Ведение налоговых регистров по НДФЛ в 2023 году

Ведение налоговых регистров по НДФЛ в 2023 году

image_pdfimage_print

Выплата дохода физическим лицам предполагает определённые обязанности для компаний и ИП. Одна из таких обязанностей — ведение налогового учёта в специальном документе.

В статье рассмотрим, где можно получить этот документ, как правильно заполнить его и какие последствия могут быть в случае его отсутствия.

Форма и функции регистра по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ — документ, который систематически и хронологически отражает информацию за отчётный период о доходах, начисленных физическим лицам, предоставленных вычетах, исчисленном и удержанном НДФЛ.

Регистр ведётся по каждому лицу. Форма регистра не унифицирована и разрабатывается налоговыми агентами — компаниями и ИП, которые выплачивают доходы физическим лицам, — самостоятельно. Они обязаны удерживать с этих сумм подоходный налог, перечислять его в бюджет и вести учёт начислений, удержаний, выплат и перечислений.

Согласно ст. 314 НК РФ, разработанную форму регистра необходимо утвердить приложением к налоговой учётной политике.

Налоговый регистр по НДФЛ способствует:

  • исполнению налоговым агентом обязанности по ведению НДФЛ-учёта (п. 1 ст. 230 НК РФ)
  • заполнению по данным из регистра формы 6-НДФЛ и справок о доходах физлиц
  • систематизации и аналитике данных налогового учёта по доходам физлиц и НДФЛ
  • определению по данным, отражённым в регистре, излишне удержанного НДФЛ, подлежащего возврату
  • представлению регистра по НДФЛ по требованию контрольных органов

Новые требования 2023 года

С 1 января 2023 года внесены изменения в порядок уплаты НДФЛ, что требует доработки формы регистра в соответствии с новыми требованиями.

Теперь в целях исчисления НДФЛ датой получения большинства доходов является день выплаты. При выплате аванса по зарплате и окончательном расчёте необходимо удерживать НДФЛ, а при расчете налоговой базы при таких выплатах — учитывать предусмотренные физическому лицу вычеты.

Изменились также сроки уплаты налога:

  • НДФЛ за период с 23 числа предшествующего месяца по 22 число текущего месяца должен быть перечислен в бюджет не позднее 28 числа текущего месяца
  • НДФЛ, исчисленный и удержанный в период с 23 декабря по 31 декабря, должен быть уплачен до последнего рабочего дня года (включительно)
  • налог за период с 1 по 22 января должен быть уплачен до 28 января

Новый платёжный механизм в виде единого налогового платежа (ЕНП) с 2023 года повлиял на структуру регистра: налоговые агенты, которые перечисляют налоги в составе ЕНП, могут исключить из состава обязательных полей реквизиты на перечисление налога.

Формат ведения регистра

Регистры по НДФЛ разрешено вести:

  • на бумаге
  • в электронной форме
  • на любых машинных носителях

За достоверность данных регистра отвечают лица, составившие и подписавшие его. Налоговый агент обязан обеспечить защиту регистров по НДФЛ от несанкционированных исправлений.
В соответствии с п. 4.3 приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 хранить регистры следует в течение 5 лет.

Самостоятельная разработка бланка регистра

Обычно налоговые агенты не занимаются разработкой бланка регистра по НДФЛ, а просто используют готовый шаблон в специальной учётной программе. Однако разрешается самостоятельно разработать такой документ, исходя из утратившей силу карточки 1-НДФЛ из приказа МНС от 31 октября 2003 года № БГ-3-04/583, добавив в неё необходимые графы и избавившись от лишних.

Трансформировать форму 1-НДФЛ под актуальный налоговый регистр 2023 года можно следующим образом:

Трансформация 1-НДФЛ под актуальный налоговый регистр

При самостоятельной разработке формы регистра по НДФЛ с нуля необходимо включить в него следующую обязательную информацию:

Для самостоятельной разработки формы регистра

В регистре информация должна быть отражена непрерывно в хронологическом порядке и отображать порядок формирования налоговой базы.

Какие сведения не включаются в регистр

Рекомендуем выделить из общего объёма данных по НДФЛ группу сведений, которые не требуется учитывать и фиксировать для налоговых целей (ст. 217, пп. 1 и 2 ст. 227, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ). Это позволит не перегрузить регистр излишней информацией, а также рационально разместить её в бланке.

Какие сведения не включаются в регистр

Доходы, которые подлежат частичному обложению НДФЛ, должны быть отражены в регистре в полной сумме. Это позволяет контролировать необлагаемый лимит и в случае его превышения включать в налоговую базу облагаемую часть дохода, которая превышает установленную норму.

ИП и другие частнопрактикующие лица в соответствии с законом обязаны самостоятельно рассчитываться с бюджетом по подоходному налогу. Поэтому налоговый агент не имеет оснований отражать выплаты в их пользу в регистрах по НДФЛ.

Ведение налогового регистра по НДФЛ: 8 правил заполнения

  1. По каждому физлицу, в отношении которого компания или ИП является налоговым агентом по НДФЛ, регистр ведут отдельно.
  2. Данные по каждому физлицу отражают на основании аналитических регистров учёта и документов первичной бухотчётности за весь календарный год.
  3. В регистре учёт ведут в отношении доходов физлиц, полученных по трудовым договорам, договорам гражданско-правового характера, авторским договорам, договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.
  4. Доходы и вычеты отражаются в регистре в рублях и копейках.
  5. Сумму НДФЛ указывают в полных рублях. Суммы до 50 копеек отбрасывают, а суммы в 50 копеек и более округляют до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).
  6. Показатели в иностранной валюте отражают в рублях по курсу ЦБ РФ (п. 5 ст. 210 НК РФ) на дату фактического получения доходов и на дату предоставления вычетов.
  7. Группировка данных в регистре должна обеспечивать возможность заполнения расчёта 6-НДФЛ и справок о доходах физлиц.
  8. Все внесённые изменения должны быть обоснованы и подтверждены подписью ответственного лица, внёсшего исправления, с указанием даты и обоснования изменений.

Пошаговое заполнение регистра по НДФЛ

Далее предлагаем ознакомиться с вариантом налогового регистра по НДФЛ и более подробно рассмотреть его разделы.

Раздел 1. Данные о налоговом агенте

Заполнение регистра начинается с указания общей информации о налоговом агенте:

  • наименование
  • ИНН
  • КПП

Так как основная цель этого регистра состоит в формировании показателей для заполнения формы 6-НДФЛ, информация о налоговом агенте должна быть заполнена в соответствии с правилами, установленными в пункте 2.2 Порядка, утверждённого приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.

Шапка налогового регистра

Раздел 2. Налогоплательщик

Раздел включает персональные данные физлица, которые позволяют идентифицировать налогоплательщика: ИНН, Ф.И.О., реквизиты удостоверяющего документа, дату рождения, гражданство, адрес места жительства.

Налогоплательщик в налоговом регистре

Коды документов следует брать из приложения № 2 к Порядку, утверждённому приказом ФНС от 15 октября 2021 года № ЕД-7-11/903@. Гражданство и код страны постоянного проживания нерезидентов — по Общероссийскому классификатору стран мира (постановление Госстандарта от 14 декабря 2001 года № 529-ст). По налоговым резидентам код России — 643.

В отдельной таблице необходимо помесячно отразить налоговый статус физлица в виде кода из п. 5.4 Порядка, утверждённого приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:

  • для резидентов — код «1»
  • для нерезидентов — код «2»
  • для резидентов-ВКС — код «7» и др.

Раздел 3. Налоговые вычеты

В данном разделе отражают вычеты путём размещения данных в таблице отдельно по каждому коду. Коды нужно брать из Приложения № 2 к приказу ФНС от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@. К примеру, стандартный вычет на первого ребёнка до 18 лет по ст. 218 НК РФ — код 130.

Налоговые вычеты в регистре

Здесь же нужно отразить в качестве справочной информации общую сумму дохода, которую работник получил на предыдущем месте работы. Данная сумма не учитывается при расчёте налоговой базы, а требуется для верного определения суммы стандартных вычетов, которые полагаются сотруднику на новом месте работы.

Раздел 4. Расчёт налоговой базы и НДФЛ

Здесь производят расчёт налоговой базы и НДФЛ: исчисленного, удержанного, перечисленного.

В ст. 210–215 НК РФ определены особенности определения базы по НДФЛ в зависимости от вида дохода.

Коды доходов и вычетов берутся из приложений № 1 и № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387.Раздел 4 в регистре

В регистре не нужно отражать доходы, не облагаемые НДФЛ: пенсии, компенсационные выплаты и т. д. Также в регистре необязательно отражать доходы, выплаченные ИП и гражданам при приобретении у них имущества и имущественных прав.

Доходы, не облагаемые НДФЛ в пределах лимита, необходимо отражать в регистре в полной сумме. К примеру, подарки стоимостью не более 4 тысяч рублей в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Все показатели, кроме суммы НДФЛ, вписывают в рублях и копейках. Сумму самого налога указывают в полных рублях.

Валютные показатели пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату получения доходов.

Раздел 5. Общие суммы доходов, вычетов и НДФЛ за налоговый период

В данном разделе необходимо указать общие суммы доходов, вычетов и НДФЛ по каждой ставке налога за определённый налоговый период. Налог указывается в разрезе сумм, которые были исчислены, удержаны, перечислены, излишне удержаны или не удержаны налоговым агентом.

Раздел 5 регистра

Завершает налоговый регистр подпись (с расшифровкой) сотрудника, который является ответственным за составление регистра (ст. 313 НК РФ).

Штрафы за неправильное ведение регистров

В некоторых случаях неправильное ведение регистров по НДФЛ может привести к наложению штрафов.

Основание для вынесения наказания За что накажут и размер штрафа Ссылка на НПА
Агент не ведёт налоговый учёт по НДФЛ За грубое нарушение правил учёта доходов и (или) расходов, объектов налогообложения полагается штраф:

  • при отсутствии регистров за календарный год — 10 тысяч рублей;
  • при отсутствии регистров более чем за 1 год — 30 тысяч рублей
ст. 120, ст. 126 НК РФ
Занижение базы по подоходному налогу из-за отсутствия регистра по НДФЛ штраф за нарушение правил учёта — 20% от недоплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей п. 3 ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговым агентом регистров по НДФЛ по требованию налоговой службы штраф 200 рублей за каждый непредоставленный в срок документ подп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ

Обратите внимание: накажут не только провинившуюся организацию, но и её должностных лиц — штраф составит от 300 до 500 рублей (прим. к ст. 2.4, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Читайте также Пени при ошибках в уведомлении об исчисленных налогах

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *