Как оформить сотрудничество с самозанятыми

В последнее время увеличилось число самозанятых. Их выгодно привлекать к выполнению работ или оказанию услуг, так как не нужно платить страховые взносы и выполнять обязанности налогового агента по НДФЛ.

В статье рассмотрим, кто такой самозанятый и как правильно оформить отношения с ним.

Самозанятый в широком и узком понятии

Сегодня термин «самозанятые» используется в 2 значениях:

• в широком смысле это лица, самостоятельно обеспечивающие себя работой в рамках гражданско-правовых, а не трудовых договоров. Иными словами, они работают без участия работодателя. К ним относятся ИП, адвокаты, нотариусы, арбитражные управляющие, оценщики, медиаторы и другие лица, которые занимаются частной практикой.

Справочно: в п. 7.3 ст. 83 НК РФ говорится о ещё одной категории налогоплательщиков, которых можно назвать самозанятыми, — это лица, оказывающие физлицам услуги для личных, домашних и иных нужд. Они не являются ИП и оплачивают НДФЛ с полученных доходов.

• в узком смысле подразумеваются физлица, оплачивающие со своих доходов налог в рамках специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (НПД). Данная система налогообложения является экспериментальной и была введена в 2019 году на территории 3 регионов: Москва, Московская и Калужская области, а сегодня уже распространена на всю территорию РФ. Согласно ст. 1 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ (далее — Закон № 422-ФЗ), эксперимент продлится до конца 2028 года

В рамках данной статьи мы поговорим непосредственно об этих «самозанятых» физлицах, являющихся плательщиками НПД.

Документы, требуемые самозанятому для работы с заказчиком

Самозанятому для работы с заказчиком и заключения договора потребуются:

• паспорт
• ИНН
• справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД. Данную справку можно получить в мобильном приложении «Мой налог», через которое осуществляется вся коммуникация между самозанятым и налоговой

Обратите внимание: работать в качестве самозанятого могут как физлица, так и ИП. Если предприниматель по каким-либо причинам хочет указать в договоре статус ИП, ему потребуется предоставить также свидетельство о регистрации в таком качестве.

Договор с самозанятыми: обязательно ли заключать

Сотрудничать с самозанятыми можно только на основании гражданско-правового договора. Это следует из п. 1 ст. 6 Закона № 422-ФЗ, в котором сказано, что объектом НПД признаются доходы от реализации товаров, работ, услуг (ТРУ), имущественных прав. А в силу ст. 153, 154 и 420 ГК РФ договор гражданско-правового характера — это основание для возникновения отношений, связанных с реализацией указанных объектов.

Какой договор заключать с самозанятым

В п. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ названы виды деятельности, которыми не могут заниматься самозанятые, а в п. 2 ст. 6 этого закона перечислены доходы, которые не подпадают под НПД. Эти ограничения оказывают влияние на перечень договоров, которые можно заключать с самозанятыми. Помимо этого, круг возможных сделок зависит от наличия у самозанятого статуса ИП.

Обратите внимание: ИП могут стать плательщиками НПД, если:

• подходят под критерии самозанятости, указанные в Законе № 422-ФЗ

и

• не применяют иные спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН), не получают от своей деятельности доходы, не подпадающие под НПД

Самозанятый, имеющий статус ИП

С самозанятым в статусе ИП можно заключать различные виды договоров: подряд или оказание услуг, перевозка, аренда (жилья, движимого имущества), купля-продажа (кроме перепродажи).

Закон разрешает заключать с самозанятым также посреднические договоры, в которых он выступает в роли комитента, принципала или доверителя. Посредником же самозанятый может стать только при соблюдении 2 условий:

• договор предусматривает оказание услуг по доставке товаров с приёмом (передачей) платежей за них

и

• при расчётах применяется ККТ, зарегистрированная за продавцом

Договор займа стоит отметить отдельно: если самозанятый будет получать по такому договору процентный доход, то с него необходимо заплатить НДФЛ, а не НПД (письма Минфина от 24 декабря 2021 года № 03-04-05/105745 и от 9 февраля 2023 года № 03-11-11/10501).

Самозанятый — физлицо

Если самозанятый не зарегистрирован в качестве ИП, то круг допустимых с ним сделок сужается. К примеру, в данном случае самозанятый не может быть исполнителем по договорам перевозки и оказания услуг по управлению транспортным средством. Данное ограничение исходит из положений профильного законодательства:

• подп. 13 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ — в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта говорится, что перевозчиком может быть только юрлицо или ИП
• Федеральный закон от 10 декабря 1995 года № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» содержит запрет на оказание услуг по управлению автотранспортом. Согласно данному закону, лицо, допущенное к управлению автомобилем, обретает юридический статус водителя, который может управлять машиной либо в личных целях, либо в качестве работника или ИП.

Таким образом, с самозанятым без статуса ИП не получится заключить договор перевозки или управления машиной.

Порядок составления договора с самозанятым

Закон не устанавливает специальных правил для составления договора с самозанятым, поэтому в данном случае следует применять те же положения, что и при оформлении сделки с обычным физлицом или ИП.

У многих возникает вопрос, нужно ли включить в договор пункт о том, что контрагент имеет статус самозанятого.

Ответ: ни один нормативный акт этого не требует, в том числе для цели освобождения выплат по договору от НДФЛ и страховых взносов. Основание для такого освобождения — чек, выданный самозанятым (п. 8 ст. 2 и п. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ).

Рекомендация: лучше всё же отметить в договоре, что контрагент является плательщиком НПД. Прямое указание в договоре на самозанятость исполнителя может стать дополнительной гарантией того, что у налоговых органов не возникнет вопросов об удержании НДФЛ с выплат по договору. Также не будет лишним указать реквизиты справки о постановке на учёт, подтверждающей этот факт.

В договор не требуется включать условие о том, что самозанятый обязан составлять и направлять чеки. Закон № 422-ФЗ детально регулирует порядок подтверждения расчётов с плательщиками НПД, и по соглашению сторон этот порядок нельзя изменить.

Учитывая, что самозанятый может утратить этот статус в любой момент, в договоре следует прописать порядок действий в такой ситуации. Нужно обязать исполнителя сообщить об утрате им статуса самозанятого и ввести штраф за нарушение этой обязанности. Также в тексте договора нужно разъяснить следующие вопросы:

• сохранит ли соглашение силу после изменения статуса исполнителя
• изменится ли вознаграждение исполнителя в связи с необходимостью уплаты взносов с НДФЛ и т.д.

Удалённое заключение и подписание договора с самозанятым

Процесс заключения и подписания договора с плательщиком НПД также осуществляется по общим правилам. То есть договор можно оформить как в виде единого документа, подписанного сторонами, так и путём обмена документами с помощью различных способов связи: почтовая, телеграфная, телетайпная, телефонная, электронная и т.д. (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Это могут быть:

• скан-копии договора, направленные по электронной почте (постановление ФАС Дальневосточного округа от 21 апреля 2014 года № Ф03-1251/2014 попо делу № А37-1143/2013)
• просто электронные письма, где изложены условия договора (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 8 августа 2012 года по делу № А53-11601/2011 и от 12 апреля 2011 года по делу № А63-4698/2010)

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, чтобы подписать договор удалённо, можно использовать электронную подпись (ЭП) или другой аналог собственноручной подписи.

Обратите внимание: если применяется квалифицированная электронная подпись, то подписанные ею документы будут иметь юрсилу на основании положений закона. В остальных же случаях потребуется составить допсоглашение сторон (ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ)).

В соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении договора через обмен документами, в том числе электронными, нужно установить их авторство — иными словами, сторона, которая получила договор, должна быть убеждена, что он поступил от другой стороны. Для этого в соглашении об электронном документообороте следует указать адреса электронной почты, с которых контрагенты могут направлять друг другу юридически значимые сообщения. Подтвердить авторство также можно путём просмотра метаданных в документе или телефонограммой отправителя. Как отмечалось выше, вопросов с авторством не возникнет, если документ завизирован квалифицированной или неквалифицированной ЭП (согласно пп. 3 и 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ, эти виды подписей позволяют достоверно определить лицо, подписавшее документ).

Обратите внимание: есть специальный сервис для обмена электронными документами с самозанятыми — Контур.Сайн. Сервис позволяет бесплатно оформить усиленную неквалифицированную ЭП, с помощью которой можно подписывать юридически значимые электронные документы, после чего пересылать их через Контур.Сайн без дублирования на бумаге.

Особенности составления приложения к договору с самозанятым

В договор с самозанятым можно включать при необходимости различные приложения, к примеру:

• детальные описания заданий
• формы отчётных документов (акты, заявки) и т.п.

Приложения нужно составлять в письменной форме и подписывать в том же порядке, что и сам договор. Чтобы избежать споров о действительности приложений, следует упомянуть о них в тексте самого договора.

Какие документы должен предоставить самозанятый после заключения договора

Правильное и своевременное оформление чеков — наиболее важный момент, на который следует обратить внимание. Согласно Закону № 422-ФЗ, самозанятый должен:

• составить и передать чек в момент расчёта, если заказчик расплатился наличными или с использованием электронного средства платежа (например, банковской картой)
• составить и передать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведен расчёт, при иных формах расчётов (п. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ)

Так, при обычных безналичных перечислениях в пользу самозанятого заказчик должен получить чек не позднее 9-го числа следующего месяца, а если это число выпадает на выходной, то не позднее рабочего дня, следующего за ним. Чек, который был составлен раньше даты осуществления расчетов или позже установленного Законом № 422-ФЗ срока, подтверждать расходы не может.

В приложении «Мой налог» самозанятый может:

• сформировать чек
• оформить счёт на оплату (письмо ФНС от 13 января 2023 года № ЗГ-3-20/319@)

Для подтверждения факта выполнения работ нужно составить «закрывающий» акт или другой документ.

Справочно: чтобы выставить счёт, не обязательно оформлять договор. При этом, если в счёте указать, что после его оплаты в установленный срок будет произведена отгрузка указанных в нём ТРУ, и заказчик оплатит этот счёт, будет считаться, что стороны заключили письменный договор.

Читайте также Ежегодный оплачиваемый отпуск: разъяснения Роструда