Как правильно ответить на требование налоговой о пояснениях или документах

Если компания получила требование от налоговой — не паникуйте. Это стандартная практика, предусмотренная Налоговым кодексом. Главное — вовремя и грамотно подготовить ответ. В статье подробно разберём, в каких случаях налоговая вправе запрашивать пояснения или документы, как на них отвечать и когда нужна уточненная декларация. В конце — готовые образцы ответов.

Когда налоговая может направить требование

Каждый бухгалтер сталкивался с ситуацией, когда из ИФНС приходит требование — предоставить пояснения или документы. ИФНС вправе направлять требования в рамках налогового контроля. Чаще всего это происходит:

1. В рамках камеральной проверки (ст. 88 НК РФ). Основания:
   • ошибки и расхождения в отчётности
   • отражённые льготы
   • убытки
   • уточнённые декларации с уменьшением налога

2. Вне камеральной проверки, например:

• • при расхождениях между отчётными формами (6-НДФЛ и РСВ)
  • при несоответствии данных в декларациях и банковских выписках
  • при подозрении на схемы оптимизации

Например, если в декларации по прибыли показан убыток, а по НДС — выручка, это вызовет вопросы у ИФНС. Либо если в расчёте 6-НДФЛ и по страховым взносам — разные суммы выплат.

Важно: официально письменные пояснения ИФНС может требовать только при камеральных проверках. Но на практике инспекторы запрашивают пояснения и в ходе выездных — ссылаясь на ст. 31 НК РФ. ФНС считает это допустимым (письмо от 21.06.2024 № КЧ-2-9/6961@), но арбитражные суды — не всегда.

Какие виды требований направляет налоговая

Налоговые органы могут направлять налогоплательщикам различные виды требований в рамках контрольных мероприятий, таких как камеральные и выездные проверки, налоговый мониторинг и встречные проверки контрагентов. Основные виды требований можно классифицировать следующим образом:

Требование о предоставлении пояснений

1. Это запрос объяснений по выявленным в ходе проверки вопросам, например, при обнаружении противоречий в налоговой декларации, при заявлении льгот, убытков, уменьшения налоговой базы или иных нестандартных ситуациях.
2. Основанием для направления такого требования служат нормы Налогового кодекса РФ, в частности пункты 3 и 6 статьи 88 НК РФ, которые регулируют порядок камеральной проверки и запрос пояснений.
3. Форма требования о предоставлении пояснений — КНД 1165050, утверждённая приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
4. В требовании обязательно указываются:

• • ссылка на конкретную статью НК РФ, дающую право на запрос пояснений
  • причина запроса (например, выявленные несоответствия или необходимость уточнения данных)
  • конкретные сведения или пояснения, которые необходимо предоставить

Требование о предоставлении документов (информации)

1. Запрос первичных документов, договоров, счетов, чеков, бухгалтерских регистров, актов и иных подтверждающих бумаг, связанных с хозяйственной деятельностью налогоплательщика или его контрагентов.
2. Форма такого требования — КНД 1165013, также утверждённая приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
3. Основания для направления требования о документах могут быть более широкими и не ограничиваются только камеральной проверкой, а могут касаться любых оснований, предусмотренных НК РФ.
4. В требовании обязательно указываются:

• • нормы НК РФ, позволяющие запросить документы
  • перечень конкретных документов или информации
  • причина запроса
  • сроки предоставления документов
  • особое внимание уделяется требованиям в рамках встречных проверок контрагентов, когда налоговая может запрашивать документы, относящиеся к конкретным сделкам с контрагентом

Требование об уплате налогов, сборов, пеней, штрафов и процентов

1. Направляется при наличии задолженности по налогам или ошибках в платежах (например, неверные реквизиты, неполная сумма платежа).
2. В требовании указывается сумма задолженности и срок её погашения.
3. Неисполнение требования может привести к блокировке счетов налогоплательщика.

Дополнительные виды требований

1. Уведомления о вызове налогоплательщика (форма КНД 1165009) — не требуют ответа, но обязательны к исполнению.
2. Требования, направляемые вне рамок проверки, например, для получения данных по конкретной сделке или для проведения налогового мониторинга.
3. Требования, направляемые третьим лицам, обладающим необходимыми сведениями.

Важные нюансы по требованиям налоговой

Все требования должны содержать четкое обоснование на основании статей Налогового кодекса РФ.

Сроки на исполнение требований зависят от вида проверки:

• по камеральной проверке — обычно в течение 3 месяцев с момента представления декларации
• по выездной проверке — в течение 2 месяцев с начала проверки

После завершения проверки налоговая не вправе требовать документы, относящиеся к предмету проверки, за исключением дополнительных мероприятий, которые должны быть проведены в течение одного месяца после основного контроля.

Требования по НДС, прибыли, страховым взносам и другим налогам могут иметь свои особенности в части формата и порядка предоставления пояснений и документов, например, пояснения по НДС подаются только в электронном виде по утверждённому формату.

Таким образом, понимание видов требований налоговой, их оснований и содержания помогает правильно реагировать на запросы, минимизировать риски штрафов и эффективно защищать свои интересы при взаимодействии с налоговыми органами.

Какой срок для ответа

По общему правилу, установленному пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ, налогоплательщик обязан предоставить ответ на требование налогового органа в течение 5 рабочих дней с даты получения требования.

Важные нюансы:

1. Если требование направлено через оператора электронного документооборота — считается полученным на 6-й рабочий день от даты отправки (п. 4 ст. 31 НК РФ). Таким образом, фактически срок ответа начинает отсчитываться с 6-го рабочего дня после отправки.
2. Если направлено по почте — тоже на 6-й рабочий день от даты отправки письма. Это связано с предположением о времени доставки и установлено в судебной практике и разъяснениях ФНС.
3. Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный — срок переносится на следующий рабочий день. Это правило действует в соответствии с общими нормами гражданского законодательства и применяется при исчислении сроков в налоговых правоотношениях.

Пример исчисления срока:

1. Требование отправлено оператором ЭДО 1 апреля (понедельник).
2. Считаем 6 рабочих дней: 1, 2, 3, 4, 5, 8 апреля (учитываем, что 6 и 7 апреля — выходные).
3. Значит, требование считается полученным 8 апреля, и срок ответа — 5 рабочих дней с 8 апреля, то есть до 14 апреля включительно.

Как подготовить ответ на требование

Ответ на требование налоговой — важный документ, который должен быть составлен профессионально, чтобы избежать штрафов и недоразумений. Ниже — подробные рекомендации по подготовке качественного ответа. Ответ должен быть:

1. Чётким. Приводите только факты, которые касаются сути запроса.
2. Обоснованным. Если есть расхождения — объясните, почему они возникли.
3. Сопоставимым. Все данные должны “биться” с отчётностью.

Пример плохого и хорошего ответа:

Структура ответа:

1. Реквизиты (ИНН, КПП, № требования, дата).
2. Вступление: «На требование №… от … сообщаем следующее:»
3. Суть пояснения:

• • указать причину расхождений или подтвердить корректность данных
  • при необходимости — сослаться на статьи НК РФ
  • указать конкретные операции, суммы, даты
  • прилагаемые документы

4. Заключение: «Ошибок в отчётности не допущено / Уточнённый расчёт будет подан до…»
5. Подпись руководителя.

Дополнительные рекомендации:

1. Ответ лучше составлять на фирменном бланке организации, если это возможно.
2. Если ответ направляется в электронном виде, соблюдайте требования к форматам и электронной подписи.
3. Храните копии всех отправленных документов и подтверждения отправки (электронные квитанции, почтовые уведомления).
4. При необходимости проконсультируйтесь с налоговым консультантом или юристом для составления сложных ответов.

Правильно составленный ответ на требование налоговой — залог успешного разрешения спорных вопросов и минимизации рисков налоговых санкций.

Когда нужно сдавать уточнённую декларацию

Иногда при подготовке пояснений вы обнаружите ошибку. Что делать:

1. Если занижен налог. Обязаны сдать уточнённую декларацию в срок, указанный в требовании. Пояснение — по желанию.
2. Если ошибка без занижения. Можно подать или уточнёнку, или пояснение.

В каком виде направлять ответ

Формат зависит от вида налога:

Штрафы за нарушение срока ответа на требования ФНС

Штрафы за нарушение срока ответа на требования ФНС зависят от характера нарушения и вида запрашиваемых сведений:

• за непредоставление информации или пояснений в срок предусмотрен штраф 5 000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК РФ)
• при повторном нарушении в течение года штраф увеличивается до 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ)
• за непредставление документов штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ)
• если документы нужны для контроля в отношении контрагента или другого лица, штраф может быть до 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ)
• для должностных лиц возможен административный штраф от 300 до 500 рублей за непредставление документов или информации (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ)
• особая ответственность предусмотрена по НДС: если ответ на требование о пояснениях или документах не соответствует установленному формату (например, не в электронном виде или не по утверждённой форме), налоговая считает, что ответа нет, и штрафы применяются как за непредставление (5 000 руб. и 20 000 руб. при повторе)

Таким образом, несвоевременный или неправильный ответ на требование ФНС может привести к значительным штрафам, особенно при повторных нарушениях и при несоблюдении формата по НДС.

Пример №1. Расхождения между декларациями по НДС и налогу на прибыль

Ситуация: ИФНС выявила несоответствие между декларацией по НДС и декларацией по налогу на прибыль за IV квартал 2024 года. По НДС отражена реализация, а в декларации по прибыли выручка по этим операциям не указана.

Содержание требования: в рамках камеральной налоговой проверки декларации по налогу на прибыль организаций за IV квартал 2024 года выявлены расхождения с представленными сведениями по НДС за тот же налоговый период.

На основании подпункта 3 пункта 1 статьи 31, пункта 3 статьи 88 НК РФ, в течение пяти рабочих дней просим представить письменные пояснения причин выявленных расхождений либо уточнённую налоговую декларацию.

Ответ налогоплательщика. На требование о предоставлении пояснений № ХХХ от ХХ.ХХ.2025 г. ООО «Орион-Тех» ИНН 7734567890, КПП 773401001 сообщает следующее.

По результатам сверки указанных в требовании данных разъясняем следующее: выявленные расхождения между декларацией по налогу на прибыль и декларацией по НДС за IV квартал 2024 года обусловлены возвратами покупателями товара ненадлежащего качества.

В отчётном периоде были оформлены возвраты по следующим договорам:

1. Договор поставки № 25-п от 11.01.2024 (покупатель — ООО «Север»).
   Возврат оформлен товарной накладной № 14 от 11.10.2024 и претензией от 25.10.2024.
2. Договор поставки № 244-д от 02.07.2024 (покупатель — ООО «ГлобалТрейд»).
   Возврат оформлен товарной накладной № 18 от 03.12.2024 и претензией от 20.12.2024.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 и пункту 1 статьи 167 НК РФ, в целях налогообложения НДС отгрузка товаров признаётся реализацией, и операция отражается в налоговой декларации по НДС.

При возврате товара сумма НДС подлежит вычету, который заявляется в следующем периоде (п. 4 ст. 172 НК РФ). Поэтому в декларации по НДС отражаются оба движения — реализация и возврат.

Для целей налогообложения прибыли, согласно пункту 2 статьи 249 НК РФ, выручка по возвращенному товару должна быть скорректирована. В результате, соответствующая сумма выручки исключена из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Ошибок в отчётности не допущено. Указанные расхождения обусловлены различиями в порядке отражения операций по возврату товаров в учёте по НДС и по налогу на прибыль.

Копии подтверждающих документов прилагаются:

1. Договоры поставки № 25-п и № 244-д
2. Товарные накладные № 14 и № 18
3. Претензии от покупателей от 25.10.2024 и 20.12.2024.

С уважением,
Директор ООО «Орион-Тех» /И.И. Иванов/ ХХ.ХХ.2025

Пример №2. Ошибка в расчёте по страховым взносам, выявленная при сопоставлении с 6-НДФЛ

Ситуация: ИФНС нашла расхождения между расчётом 6-НДФЛ и расчётом по страховым взносам. Компания при анализе обнаружила техническую ошибку в РСВ — завышение выплат.

Содержание требования: по результатам камеральной проверки расчёта 6-НДФЛ за 2024 год выявлены расхождения с расчётом по страховым взносам. В соответствии с пунктом 6 статьи 88 НК РФ, просим предоставить пояснения либо уточнённый расчёт по страховым взносам.

Ответ налогоплательщика. На требование о предоставлении пояснений № ХХХ от ХХ.ХХ.2025 г. ООО «Орион-Тех» ИНН 7734567890, КПП 773401001 сообщает следующее.

По результатам внутренней проверки установлено, что указанные в расчёте по страховым взносам данные о суммах выплат завышены.

В частности, в разделе 1 РСВ за 2024 год отражена сумма выплаты в размере 32 680 руб., которая в реальности не производилась. Ошибка возникла в результате сбоя при выгрузке данных из бухгалтерской программы 1С.

В расчёте 6-НДФЛ эта выплата не отражена, поскольку фактически не имела места. Таким образом, данные по 6-НДФЛ являются корректными.

Во избежание искажения сведений, ООО «Орион-Тех» подготовит и сдаст уточнённый расчёт по страховым взносам в порядке, установленном пунктом 1 статьи 81 НК РФ.

Ошибок, повлёкших занижение налоговой базы по НДФЛ, не установлено.

Уточнённый расчёт по страховым взносам будет представлен не позднее ХХ.ХХ.2025.

С уважением,
Директор ООО «Орион-Тех» /И.И. Иванов/ ХХ.ХХ.2025

Читайте также Сводный список контрольных соотношений