбора порядка выплаты аванса — процентного или расчётного — общая сумма ежемесячной зарплаты работника остаётся прежней и при новых налоговых нормативах. Сотрудники просто будут получать большую долю этих денег за вторую половину каждого месяца, чем раньше. Но из-за такой диспропорции в коллективе могут возникнуть конфликты, и их улаживание потребует от работодателя времени и усилий.
Пример аванса в январе и феврале по расчётному методу
В январе 2023 года будет 17 рабочих дней, из которых только 5 придутся на первую половину месяца. Значит, для оклада 40 000 руб. аванс получится равным 10 235,25 руб. (40 000 руб. / 17 раб. дней × 5 раб. дней × 0,87). В феврале того же года рабочих дней будет 18, 11 из которых — в первой его половине. Сотруднику выдадут авансом 21 266 руб. (40 000 / 18 × 11 × 0,87). Разница между январским и февральским авансом — больше, чем вдвое.
Пример аванса по процентному методу с учётом реально отработанных дней
Аванс в компании составляет 45% от оклада. Из-за длинных выходных в первой половине января 2023 года будет всего 5 рабочих дней. Сотрудник проболел 3 из них и присутствовал на рабочем месте только 2 дня. Тогда его аванс будет равен 6 264 руб. (40 000 руб. × 45% / 5 раб. дней × 2 раб. дня × 0,87).
Как менять систему выдачи аванса
В каком порядке действовать работодателю, чтобы приспособить выдачу аванса к новой системе уплаты НДФЛ? Есть несколько вариантов в зависимости от того, в каком документе зафиксированы сроки и правила оплаты труда:
- В трудовом договоре. В таком случае надо заключить дополнительное соглашение с сотрудником (статья 72 Трудового кодекса).
- В коллективном договоре. Коллективный договор корректируется по той же схеме, по какой его подписывали, если в самом договоре не задана иная процедура (статья 44 Трудового кодекса).
- В Правилах внутреннего трудового распорядка. Это — локальный нормативный акт (статья 189 Трудового кодекса). Такой документ нельзя скорректировать простым приказом от работодателя. Потребуется провести ту же процедуру, что и при введении регламента в действие (статья 12 Трудового кодекса). Это означает получение от профсоюза мотивированного мнения перед тем, как утвердить новый регламент, на что потребуется до 5 рабочих дней (статья 372 Трудового кодекса).
Задача отдела кадров — предварительно разъяснить ситуацию персоналу. Люди должны понять, что сумма аванса изменится не по произволу начальства, а из-за поправок в федеральном налоговом законодательстве. При этом следует особо подчеркнуть, что в месяц в целом сотрудники будут получать прежнюю сумму.
А ещё просим не забывать, что зарплату по-прежнему следует платить каждые полмесяца. То есть, сдвиг даты выдачи аванса требует передвинуть и число окончательного расчёта с сотрудником за месяц.
Читайте также Схема с цепочкой фиктивных поставщиков: судебная практика по вычетам и расходам
